10 voor- en nadelen van Excel, volgens Finance Professionals

“Waarom worden controllers vaak voor excelnerds versleten? Uit eigen ervaring kan ik zeggen, dat ik nog geen half uur per dag met excel werk. Als ik met excel werk, dan doe ik er iets nuttigs mee, bijvoorbeeld vergelijkingen maken zoals budget real of een jaarrapport. De controllers die de hele dag in Excel bezig zijn, bestaan die wel?”

Aldus opende finance professional Maarten Verheul de discussie op de grootse LinkedIn groep voor financials: Finance Professionals Netherlands. Is het beeld van controllers die voornamelijk achter de computer aan Exceldocumenten werken reeel? Wat zijn de voor- en nadelen? Tien visies over controlling en Excel.

1. De behoefte aan excel is afhankelijk van andere beschikbare tools
Volgens Henk de Jong, assistent controller bij Broshuis, heeft de afhankelijkheid van Excel te maken met de beschikbaarheid van andere programma’s. “Het ligt er aan welke tools je allemaal tot je beschikking hebt. Excel lost op wat je niet regelt in andere pakketten. Ik werk wel veel met Excel, Acces en MSSQL, en liever niet met Word. Er is veel goede financiele software beschikbaar, maar niet iedereen wil het kopen. En waarom zou je balansspecificaties maken in Excel als je kunt afletteren in je grootboek? Excel gebruiken wij voor budgetteren, rapporteren, het maken van specificaties en consolideren.”

2. Excel kent veel mogelijkheden
Nico van den Bergh, projectleider SAP/ CMDB bij de Dienst Justitiële Inrichtingen,  ontwikkelde met Excel onder meer een instrument mee om beleidsmakers te helpen kiezen tussen projecten. Van den Bergh: “Van ieder project geef je aan hoeveel capaciteit per functiecategorie je nodig denkt te gaan hebben, alsmede wanneer het idealiter moet worden opgeleverd. Vanaf die opleverdatum helpt het bestand je terug te rekenen wanneer het project dan zou moeten starten. Elk project heeft een code waarmee je ‘m uit of aan kunt zetten.  Als je een project “uit” zet, zie je onder in het scherm hoeveel capaciteit per functiecategorie er daardoor per periode vrijvalt.  Als je dan een ander project “aan” zet, wordt dat weer in mindering gebracht op de beschikbare capaciteit per periode.  Op die manier kun je heel gericht projecten “uit” en “aan” zetten, tot je een “dichtgetimmerde” planning hebt. Deze gegevens zijn, door middel van een macro, gekoppeld aan een ander bestand waarin dan weer wel de voortgang staat. Als je die macro laat uitvoeren, zie je op jouw beeldscherm excel al die bewerkingen uitvoeren. Zoiets bouwen doe ik er, naast reguliere controller-taken, met plezier bij!”

3. Excel is transparant
Verheul: “Dat is en blijft het voordeel van Excel. Bovendien houden de accountants die onze jaarrekeningen komen controleren ook van transparantie. De controle is aldus sneller voorbij hetgeen ook kosten bespaart.  14 kolommenpapier is leuk voor de sentimentele waarde,  maar in excel gaat dat beter. Controllers onder de 40 weten waarschijnlijk niet eens wat 14 kolommenpapier is.”
__________________________________________________________________________________

Volg de succesvolle cursus Excel 2010 voor financieel managers
Wilt u voorkomen dat gegevens worden overgetypt, administraties onduidelijk blijven, analyses en rapportages niet worden geautomatiseerd en spreadsheets fouten bevatten? Volg dan de succesvolle cursus Excel 2010 voor financieel managers. Nog niet overgestapt op 2010? Er zijn cursusdata voor Excel 2003 en Excel 2007. Lees verder
__________________________________________________________________________________  

4. Excel kan een platform bieden aan creativiteit
“Echte controllers zijn creatieve geesten, sterk in analyse en het bedenken van oplossingen waar het bedrijf iets aan heeft”, aldus Walter Jongenelis, controller bij Applicontrol Controllerservice. Excel wordt gebruikt als tool om hun ideeën, analyses en oplossingen nader uit te werken en eenvoudig te presenteren naast alle standaardrapportages uit andere systemen die deze flexibiliteit missen. Nog altijd zijn er mensen die Excel alleen zeer simpel gebruiken op laag gebruikersniveau. Wij controllers weten vaak al zoveel meer en kunnen Excel op hoger gebruikersniveau gebruiken en zelf allerlei slimme programma’s bouwen. Als wij dat doen worden wij in de ogen van anderen vanzelf Wizzkids (als we jong zijn). Later wordt dat Nerds vooral als we dan ook nog een bril dragen.”

####
5. Goede input moet goede output betekenen
Ondanks de vele mogelijkheden dien je er volgens Raymond Vonkes, program controller bij ING, voor te waken om rapportages direct vanuit Excel te produceren. “Zolang Excel gebruikt wordt als hulpmiddel, zoals velen van jullie aangeven, prima. Ik ben er altijd voorstander van om voor rapportages vanuit de bronsystemen te werken. Te vaak kom je in in de praktijk tegen dat Excel niet de goede informatie bevat, omdat formules kapot zijn gemaakt, verkeerd worden gebruikt of omdat controles worden overgeslagen. Dat is een groot risico en vanuit financieel oogpunt onwenselijk. Het begint bij eisen en wensen die aan de (moderne) ERP systemen worden gesteld, waarbij op elk niveau de goede input de goede output moet kunnen geven. Dat los je in Excel niet op!”

