10 tips om te besparen op de kosten van uw accountant

Het is een veelgehoorde klacht. Een gebrek aan inzicht in de werkzaamheden van de externe accountant en de daaraan gekoppelde opbouw van de auditfee en onvoldoende samenwerking tussen de IAD (Interne Accountants Dienst)/financieel directeur/controller en de externe accountant zijn debet aan een alsmaar stijgende kostenpost. Het onderzoek is in augustus 2005 uitgevoerd door adviesbureau Alfa Delta Compendium. Hoe krijgt u grip op uw accountant(skosten)?

Onderstaand 10 tips om te besparen op de kosten van uw accountant.

1. Zorg ervoor dat u ‘in control’ bent. Vraag uw accountant welke informatie hij nodig heeft voor de controle en zorg voor een tijdige en complete aanlevering van betrouwbare gegevens met betrekking tot de balans en winst- en verliesrekening. Dit maakt het leven van u en uw accountant een stuk eenvoudiger.

2. Licht eens kritisch, eventueel in overleg met uw accountant of een externe onafhankelijke adviseur, uw administratieve organisatie door en breng verbeteringen aan die bepaalde (detail)controles van de externe accountant overbodig maken. Vaak zie je dat de accountant een gegevensgerichte controle uitvoert die met een kleine aanpassing binnen uw financiële organisatie overbodig gemaakt kan worden.

3. Stel in overleg met uw accountant vast welke werkzaamheden kunnen verschuiven van de (dure) externe accountant naar uw (veel goedkopere) interne organisatie.

4. Beschikt uw organisatie over een eigen IAD, maak daar dan optimaal gebruik van. Verbeter de kwaliteit van uw IAD en zet een samenwerkingsmodel op waarbij de externe accountant kan steunen op de controles van uw IAD.

5. Heeft u het gevoel niet verder te komen in uw onderhandelingen met de accountant over de hoogte van zijn fee, schakel dan een onafhankelijke derde in. Een gespecialiseerd adviseur kan discreet met uw externe accountant onderhandelen over de auditfee waardoor uw goede (vertrouwens)relatie met de accountant onaangetast blijft.

####

6. Maak hele duidelijke afspraken met uw accountant over meerwerk en leg dit ook contractueel vast. Voor aanvang van de controle dient voor beide partijen duidelijk te zijn welke gegevens moeten worden opgeleverd. Wanneer blijkt dat deze niet compleet of niet tijdig wordt opgeleverd, moet direct duidelijk zijn wat daarvan de consequenties zijn voor de hoogte van de auditfee. Laat uw accountant dit meerwerk ook schriftelijk vooraf melden, dan kunt u nog beslissen of u dit wellicht intern wilt laten uitvoeren.

7. Wissel regelmatig van accountant en biedt meerdere accountantskantoren de kans om een voorstel op uw controleopdracht in te dienen. Concurrentie houdt partijen scherp en drukt de prijs.

8. Verruim uw blik en kijk niet alleen naar grote vooraanstaande accountantskantoren. Door de hoge uurtarieven betaalt u bij grote kantoren voor services die niet relevant zijn voor de controle van uw jaarrekening.

9. Vraag de accountant eens naar het risicoprofiel dat hij van uw organisatie heeft opgesteld en loop dat stap voor stap met hem door om te beoordelen of de accountant zijn controle wel correct heeft ingericht.

10. Kijk niet alleen naar de kosten voor de controle van uw jaarrekening, maar pak de rekeningen van uw accountant er eens bij en breng in kaart welke additionele werkzaamheden de accountant bij uw organisatie uitvoert. In sommige gevallen zijn de kosten voor advies en administratieve ondersteuning nog hoger dan voor de controle van de jaarrekening.

Hopelijk bieden deze tips voldoende houvast om uw accountant weer ‘op scherp’ te krijgen. Laat u niet weerhouden door de goede relatie die u daar wellicht mee op het spel zet, want in een goede relatie moet alles openlijk besproken worden, toch? Fred Bloem, Alfa Delta

Geselecteerd speciaal voor u: procesmanagement naar de lijn – 7 randvoorwaarden