25 tips bij opstellen liquiditeitsprognose

Tip 1: Maak je liquiditeitsprognose zelf 
Besteed het opstellen van een liquiditeitsprognose niet direct aan de accountant of bedrijfsadviseur, laat deze hoogstens door hen toetsen. Jij kent zelf je dagelijkse business het best en weet wat reële aannames zijn. Houdt gevoel bij de getallen en jouw bedrijf door de liquiditeitsprognose zelf te maken.
 
Tip 2: Houd het simpel
Veel ondernemers verliezen zich in de details bij het maken van zowel de liquiditeitsbegroting als de liquiditeitsprognose. Ze besteden zoveel tijd aan het uitzoeken van zelfs de kleinste bedragen, dat het veel te veel tijd kost en niet meer af komt.
 
Tip 3: Een goede bedrijfsvoering als basis
De betrouwbaarheid van een liquiditeitsprognose valt of staat met de bedrijfsvoering, zegt adviesbureau Greyt. Wanneer er structureel in kaart is gebracht hoeveel er verkocht wordt, aan wie, tegen welke bedragen en met welke betaaltermijnen, dan wordt het mogelijk om een goed liquiditeitsoverzicht op te stellen. Zorg dus dat eerst de interne structuur op orde is, dat je weet wat je verkoopt en aan wie. Dit is de basis om vooruit te kunnen kijken. Met een strategie waarin baten en lasten in kaart zijn gebracht, kan op deze basis een concrete liquiditeitsprognose opgesteld worden.
 
Tip 4: Voorspel niet te ver vooruit
Vaak zijn acht tot twaalf weken al voldoende om te zien welke actie je moet ondernemen. Je vaste uitgaven kun je veel langer vooruit plannen, maar je flexibele uitgaven niet. En je inkomsten ook niet. Hoe verder je vooruit plant in je liquiditeitsplanning, hoe onzekerder het wordt.
 
Tip 5: Inzichtelijk maken en plannen van inkomende en uitgaande geldstromen
Het advies van adviesbureau Proint is om bij inkomende geldstromen te letten op seizoenspatronen, betalingstermijnen bij debiteuren, afspraken die afwijken, en het betaalgedrag van klanten. Op deze inkomende geldstroom heeft u weinig tot geen invloed, anders is dit voor de uitgaande geldstromen. Omdat u deze zelf aanstuurt, zijn uitgaven als salariskosten en bedrijfslasten goed te plannen.

Tip 6: Wat geef ik morgen uit?
Om een liquiditeitsbegroting op te stellen, is het cruciaal om zicht te hebben op toekomstige uitgaven. Stel jezelf de vraag eens wat je morgen uitgeeft, zo luidt het advies van Power Finance Holding. Wat blijkt? Voor veel ondernemers is deze lastig te beantwoorden. Zij staan niet stil bij toekomstige uitgaven en zien de cashflow ten onrechte als een verlies- & winstrekening.
 
Tip 7: Maak onderscheid tussen vaste uitgaven en variabele uitgaven
Vaste uitgaven, zoals huur en personeel, zijn alle maanden nagenoeg hetzelfde. Je kunt ze niet zomaar even een maandje uitstellen. Flexibele uitgaven zijn de uitgaven waar je mee kunt schuiven als je krap zit. Daar kun je het eenvoudigst op sturen. Als je beide gescheiden weergeeft, krijg je snel inzicht in je mogelijkheden om op korte termijn te besparen op flexibele uitgaven, of op lange termijn op vaste uitgaven.
 
Tip 8: Gebruik een week als eenheid wanneer je weinig saldo op je rekening hebt
Naarmate je krapper bij kas zit, moet je preciezer sturen. Heb je weinig financiële ruimte? Dan is het raadzaam om je liquiditeitsprognose te maken op weekbasis, zodat je per week kunt bijsturen. Ook zijn er organisaties als Debiteurenbeurs die bij een tekort aan werkkapitaal kunnen helpen d.m.v. debiteurenfinanciering. Zit je ruimer in je saldo, dan kun je het ook per maand plannen.
 
