10 zaken die in uw cloud contract MOETEN staan

1. Zorg voor een ‘natte inkt’ contract
In de begindagen van de cloud waren afnemers vooral consumenten en kleine bedrijven die via een ‘ik ga akkoord’ knop de cloud overeenkomst aangingen. In bijna al deze overeenkomsten, zijn clausules opgenomen die de leverancier in staat stellen enkelzijdig wijzigingen in de overeenkomst aan te brengen. Voor overheden en grote corporates kunnen wijzigingen in een cloud-contract grote risico’s herbergen wanneer deze niet in lijn zijn met de belangen van de afnemer. Wanneer de in de cloud ondergebrachte processen cruciaal zijn voor uw organisatie, zorg dan voor een ‘natte inkt’ contract dat niet zonder goedkeuring van beide partijen gewijzigd kan worden.

2. Wanneer u de kans heeft: onderhandel!
Tenzij u veel inkoopslagkracht heeft, is de kans klein dat u contract variaties kunt afspreken met uw cloud leverancier. Maar mocht u zich in een positie verkeren dat u kunt onderhandelen, probeer dan minimale standaarden voor functionaliteit af te dwingen. Zeker in een SaaS (Software as a Service) contract is dit cruciaal. De leverancier kan dan immers besluiten om onderdelen van het dienstenportfolio af te stoten. Wanneer je als organisatie afhankelijk bent van deze diensten, is het belangrijk dat de kwaliteit en continuïteit van die diensten gewaarborgd blijft.

3. Dek uzelf goed in
Uw contract moet specifiek de mogelijkheid uitsluiten dat uw leverancier het contract met u zonder reden kan beëindigen. Zonder uw nadrukkelijke goedkeuring, moet het überhaupt voor de leverancier niet mogelijk zijn om gecontracteerde diensten stop te zetten. Als u dit niet contractueel geregeld kunt krijgen, moet u heel goed nadenken of u wel met deze leverancier in zee wilt gaan.
__________________________________________________________________________________
Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

4. Behoud het recht om het contract zelf te beëindigen
Een belangrijk (en aantrekkelijk) onderdeel van de cloud propositie is dat de dienstverlener automatisch (en zonder extra kosten!) alle upgrades en het onderhoud verzorgt. Dit omvat ook het toevoegen of verwijderen van features. Mocht een van deze veranderingen de functionaliteit verstoren, zou u in staat moeten zijn het contract zonder verdere kosten te beëindigen. Dit geldt vooral voor SaaS-contracten.   

5. Zorg voor een gemakkelijke uitweg
Mocht u besluiten de dienstverlening op te zeggen, wat zijn dan de verplichting van uw leverancier om de overgang naar een nieuwe situatie zonder moeilijkheden te laten verlopen? Dit moet duidelijk in het contract zijn vastgelegd. Onderdeel hiervan is het vasthouden van uw data voor een acceptabele periode, zodat u de tijd heeft uw zaken op orde te brengen bij het beëindigen van de dienstverlening.

6. Verzeker u ervan dat u niet gekoeioneerd kunt worden
In tegenstelling tot licentie software, waarbij u bij een (juridisch) conflict met de leverancier controle behoudt over de software, kan de dienstverlener bij cloud computing overgaan tot het afsluiten van uw systemen. Stel dat u bijvoorbeeld tijdelijk een betaling tegenhoudt, omdat de afgesproken diensten niet of in onvoldoende mate geleverd zijn, kan dat resulteren in een tegenactie van de cloud dienstverlener. Inderdaad: het stopzetten van processen of functionaliteiten. Het is dus zaak om goed op de hoogte te zijn van de verplichtingen van uw leverancier ten aanzien van continuering van de dienstverlening.

####

7. Dwing volledige openbaarmaking af
Het is niet ongewoon voor SaaS-leveranciers om gebruik te maken van andere aanbieders voor bijvoorbeeld IaaS (Intrastructure as a Service) of PaaS (Platform as a Service) diensten. Wat voor garanties kunt uw leverancier u geven wanneer het gaat om privacy en data residentie binnen haar cloud ecosysteem? Wanneer bijvoorbeeld deze betrokken IaaS of PaaS partijen in het buitenland gevestigd zijn, kan dat invloed hebben op uw compliancy verplichtingen. U moet daarvan goed op de hoogte zijn…

8. Waak voor fusies en overnames
Het cloud landschap is een volatiele omgeving. Uw leverancier kan gekocht worden door een ander ICT-bedrijf in de toekomst. In het contract moet zijn ingeregeld dat dit geen invloed mag hebben op de continuïteit en kwaliteit van de overeengekomen dienstverlening. Dit moet bindend zijn voor alle betrokken partijen en hun opvolgers in de supply chain van de leverancier.

9. Behoud het recht om een audit uit te voeren
Als afnemer van cloud diensten heeft u het recht om een onafhankelijke en gekwalificeerde auditor in de arm te nemen om de kwaliteit van de dienstverlener te beoordelen onder de contractsafspraken. Dit recht moet in het contract zijn vastgelegd.

10. Weet met wie u te maken heeft
Wanneer de eigenaar van uw cloud leverancier een bedrijf is waar u nooit van heeft gehoord (wellicht gehuisvest op de Kaaiman eilanden), dan is dat een probleem voor u. U moet namelijk heel goed in beeld hebben met wie u te maken heeft, zowel in termen van eigendomsstructuur als juridische aansprakelijkheid. De recente beslissing van de Australische overheid om de Chinese technologie gigant Huawei te weigeren deel te nemen aan een aanbesteding vanwege cyber aanvallen vanuit China (en Hauwei’s hechte relatie met de Chinese overheid), toont aan dat eigendomsstructuren zeer relevant kunnen zijn voor cloud beslissingen.

Bron: CFO.com