3-D-Sturing = duurzaam, dynamisch & datagedreven

Duurzaamheid staat door CSRD-regelgeving hoog op de agenda. Voorlopers snappen al lang dat het ons onderscheidt van prijsvechters uit China. Werknemers vinden het belangrijk. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt biedt het dus ook financiële voordelen. De turbulentie vandaag de dag, is ook niet nieuw. Het is het nieuwe normaal. Covid, oorlog in Oekraïne, netcongestie, stikstofcrisis, …. wat kunnen we het komende jaar toevoegen? Zonnepanelen waren kort geleden booming business, en nu?

Slagvaardigheid is dus cruciaal. Wie niet dynamisch opereert gaat failliet. Een datagedreven informatievoorziening helpt. Je kan signalen vroegtijdig oppakken. Bovendien, als omstandigheden ingrijpend veranderen, heb je geen tijd om nieuwe rapportages te gaan bouwen… Kortom duurzaam, dynamisch en datagedreven opereren is heel logisch, maar hoe pak je dat dan aan?

De focus op de werkvloer is uniek
Het begint met een duidelijk beeld van wat wij doen op de werkvloer. De activiteiten staan centraal. Wat zijn onze primaire activiteiten en wat moeten wij doen om ons te onderscheiden. Voor een onderwijsinstelling is dat bijvoorbeeld uitvoeren van onderwijs, examineren & diplomeren, begeleiden van studenten en ontwikkelen van onderwijs. Als je dat heel goed doet heeft het impact op de instroom. Dan heb je ook de middelen en kan je investeren in innovaties, digitalisering en leven lang ontwikkelen. Naast de primaire activiteiten en de bedrijfsspecifieke ondersteunende activiteiten zijn er ook generiek ondersteunende activiteiten. Voorbeelden zijn ICT, Finance & Control en Facilitair Beheer. Ook dat moet adequaat geregeld zijn, anders gaat het ten koste van de bedrijfsactiviteiten. Dit wordt vastgelegd in het bedrijfsactiviteitenmodel. Zo ontstaat een duidelijk beeld wat de bedrijfsactiviteiten zijn, hoe die elkaar versterken en hoe we samen moeten werken om succesvol te zijn. We laten de organisatorische harkjes, afdelingsbelangen en ego’s van managers links liggen. Deze zorgen immers alleen maar voor silovorming.

CSRD biedt praktische handvatten
Als klanten en werknemers duurzaamheid belangrijk vinden, is het duidelijk dat we er iets mee moeten. In dat kader is CSRD niet alleen een verplicht nummer. Het biedt praktische handvatten om aan de slag te gaan met duurzaamheid. Een mooi voorbeeld is de lijst met ‘Duurzaamheidsthema’s’. Daarbij wordt voor milieu, sociaal en governance thema’s, subthema’s en soms zelfs sub-subthema’s of voorbeelden vermeld.

Voorbeelden duurzaamheidsthema’s:
Voor milieu zijn de thema’s bijvoorbeeld: klimaatverandering, verontreiniging, water en mariene hulpbronnen, biodiversiteit & ecosystemen en circulaire economie.
Voor verontreiniging zijn de subthema’s: luchtverontreiniging, waterverontreiniging, bodemverontreiniging, verontreiniging levende organismen en voedselbronnen, (zeer) zorgwekkende stoffen en microplastics.

Tabel 1: voorbeelden duurzaamheidsthema’s en subthema’s volgens CSRD

In eerste instantie is zo’n lijst overweldigend. Dat verandert als je er door heen gaat en alles afstreept wat voor jou niet van toepassing is. Dan wordt het een mooi hulpmiddel om een vaag begrip als duurzaamheid te concretiseren voor jouw organisatie. Dat geldt ook voor het ketendenken. Daarmee beperk je je blikveld niet tot de grenzen van jouw organisatie, maar kijk je verder dan je neus lang is. Ook de dubbele materialiteitsanalyse draagt daaraan bij. Je kijkt niet alleen maar naar de risico’s en kansen die de omgeving biedt voor jouw organisatie. Je staat ook stil bij de impact die wij hebben op onze omgeving op het gebied van milieu, sociaal en governance. Wat ook nieuw is, is het betrekken van belanghebbenden, bij o.a. de beeld- en beleidsvorming. CSRD kan dus inspireren. Als dat niet zo is, voorkomt het wel dat je zelf het wiel uit moet vinden.