Tip 9: Houd rekening met reële betaaltermijnen
De factuur kan dan wel een betaaltermijn van twee weken hebben, als je klant in werkelijkheid pas na vier weken betaalt, kun je dat maar beter zo opnemen. Je doel is immers de ontwikkeling van je saldo voor de komende tijd te voorspellen met zo reëel en recent mogelijke input.
 
Tip 10: Herzie de prognose
Je liquiditeitsprognose is een prognose, geen werkelijkheid. Uno Adviesgroep geeft dan ook de tip om deze prognose met regelmaat te herzien. Op deze manier bekijkt u vanaf een helikopterview de financiële situatie van uw bedrijf. Een liquiditeitsprognose blijft alleen werkend als je deze regelmatig toetst aan je werkelijke realisatie. Als je goed nagaat waar de verschillen tussen je verwachting en de werkelijkheid vandaan komen, word je niet alleen beter in het voorspellen van de toekomst, maar zien je dat je bedrijf beter gaat presteren.

Tip 11: Toets het effect van betaalafspraken of aannemen van grote orders eerst in je liquiditeitsprognose
Heb jij ook weleens gehad dat je een groot contract had getekend en net terug op kantoor ontdekte dat je niet genoeg geld had voor de inkoop? Om deze reden is het goed om, voordat je de opdracht uit onderhandelt, het effect van de betaaltermijnen in je liquiditeitsprognose te plannen. Maak dan de termijnen onderdeel van de onderhandeling, zodat je zo gunstig mogelijk uit komt.
 
Tip 12: Modelleer de liquiditeitsprognose digitaal
Om je liquiditeitsbegroting visueel weer te geven en te modelleren, kunnen programma’s als Excel of Vision Planner gebruikt worden. Let hierbij wel op consistentie en nauwkeurigheid. Bij een model dat goed staat ingevoerd, kunnen gemakkelijk verschillende scenario’s getest worden.
 
Tip 13: Speel regelmatig met je prognose
Wat gebeurt er als iedereen ineens twee keer zo veel tijd nodig had om te betalen? Of half zo weinig? Wat gebeurt er met het saldo als je verhuist naar een goedkoper pand, of je leveranciers twee weken later betaalt? Test dit regelmatig op je liquiditeitsprognose, want zo kom je op ideeën om je bedrijfsvoering te verbeteren.
 
Tip 14: Houd rekening met BTW in de liquiditeitsbegroting
Prisma advies merkt op dat het bij de liquiditeitsbegroting van groot belang is dat debiteuren en crediteuren inclusief BTW worden opgenomen. Dit is anders dan bij een exploitatiebegroting. Ook dient u rekening te houden met BTW over investeringen. Daarnaast zijn er ook uitgaven waarover geen BTW gerekend hoeft te worden, denk hierbij aan aflossingen en verzekeringen. 
 
Tip 15: Betrek zoveel mogelijk afdelingen
Voor een liquiditeitsbegroting is het essentieel dat toekomstige cijfers zo nauwkeurig mogelijk worden ingeschat. Door per afdeling een overzicht van inkomsten en uitgaven in kaart te brengen, kan uiteindelijk een betrouwbaar plaatje worden geschetst. Goede interne communicatie met de relevante afdelingen is daarom essentieel. Uiteindelijk dienen de genoemde cijfers nog wel gecheckt te worden op correctheid, bijvoorbeeld door de administrateur. 
 
Tip 16: Neem het afgelopen boekjaar als uitgangspunt
FM.nl benadrukt dat een naadloze aansluiting op het afgelopen boekjaar van groot belang is voor het opstellen van de liquiditeitsprognose. Het voordeel van het werken met historische getallen is dat hierin ook seizoenseffecten zijn opgenomen.

