3 blokkades in digitale transformatie (en wat je eraan kunt doen)

Door Bart van Praag, General Manager EMEA bij Workiva

CFO’s hadden het hoogstwaarschijnlijk al druk genoeg met de digitale transformatie, hun visie daarop en hoe deze optimaal in te zetten binnen hun afdeling. Nu het coronavirus de hele wereld ontwricht, is de digitale transformatie ineens van het allergrootste belang: medewerkers die eerder niet tot weinig in de cloud werkten, moeten nu een manier vinden om thuis, omringd door partner, kinderen en huisdieren, al het werk gedaan te krijgen dat ze normaal gesproken op kantoor zouden doen. Eisen, wetgevingen en restricties hebben immers weinig te lijden onder de coronacrisis en rapportagedeadlines worden niet (of niet te ver) opgeschoven. Er is werk aan de winkel, maar dan thuis. Wat nu?

Kortgezegd: financiële afdelingen zullen zo snel mogelijk moeten transformeren. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want die digitale transformatie is eerder ook nog niet doorgezet en daar zijn gerust goede redenen voor. Wat ik zoal hoor wanneer ik bij klanten aanschuif, is dit:

1. Is mijn gevoelige informatie veilig in de cloud?
Eén van de grootste angsten van beursgenoteerde bedrijven is de situatie waarbij financiële informatie die inzicht geeft in de gezondheid van een bedrijf per ongeluk naar buiten komt (of buit wordt gemaakt!) en zo de koers van een aandeel beïnvloedt. De gedachte dat de cloud een soort ‘Wilde Westen’ is waar informatie voor het grijpen ligt, is echter allang achterhaald. De opslag van dit soort gevoelige informatie op een on-premises server waar niemand buiten het lokale netwerk bij kan, voelt voor veel organisaties veiliger. Maar gegevensdeling is in veel gevallen juist veiliger in de cloud.

Allereerst omdat providers van cloudoplossingen aan de allerhoogste veiligheidseisen moeten voldoen (juist door dat misplaatste gevoel van onveiligheid dat bedrijven hebben). Inmiddels maakt 75% van de Fortune 500-bedrijven gebruik van Workiva oplossingen om gevoelige bedrijfsdata in de cloud op te slaan. Ten tweede zijn documenten in een veilige omgeving beschikbaar voor wie er maar aan wil werken, en blijven ze ook in die veilige omgeving. Zo hebben medewerkers altijd de beschikking over de juiste versie en worden er geen gevoelige gegevens heen en weer gemaild. De beschikbare informatie is altijd up-to-date en makkelijk te herstellen bij bijvoorbeeld stroomuitval of een defect apparaat: documenten worden tijdens het werken opgeslagen en zijn direct terug te vinden in de cloud.

2. Is de overstap naar de cloud de investering waard?
De aanschaf van een cloudoplossing kost geld. In veel gevallen vervangt je cloudoplossing bovendien een deel van je on-premises IT, waardoor eerdere investeringen die je in hardware hebt gedaan mogelijk teniet gedaan worden. Dat kan voelen alsof je geld aan het weggooien bent. Toch vraag ik bedrijven dat altijd in perspectief te zien. Een nieuwe oplossing vraagt om een nieuwe investering, maar levert tegelijkertijd óók een nieuwe, meer efficiënte manier van werken op. Hierdoor worden kostbare uren bespaard, een efficiëntieslag die op de lange termijn duizenden euro’s op kan leveren. Ook verhoogt een cloudoplossing de tevredenheid van medewerkers, omdat gebruikers flexibeler kunnen werken. Zij kunnen waar en wanneer ze maar willen aan de slag met de benodigde documenten.

Daarnaast wordt uiteindelijk ook op IT-investeringen bespaard, omdat er geen kosten meer worden gemaakt voor de aanschaf en het onderhoud van on-premises oplossingen. Bovendien komt ook de bedrijfscontinuïteit in de toekomst niet in gevaar in het geval van een crisis zoals we die nu zien, omdat de overstap naar thuiswerken bij een cloudoplossing veel makkelijker kan worden gemaakt. Cloudoplossingen zijn schaalbaar en kunnen worden aangepast op het aantal gebruikers.

3. Hoe lang duurt het implementatieproces en hoeveel last ondervinden mijn werknemers daarvan?
Het implementeren van nieuwe tools en software vraagt altijd tijd van gebruikers en gaat niet altijd gepaard met groot enthousiasme. Zoek daarom naar een cloudoplossing die qua look en feel overeenkomt met de programma’s en tools die je eerder gebruikte. Ze bestaan, en zorgen ervoor dat gebruikers met een minimale inspanning maximaal resultaat kunnen behalen. Bovendien verlicht digitalisering de druk van processen die eerder handmatig moesten, veel tijd vergden of repetitief of zelfs ronduit vervelend waren. Wanneer de implementatie is afgerond en eerder genoemde processen weg zijn geautomatiseerd, kunnen bedrijven zich richten op wat er echt toe doet, namelijk de dienstverlening verbeteren en de groei van het bedrijf verder doorzetten. Tot slot zullen in nieuwe risicoanalyses corona-achtige scenario’s (met crises van biologische aard) dan een belangrijke rol gaan spelen. Bedrijven die dan nog met legacy systemen werken, hebben veel te veel tijd nodig om de rest weer in te halen en zullen een te grote achterstand oplopen.

Deze argumenten om niet te digitaliseren waren in veel gevallen altijd al te weerleggen, maar verdwijnen onder druk van de coronacrisis eigenlijk compleet naar de achtergrond. Het is niet de vraag of je moet digitaliseren, de vraag is nu wanneer je daarmee klaar kunt zijn, zodat je bedrijfscontinuïteit (in ieder geval voor je financiële afdeling) zo min mogelijk lijdt onder COVID-19. Bovendien maak je je daarmee klaar voor de toekomst. Het coronavirus heeft ons met de neus op de feiten gedrukt: de ‘vijand’ is niet altijd zichtbaar of herkenbaar, maar kan ook een virus zijn dat de maatschappij volledig plat lijkt te leggen. Het garanderen van de bedrijfscontinuïteit in een periode van immobiliteit is daarbij cruciaal, en het doorzetten van de digitale transformatie van je financiële afdeling is daar een heel belangrijk onderdeel van.