10 praktische tips voor het uitbalanceren van vlottende activa en passiva

Lees ook: 10 early warning signals in de waardeketen

Maar wat is nu een gezond portie vet en wanneer leunt uw werkkapitaal tegen borderline obesitas aan? Hoewel erg afhankelijk van de industry is een current ratio (vlottende activa/ vlottende passiva) van 1,5 tot 2 in regel gezond. Echter, waar net als bij mensen het schoonheidsideaal slank is, geldt dit ook voor bedrijven. Minder werkkapitaal betekent minder ‘trapped cash’, minder trapped cash betekent een lagere financieringsbehoefte en een lagere financieringsbehoefte betekent minder rentelasten. Niet onbelangrijk is ook dat omzetgroei haast zonder uitzondering leidt tot een groei in werkkapitaal en dit dient voorgefinancierd te worden. Dit is nog steeds vrij lastig in het huidige bankklimaat. Hier volgen 10 praktische tips voor verbetering.

1. Zoek werkkapitaal issues uit tot op de bodem
Fluctuaties in uw werkkapitaal hebben altijd een oorzaak. Denk hierbij bijvoorbeeld aan debiteurentermijnen die structureel boven het landelijk gemiddelde liggen. Ondoorzichtige leveringsvoorwaarden, productomschrijvingen of verkoopprijzen kunnen er toe leiden dat het veel tijd kost eer klanten hun dispuut opgehelderd zien en vervolgens pas de rekening betalen. In veel gevallen is uw werkkapitaal daarom een indicator van uw (in)efficiëntie.

2. Met kredietverzekeraars valt best te onderhandelen
Een veelgehoord argument voor een relatief lage crediteurenpositie is dat deze ondernemingen bij kredietverzekeraars van leveranciers simpelweg niet voor een hogere waarde verzekerd worden. In zulke gevallen loont het om met de kredietverzekeraar om tafel te gaan en haar inzicht te geven in de boeken. Het gaat erom dat u de verzekeraar laat zien dat de risico’s lager zijn dan ze zelf had ingeschat. Als alternatief kunt u ervoor kiezen een bankgarantie af te geven aan de leverancier. Dit neemt voor de leverancier het kredietrisico weg en geeft u ongetwijfeld meer kredietruimte.

3. Overlopende activa is geen gegeven
In veel gevallen bestaat overlopende activa voor een groot deel uit vooruitbetaalde huur, verzekeringen of rente en in een enkel geval nog te factureren omzet. Hoewel overlopende activa toch snel tot 25% van uw totale werkkapitaal kan uitmaken is het een ondergeschoven kind als het op werkkapitaal aankomt. Er wordt relatief weinig aandacht aan geschonken en de omvang wordt maar al te vaak als een gegeven beschouwd. In veel gevallen is er prima met uw verzekeraar, verhuurder, leasemaatschappij of bank te onderhandelen om de bedragen op een frequentere basis af te dragen. Hierdoor wordt overlopende activa verminderd en levert dit bij vooruitbetalingen een eenmalig cashvoordeel op. Het zou immers zonde zijn wanneer dit bedrag uw werkkapitaal verhoogt, terwijl u consequent strak uw voorraden en debiteuren managed.

4. Houd uw productassortiment overzichtelijk
Hierdoor zorgt u ervoor dat de voorraden van grondstoffen, onderhanden werk en gereed product beter te managen zijn. Dit helpt bij het vinden van een goede balans in de risico en kosten trade-off bij het bepalen van de hoogte van de voorraad. In het algemeen gaat het er om dat met een relatief klein percentage van de producten een groot percentage van de omzet wordt gerealiseerd, zonder dat er een concentratierisico ontstaat. Het bekende ‘Pareto principe’, beter bekend als de 80/20 regel, is een algemene regel die ook in deze situatie op zou kunnen gaan. Door te snijden in uw productassortiment en producten uit uw assortiment te halen die relatief weinig omzet genereren kan het productassortiment overzichtelijker gemaakt worden.
__________________________________________________________________________________
In 2 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie 
Realiseer een structureel betere cashpositie en bepaal de optimale financieringsconstructie. Ontdek in twee dagen alle aspecten van werkkapitaal analyse, performance indicatoren en optimalisatie tijdens de masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Meld u direct aan.
__________________________________________________________________________________

5. Houd rekening met groei
Extra omzet zorgt bij ondernemingen met een positieve cash-cycle onherroepelijk voor extra werkkapitaal (zij het bij een gelijke currentratio). Als u hier niet op anticipeert en de verwachte groei niet kunt voorfinancieren, kan die extra omzet wel eens voor behoorlijke problemen zorgen. Andersom zorgt groei bij ondernemingen met een negatieve cash-cycle uiteraard voor extra cash.