Tip 17: Doe een voorcalculatie van uw af te dragen en te ontvangen belastingen
Omzetbelasting, loonbelasting en inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting zijn op basis van uw inschattingen goed voor te calculeren. Door deze belastingen vooraf te begroten en op te nemen in uw cashflowplanning houdt u er ook grip op. Tevens voorkomt u situaties waarin bijvoorbeeld de fiscus onvoorziene druk legt op uw cashflow en liquiditeiten.
 
Tip 18: Reserveer een deel van de ontvangen bedragen voor het betalen van uw belastingen
Belastica geeft aan dat door 20 procent van de bedragen die u van uw klanten ontvangt op een aparte spaarrekening te zetten, u voorkomt dat u de verschuldigde omzetbelasting niet kunt betalen. Bent u ook ondernemer voor de inkomstenbelasting? Maak dan een soortgelijk spaarpotje voor de te betalen inkomstenbelasting. 
 
Tip 19: Let op fouten bij kasposities
Een liquiditeitsbegroting wordt vaak maandelijks gemaakt. Een regelmatig voorkomende fout die hierin nog wel eens gemaakt wordt is dat een bepaalde maand negatief uitkomt. Bij een ‘kaspositie’ kan dat dit echter niet het geval zijn. Indien dit zich voordoet zal er dus in beginsel meer krediet nodig zijn.
 
Tip 20: Welke kosten moeten daadwerkelijk betaald worden?
Let bij de liquiditeitsbegroting goed op het totaalplaatje: is er wel aan alle kosten gedacht? Slim in Ondernemen raadt aan om te letten op de kosten die daadwerkelijk betaald moeten worden. Zo zijn afschrijvingen wel boekhoudkundige kosten, maar gaan deze niet van liquiditeiten af. 
 
Tip 21: Bepalen van crediteuren en debiteuren
Debiteurenontvangsten doe je op basis van de omzetprognose en de verwachte krediettermijn. De crediteuren kun je bepalen o.b.v. een percentage van de omzet, bijvoorbeeld bij een projectenorganisatie waar ook met materialen en onderaanneming wordt gewerkt.
 
Tip 22: Vergelijk en verklaar afwijkingen
Een liquiditeitsbegroting gaat volgens Enigma pas effectief worden op het moment dat je maandelijks de actualiteit naast de begroting zet en afwijkingen gaat verklaren. Je kunt dan maatregelen nemen en tevens de prognose aanpassen wat betreft rekenregels. Ook kun je inzoomen op lagere debiteurenontvangsten of hogere crediteurenbetalingen en verklaringen zoeken respectievelijk in actie komen.

Tip 23: Wees secuur op de input
De input van een liquiditeitsprognose is zeer belangrijk, zo benadrukt Enigma Consulting. Regelmatig overleg over verwachte omzet met afdelingen binnen onderneming is van toegevoegde waarde om de prognose zo betrouwbaar mogelijk te maken. Garbage In = Garbage Out, dus wees kritisch op de input van jouw liquiditeitsprognose of liquiditeitsbegroting.
 
Tip 24: Wees kritisch op geautomatiseerde software
Zoals gezegd, zijn steeds meer ondernemers op zoek naar hulpmiddelen en alternatieven voor het opstellen van een liquiditeitsbegroting. Hoewel er bruikbare software is, zijn de meeste geautomatiseerde programma’s vaak plat en simpel. Het gevolg een onrealistisch en onbruikbaar scenario, het opstellen van een liquiditeitsoverzicht blijft nu eenmaal maatwerk.
 
Tip 25: Vaar niet blind op je voorspelling
Een liquiditeitsprognose is een nuttig instrument om toekomstige geldstromen te voorspellen en beheersen. Maar vergeet nooit naar de werkelijkheid te kijken. Een dergelijke voorspelling is één instrument om je bedrijf te verbeteren, maar er zijn meer die je gezamenlijk moet bekijken.

Door Bernd Vinke, General Management Finance bij Debiteurenbeurs.