10 succesfactoren voor het opzetten van referral recruitment

Veel bedrijven erkennen het succes van referral recruitment bij het vinden van geschikt personeel, terwijl het referral recruitment proces vaak nog onvoldoende goed georganiseerd is om de voordelen (ten volle) te benutten. De 10 meest belangrijke succesfactoren voor het opzetten van een succesvol referral recruitment programma om betere medewerkers te werven en aanzienlijke kosten te besparen waarbij medewerkers ook nog eens extra geld kunnen verdienen zijn:

1. Draagvlak
Zorg voor draagvlak bij de sleutelposities in de organisatie. Dit begint bij de top. Zonder de (openlijke) steun van directie en management heeft een dergelijk programma geen zin, want zij zijn de drijfveer. Ervaring leert dat referral recruitment moet passen bij de cultuur en de aard van de organisatie zoals het concept in de ICT veelvuldig wordt toegepast en bij de overheid bijna niet.

2. Employer Branding
Combineer het referral recruitment programma met actieve employer branding. Werknemers moeten trots op hun bedrijf zijn en kunnen uitleggen wat hun organisatie bijzonder maakt en waar ze toe aangetrokken voelen. Bij het communiceren van het referral programma kunnen ook kernwaarden en dergelijke benadrukt worden. Zorg dat deze benoemd worden door medewerkers zelf zodat ze onderdeel van het dna van de medewerkers worden. Alleen zo krijg je echte ambassadeurs.

3. Minimale regels
Elk referral recruitment programma is gebonden aan regels. Maak het echter voor de medewerkers niet te moeilijk. Te veel regels en voorwaarden vormen een drempel om deel te nemen. Zorg dat de regeling voor iedereen toegankelijk zijn op basis van dezelfde voorwaarden. Maak het leuk en activeer zoveel mogelijk medewerkers.

4. Iedereen mag deelnemen
Laat iedereen deelnemen in het referral recruitment programma en sluit geen medewerkers uit. Ieder relevant netwerk is waardevol. Het begint met de huidige medewerkers via het besloten netwerk medewerkers (inclusief managers) intern als mini-headhunters te gebruiken zoals in een traditioneel Employee Referral Program. Maar het gaat verder dan dat! Het is belangrijk om tevens de mogelijkheid te hebben om via het open netwerk netwerkers (bijvoorbeeld gelijkgestemden) extern als premiejagers in te zetten zoals publicatie van de vacature op een openbare Job Board.

Houd contact met oud-medewerkers (‘’boomerang werving’’ en alumni). Betrek klanten en leveranciers. Daarnaast is het van belang om niet alleen maar dominant via het eigen besloten netwerk van medewerkers ‘’vers bloed’’ te laten instromen maar tevens via het open netwerk ten behoeve van de diversiteit en het vermijden van vriendjes politiek.   
Het is uitermate belangrijk om een zo groot mogelijk bereik te creeren om met name de latente kandidaten op deze manier te bereiken. Vaak is de ideale kandidaat de vage kennis meerdere graden diep in het sociale netwerk.

5. Communicatie
Communiceer het belang van een goed referral recruitment programma. Medewerkers moeten beseffen hoe erg het is dat er vacatures openstaan. Dat dit een organisatie geld kost. Maak medewerkers mede verantwoordelijk voor de groei doelstelling van de organisatie en dus een goede bezetting van de posities.

Het onder de aandacht brengen en houden van het referral programma en het stimuleren tot deelname is zeer belangrijk. Dit moet geen losstaande, eenmalige actie zijn. Eerder een continu proces van campagne voeren als onderdeel van het totale wervingsbeleid. In de communicatie moet duidelijk tot uiting komen hoe het referral programma eruit ziet, voor welke vacature(s) medewerkers worden gezocht, aan welke vereisten medewerkers moeten voldoen en waaruit de beloning bestaat. Het is met name belangrijk dat er zoveel mogelijk informatie over de openstaande vacature(s) wordt gegeven. Medewerkers moeten immers als ware ambassadeurs over deze vacature(s) vertellen.

Het regelmatig herhalen van de boodschap aan de medewerkers is belangrijk. Het gaat dus om het herhalen van het nut van het programma, de uitgangspunten en waar meer informatie is te vinden. Dit gaat hand in hand met de terugkoppeling naar de medewerkers.