6. Houdt uw ‘Work-In-Progress’ in de gaten
Onderhanden werk (ofwel WIP) is een belangrijke key performance indicator (KPI) van uw productieproces. WIP neemt veel ruimte in, er is bergingsmaterieel voor nodig, het verlengt de doorlooptijd, het maakt het productieproces inflexibel en kost gewoonweg veel geld. Manage uw WIP daarom goed en u verlaagt niet alleen uw werkkapitaal, maar uw productieproces wordt tevens ‘lean and mean’.
 
7. Stem uw financiering op uw werkkapitaal af
Werkkapitaal is een fluctuerend iets en daarom is het belangrijk dat u hier dus ook een flexibele financiering bij zoekt. Bij seizoensgebonden producten bijvoorbeeld zult u gedurende het jaar geen constante behoefte aan werkkapitaal hebben. Stem uw financiering hier op af. Bij financiering die bepaald wordt op basis van een ‘borrowing base’ moet opgepast worden dat het werkkapitaal bij de meetmomenten van de borrowing base hoog genoeg is om het benodigde krediet op de rekening courant te blijven behouden. Kijk echter uit dat alleen betaalde voorraden tot de borrowing base behoren.

8. Ouderdomsanalyse
De boekwaarde van uw werkkapitaal is niet altijd gelijk aan de marktwaarde hiervan. Oude incourante voorraden, oude debiteuren of vooruitbetaalde bedragen aan dubieuze leveranciers kunnen ervoor zorgen dat uw werkkapitaal wel eens aanzienlijk lager kan uitvallen dan u zelf denkt. Niet alleen is dit belangrijk voor de hoogte van de borrowing base, een gedegen ouderdomsanalyse verschaft tevens veel informatie over uw operatie.

9. Werk samen met leveranciers en/of klanten
Probeer samen met uw klanten hun voorraadbenodigdheden te plannen en hierop uw productie aan te passen. Omgekeerd kunt u met uw leveranciers samenwerken voor de aanlevering van uw grondstoffen. Op deze manier kunt u zowel in- als uitvoer op elkaar af stemmen, waarbij de implicaties voor uw voorraden aanzienlijk kunnen zijn. Denk eraan dat identificeerbare voorraden altijd terug te claimen zijn door de leverancier bij betalingsproblemen. Een vorm van samenwerking is bijvoorbeeld dat uw leveranciers in consignatie aan u leveren wat verschillende voordelen voor beide partijen met zich meebrengt. Voor uw onderneming betekent dit dat uw werkkapitaal lager is en het risico bij de leverancier ligt. Voor de leverancier geeft het een stuk zekerheid omdat u afzet garandeert en opslagruimte bespaart.

10. Houdt uw inkoop- en verkoopbeleid strak
Zorg er voor dat inkoop- en verkoopmanagers voor het juiste gedrag beloond worden en dat ze zich houden aan de geformaliseerde regels. Indien inkoopmanagers worden beloond op basis van de inkoopprijs van grondstoffen, kunnen ze geneigd zijn zoveel mogelijk tegen kwantumkorting in te kopen. Verkoopmanagers die op totale verkopen worden afgerekend kunnen klanten strikken door ruime betalingstermijnen aan te bieden. Hierdoor geldt: formaliseer uw werkkapitaal en beloon uw managers voor het juiste gedrag.

Indien u deze do’s en don’ts ten harte neemt stelt u uw onderneming in staat haar werkkapitaal en daarmee haar financieringsbehoefte te optimaliseren. Werkkapitaal is eveneens een indicator van efficiëntie en de kwaliteit van het productieproces. Optimaliseer uw werkkapitaal en u optimaliseert uw onderneming!

Matthieu Tak (matthieu.tak@gt.nl) is partner Restructuring & Performance Improvement bij Grant Thornton. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring als adviseur en manager in operations, finance, cash management, fusies & overnames en herstructureringen. Hij heeft voor een verscheidenheid aan bedrijven gewerkt, variërend van beursgenoteerde multinationals tot familiebedrijven.