De strategie verbindt
Het bedrijfsactiviteitenmodel (BAM) maakt duidelijk wat de bedrijfsactiviteiten zijn en hoe die elkaar versterken. Dit wordt per bedrijfsactiviteit geconcretiseerd in de strategiekaart voor die bedrijfsactiviteit. Op deze strategiekaart staat hoe een bedrijfsactiviteit bijdraagt aan strategisch thema of speerpunt. Het ‘geven van een veilig gevoel’ kan bijvoorbeeld een strategisch thema zijn voor een onderwijsinstelling. De vraag is dan hoe kan een docent die onderwijs uitvoert hieraan bijdragen. Het begint met een helder beeld wat uitvoeren van onderwijs omvat. Volgens de BAM bestaat dat uit: verzorgen onderwijs, uitvoeren leertaken & praktijk ervaren en analyseren & beoordelen resultaten. De volgende stap is kijken hoe de docent hieraan kan bijdragen. Wat blijkt, het goed structureren bij het uitvoeren van onderwijs geeft de student een veilig gevoel. Op deze wijze wordt het voor de medewerkers op de werkvloer helder hoe zij een bijdrage kunnen leveren aan de strategie. Zeker als zij betrokken worden bij het bepalen van hun eigen bijdrage aan de strategie.

Voorspellen met oorzaak/gevolg relaties
Per bedrijfsactiviteit wordt gekeken hoe de bijdrage meetbaar gemaakt kan worden. Voor het veilig gevoel bij studenten, kan dit bijvoorbeeld blijken uit scores bij evaluaties, analyse van punten die bij mentoren worden besproken en uiteindelijk zelfs oorzaken van uitval en afname van het aantal leerlingen. Vervolgens wordt gekeken wat docenten kunnen doen bij het uitvoeren van onderwijs om structuur te bieden. Tevens wordt bepaald hoe de docenten vooraf geholpen kunnen worden bij het structureren. Voorbeelden hiervan zijn het uitwisselen van ervaringen tussen docenten, het aanbieden van praktijkvoorbeelden en het helpen en inwerken van nieuwe docenten. Deze aspecten zijn een onderdeel van het ‘leerperspectief’. Zij faciliteren een goede uitvoering het werk. Dit is het ‘procesperspectief’. Dit heeft weer impact op het budget per opleiding, het ‘financiële perspectief’. Uiteindelijk heeft het ook impact op het ‘klantperspectief’, bijvoorbeeld in de vorm van de tevredenheid van studenten en hun ouders en de toetsresultaten. Door de oorzaak/gevolg relaties tussen leer-, proces-, financieel en klantperspectief expliciet te maken, kunnen voorspellingen worden gedaan. Ook hier staat de werkvloer, in de vorm van het procesindicatoren centraal. Dit zijn de ‘leidende indicatoren’. Vervolgens wordt gekeken welke consequenties dit heeft voor financiële en klantindicatoren. De zogenaamde ‘achterblijvende indicatoren’. Na veelal 3 of 4 maanden, of later, maken zij zichtbaar, wat er op de werkvloer is gebeurd. Veel organisaties noemen dit hun KPI’s. Hoe ze daarop kunnen sturen is de vraag. Het is in ieder geval niet dynamisch.