####

6. Beloning
Zorg voor een goede beloning. Naast waardering dus ook een materiele component voor de extra inzet. Het geven van een referral bonus kan een extra aanmoediging zijn voor de medewerkers en is in de meeste gevallen doorslaggevend! Een beloning wordt vaak in de vorm van geld uitgedrukt daar ervaring leert dat dit de medewerker het meest prikkelt. De hoogte van de beloning is mede afhankelijk van de schaarsheid van de gezochte kandidaat. Pas de hoogte van de beloning aan afhankelijk van de vacature. Aanbrengers van kandidaten voor hogere functies krijgen daarmee hogere bonussen. Beloningen tijdig uitbetalen is belangrijk, bijvoorbeeld na 2 maanden proeftijd. Iedereen die heeft meegeholpen bij het aandragen van de nieuwe medewerker wordt beloond. Dus ook managers en niet-medewerkers (bijvoorbeeld vrienden van medewerkers, premiejagers).

7. Geef voorrang aan kandidaten via het referral programma
Geef sollicitanten die via medewerkers op vacatures hebben gereageerd voorrang. Dit laat medewerkers zien dat hun hulp wordt gewaardeerd. Een keer slecht omgaan, in de ogen van die medewerker, met een kandidaat en hij zal niemand meer aandragen. Daarnaast zijn deze kandidaten vaak serieus en heeft er al een vorm van voorselectie plaatsgevonden, waardoor de kans dat ze geschikt zijn voor de baan groter is.

8. Terugkoppeling
Het is belangrijk medewerkers te laten weten hoe hun netwerk invloed heeft op het wervingsproces. Deel de ervaringen over het programma. Wat zijn de successen? Wat kan beter? Door medewerkers steeds te laten weten wat de status is van de sollicitatieprocedure, door het delen van het resultaat, wordt betrokkenheid vergroot en kan hen enthousiasmeren en aansporen om hun netwerk nog effectiever of vaker in te zetten. Grijp hiernaar terug in beoordelings- en functioneringsgesprekken. Om complimenten te geven en om te refereren aan gevoelens van bedrijfstrots.    

9. Ondersteunende tool
Onlosmakelijk verbonden aan verschillende elementen uit het referral recruitment programma is een eenvoudige professionele webtool, overal en altijd toegankelijk, die het gehele referral proces voor alle gebruikers faciliteert, structureert en beheert. Het is een groot verschil of een medewerker aan zijn vriend moet vragen om zijn/haar naam te noemen in de sollicitatie of alleen een vacature met een korte toelichting hoeft te sturen, waar de vriend via de link in het bericht automatisch op reageren kan en daarmee gekoppeld wordt aan deze medewerker als aanbrenger.

Via deze tool dient er een actieve terugkoppeling naar de gebruikers aanwezig te zijn inclusief status updates gedurende het gehele selectieproces. In de tool moet nauwkeurig worden vastgelegd wie welke kandidaat heeft aangedragen en wanneer, zodat de beloning kan worden uitbetaald. Indien er meerdere aanbrengers in het referral pad van een aangenomen kandidaat zitten dan dient de beloning te worden verdeeld onder deze aanbrengers. Dus belangrijk dat ook meerderegraads connecties in de referralpaden van de kandidaat kunnen worden bijgehouden en niet beperkt tot een eerstegraads tell-a-friend actie.
Daarnaast wordt automatisch een referral network opgebouwd hetgeen uitermate belangrijk is voor het aanleggen van een talentvijver en talentscout netwerk om in te zetten voor toekomstige soortgelijke vacatures.
 
10. Meet, evalueer en optimaliseer
Meet en evalueer de resultaten van het referral recruitment programma.Wat levert het op? Wat kost het? En in vergelijking met andere wervingskanalen. Meten is weten, waarop het referral programma kan worden aangepast om het zo optimaal mogelijk uit te voeren.

Het is overigens belangrijk om de meeste van bovenstaande succesfactoren op orde te hebben. De meeste elementen grijpen op elkaar in en vormen de raderen van een succesvol referral recruitment programma. Ontbreekt een van de radertjes, dan staat de hele machinerie stil. Dit gaat bij veel organisaties mis. Alleen het roepen van een beloning voor het aanbrengen van nieuwe medewerkers is geen garantie op succes. Een organisatie die begint aan referral recruitment houdt rekening met alle bovenstaande succesfactoren.

Marco Plas is directeur bij Referralrecruitment, een bureau gespecialiseerd in referral recruitment (‘via via’ werving) via de gelijknamige webtool. Referralrecruitment is een wereldwijde online social recruitment tool/site die het referral recruitment proces faciliteert, structureert en beheert.