6. Excel is ingehaald door andere softwaretoepassingen
Volgens financieel expert Marco Sep is er binnen de finance functie inmiddels wel behoefte aan een nieuwe stap in de richting van automatisering. Sep: “Veel controllers zijn in het verleden Excel gaan gebruiken om hun dossiers te maken, omdat er geen beter programma was dan Excel.  Door het regelmatig gebruik van de Excel leer je steeds meer functionaliteiten, kun je beter berekeningen maken en wordt het dossier in Excel dus steeds beter. Inmiddels zijn er echter programma’s die veel financiële functionaliteiten van Excel hebben overgenomen. In de ogen van controllers werken de spreadsheets echter nog steeds. Dat is ook zo, tot het moment dat ze bij het bedrijf vertrekken, ziek worden of er nieuwe omstandigheden zijn. Dan is het supergevaarlijk om dit soort belangrijke informatie bij een persoon te hebben.”

Martin van Ooyen, partnermanager bij Visionplanner: “Daar ben ik het mee eens. Ik heb de meest fantastische spreadsheets gezien waar, buiten de bouwer, niemand wijs uit kon worden. Er was er zelfs een die niet meer in Excel paste, te veel kolommen en rijen. Standaardisatie en overdraagbaarheid zijn ook voor de controllers van vandaag noodzakelijke onderdelen.”

7. ERP-rapportages schieten vaak tekort.
Het gebruik van Excel kan worden bevorderd door ERP-systemen die vaak slechts een standaard rapport leveren. Anton Oppenhuizen, controller bij Scholle Europe: “die standaardrapporten zijn moeilijk aanpasbaar en vaak nét niet wat je wilt hebben. Daarnaast wil je soms gegevens gecomprimeerd zien en op andere momenten juist meer details. Hiervoor werkt Excel goed, door rapporten vanuit ERP pakketten in Excel te laden en ze vervolgens nader te analyseren.”

8. Het werk van een controller bestaat niet alleen uit cijfers.
Hoe goed een Excel-rapportage ook is, volgens financial Arjen Vonk is de betekenis die de controller er aan geeft minstens zo belangrijk. Vonk: “Cijfers zijn niet wat je zou moeten communiceren naar de business, eerder wat die cijfers voor het beleid van een organisatie kunnen betekenen. Het verhaal achter de cijfers en de beleidskeuzes die daaraan gekoppeld kunnen worden dus.  Ik denk echter dat teveel controllers niet verder komen dan cijfers presenteren, die keurig in excel sheets gemaakt zijn.”

9. Excel is een bron van informatie, maar toelichting is belangrijker
Jan Vos, manager finance Medizorg Holding: “De controller heeft (mede) als taak de onderneming een spiegel voor te houden en zal dus de informatie moeten aanleveren die door de CFO/RvB/RvC en managers van afdelingen verlangd wordt. Meestal is deze informatie niet met één druk op de knop uit de huidige softwarepakketten te krijgen. Excel is een geweldig programma om ruwe data vanuit het ERP/Boekhoud-pakket om te zetten in informatie. De kracht van Excel is de mogelijkheid tot sortering, optellingen en verdichte of uitgebreide weergaven. Het lijkt me daarom dat de controller gedwongen wordt om Excel-expert te zijn, omdat er anders geen informatie voor handen is. De toelichting blijkt overigens vaak belangrijker dan de cijfers zelf. Daarom geef ik bij alle opgeleverde eenmalige sheets aan wat het doel en context ervan is en dat het niet voor andere doeleinden gebruikt mag worden, tenzij daarvoor eerst toestemming is verkregen. Bij periodieke rapportages is dit niet nodig.”

10. Er gaat veel geld verloren door foutieve spreadsheets
Gerard Verton, director bij Prophix, merkt terecht op dat Excel transparant kan zijn waar het eenvoudige rapportages betreft, maar er in de praktijk natuurlijk ook basisgegevens in Excel-bestanden worden bijgehouden “Slechts één van de vele oorzaken is dat er geld verloren gaat door spreadsheets”, aldus Verton. “Als er al aansluitingspunten zijn kan er ook nog door interne verschuivingen binnen het spreadsheet of door foutieve formattering genoeg fout gaan. Kijk maar eens naar de vele topics in de trant van “hoe voorkom ik fouten in Excel”. Excel, prima tool, zolang je er maar niet mee rapporteert of budgetteert.”

Als voorlopige conclusie van de discussie merkt Maarten Verheul op, dat controllers eerder ‘excel-experts’ dan ‘excel-nerds’ zijn. Verheul: “Je kunt met excel natuurlijk heel snel een rapportje maken naar eigen idee. Daar heb je helemaal niemand voor nodig. Nog één advies: zorg altijd voor directe aansluiting op je administratie en maak in excel geen extra comptabele boekingen om mogelijke fouten in de toekomst te voorkomen.”

 Discussieer mee op Finance Professionals Netherlands

Ontdek meer verbluffende en eenvoudige mogelijkheden van Excel:
Cursus Excel 2010
Cursus Effectieve liquiditeitsprognoses met Excel
Cursus Investeringsanalyses met Excel
Cursus VBA Excel

Zie ook: 10 veel voorkomende fouten in Excel