10 tips voor het kiezen van de juiste software

Do
1. Definieer een duidelijke klantstrategie
Definieer als organisatie eerst een klant- en/of burgerstrategie voordat je op zoek gaat naar beschikbare technologieën. Het komt vaak voor dat organisaties verschillende softwareleveranciers uitnodigen, terwijl zij zelf nog niet hebben bepaald welke strategie bij hun organisatie past.

2. Werk met een leverancier die openheid geeft over zijn prijzen
Als organisatie moet je een duidelijk beeld krijgen van de kosten die je maakt bij en ná de aankoop van software. Laat je informeren over de kosten die ná het eerste jaar worden berekend voor onder andere licenties en onderhoud, aangezien sommige leveranciers de kosten verhogen.

3. Zoek een leverancier die een flexibele oplossing kan bieden
Het kan zijn dat de interne omgeving van de organisatie niet klaar is voor implementatie van software of dat de IT-afdeling zoveel achterstallig werk heeft dat je het aandragen van nieuwe projecten stop moet zetten. Onthoud dat hoe eenvoudiger het gekozen product te integreren is met de bestaande hard- en software-applicaties, hoe aantrekkelijker het project voor IT is.

4. Kijk naar mogelijkheden om investeringen veilig te stellen voor de toekomst
Kan de aangeboden software meegroeien met de organisatie en is het product schaalbaar? Een flexibele technologie-omgeving is van groot belang, omdat je als organisatie niet goed aan kunt geven waar de klant- of burgerstrategie staat over vijf jaar. Daarnaast is het nuttig om te weten of de leverancier samenwerkt met andere leveranciers. Dit wijst meestal ook een flexibelere en meer open technologie.

5. Gebruik de mogelijkheid om te onderhandelen
Sta open voor samenwerking met de softwareleverancier om tot een goede overeenkomst te komen. In ruil voor medewerking aan PR-uitingen van de leverancier kan vaak een goede korting worden bedongen voor de klant.

Don’t
1. Stop niet bij een pilot wanneer je de ROI wil berekenen
Het is belangrijk dat organisaties zowel voor als na de aankoop van software hun ROI bepalen. Ónderzoek de ROI regelmatig om zo investeringen goed bij te houden. Wanneer een project succesvol is verlopen, kunnen de ROI-gegevens helpen bij het veiligstellen van nieuwe financieringsmogelijkheden voor eventuele nieuwe projecten en software.

2. Laat je niet imponeren door softwareleveranciers die zeggen overal een oplossing voor te hebben
Het kan logisch zijn om de technologische omgeving af te stemmen op de nieuwe software, maar het probleem is dat je als organisatie vaak al geïnvesteerd hebt in niche software voor verschillende afdelingen binnen de organisatie. Het is vaak té kostbaar om deze software weg te doen en helemaal opnieuw te beginnen. Daarom is het belangrijk om te weten of de nieuwe software ook werkt in de bestaande technologische organisatieomgeving.

3. Vergeet niet dat het alleen software is
Er bestaat géén tool die 100 procent van het werk doet. Uiteraard zijn er veel tools die automatische functies hebben voor het verwerken van klant- en burgerdata. Echter voor het vernieuwen en verbeteren van deze data zijn organisaties nog steeds afhankelijk van mankracht.

4. Vergeet de training niet
Veel organisaties vergeten de kosten die berekend worden voor trainingen. Zorg dat deze kosten vanaf het begin in het budget worden opgenomen en evalueer daarbij ieder product op de hoeveelheid training die nodig is.

5. Vaar niet blind op de kennis van de leverancier als het gaat om klantenservice
Vraag de leverancier om een referentie, zodat je kunt spreken met een bestaande klant over de service en producten die de leverancier biedt. Het is ook raadzaam om te spreken met klanten die niet zijn aangeraden door de leverancier om onafhankelijkheid te waarborgen.

Bernadette Hulswit – van Beest (SPSS)