Data ontsluiten vanuit verschillende dimensies
Om slagvaardig te kunnen acteren moet je de belangrijkste gegevens vanuit verschillende invalshoeken kunnen ontsluiten. De vergelijking met een pivot table in excel spreekt veel controllers aan. Alleen gaat het nu niet om excel, maar om de reguliere informatievoorziening. Daar een datagedreven fundament voor ontwikkelen is andere koek. Het vereist een duidelijk beeld van de meetwaarden en bedrijfsdimensies die voor jouw organisatie belangrijk zijn. De belangrijkste meetwaarden zijn gelukkig al bepaald, bij het opstellen van strategiekaart per bedrijfsactiviteit. Met indicatoren is deze immers meetbaar gemaakt. De uitdaging is dan het bepalen van de bedrijfsdimensies. De meeste organisaties hebben te maken met de volgende categorieën bedrijfsdimensies: producten & diensten, klanten & markten, interne sturing en regelgeving.

Voorbeelden bedrijfsdimensies:
– Producten en diensten; per categorie producten willen we bijvoorbeeld weten, hoeveel zijn er ingekocht per productcategorie, wat kosten ze, wat was de marge, omzet, et cetera.
– Klanten en markten; wat is de omzet per marktsegment, in welke regio’s verkopen wij, welke verkoopkanalen zijn succesvol et cetera.
– Interne sturing; wat zijn de kosten per cost center, resultaten per profit center & per business unit, omzet per verkoopafdeling of zelfs per verkoper, et cetera.
– Regelgeving; omzet per btw categorie, bedragen op grootboekrekeningen conform richtlijnen voor de jaarverslaggeving, bedrijfsspecifieke regelgeving et cetera.

Tabel 2: voorbeelden bedrijfsdimensies

Deze 4 categorieën kunnen helpen bij het bepalen van de bedrijfsdimensies. Voor een onderwijsinstelling is het aantal studenten bijvoorbeeld een belangrijke meetwaarde. Daarvan wil je bijvoorbeeld weten welke opleidingen zij volgen (producten en diensten), hun leeftijd, regulier of beroepsonderwijs, en in welke sector (klanten en markten), welke locatie zij lessen volgen (interne sturing) en studieresultaten (regelgeving).

Bij het vastleggen van de transactiegegevens worden ook de bedrijfsdimensies vastgelegd. Daardoor ben je in staat de gegevens vanuit verschillende invalshoeken, en combinaties daarvan, te ontsluiten. Zo weet je bijvoorbeeld niet alleen het aantal studenten dat een IT-opleiding volgt, maar ook het aantal leerlingen, dat de IT-opleiding volgt, in de regio Den Haag en is geslaagd bij het laatste examen. Dit biedt een grote mate van flexibiliteit bij het ontsluiten van data. Het is dus een belangrijk hulmiddel om slagvaardig op te treden en dynamisch te sturen.

3-D-Sturing… gewoon doen…
3-D-Sturing is geen tovermiddel. Door zelf aan de slag te gaan, word je geconfronteerd met de 80/20-regel. Voor 80% van de gevallen biedt 3-D-Sturing praktische handvatten. Je ontdekt door het toepassen ook de grijze gebieden, waarvoor geen panklare oplossing bestaat. Met behulp van de bedrijfsspecifieke praktijkvoorbeelden, ontdek je samen met collega’s wat werkt en wat niet…

Maak kennis met Fred Conijn RA
Fred Conijn RA is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van 3-D-Sturing.

Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 onderzoekt Fred de ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en acht boeken, w.o.: ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ (2021) en ‘Aan de slag met CSRD’ (2023)

Voor Sijthoff Accountants Academy doceert Fred de cursus 3-D-Sturing: Duurzaam, Dynamisch en Datagedreven. In deze cursus leer je 3-D-Sturing toepassen met concrete praktijkvoorbeelden. Ontdek hoe je strategie, data en duurzaamheid combineert voor betere beslissingen.

Fred verzorgt daarnaast meerdere programma’s voor Sijthoff Accountants Academy en Alex van Groningen. Hij behandelt de theorie en begeleidt deelnemers bij het toepassen en vertalen van de stof naar hun eigen organisatie, volgens het principe: ‘voordoen, samen doen en zelf doen’.