10 praktische tips om helder en begrijpelijk te communiceren

Neem de volgende willekeurige zin uit een jaarverslag: Het financiële belang in niet geconsolideerde entiteiten is tegen verkrijgingprijs of de lagere marktwaarde verantwoord. Wie begrijpt dit financieel abracadabra? Minder dan 5% van onze beroepsbevolking. Financials blinken uit in het gebruik van dit soort financieel jargon. Zelfs voor veel algemeen directeuren, managers, aandeelhouders en investeerders is financiële taal een taaie hap. Het kost ze de nodige uren om bijvoorbeeld de jaarrekening, mét toelichting, te doorgronden. Als dat al lukt. Maar dat zou wel moeten, omdat inzicht in de financiële positie juist van groot belang is voor deze beslissers. Hun besluitvorming baseren ze immers op deze.

Obstakels bij het communiceren
Voor veel financials is het lastig om zich begrijpelijk uit te drukken, zowel in gesproken als in geschreven taal. Ze gaan er nogal eens ten onrechte van uit dat iedereen begrijpt wat ze zelf begrijpen. Presentaties zijn bijvoorbeeld lange monologen, waarbij ze in een hoog tempo spreken, zonder te letten op non-verbale signalen van de ander. En zonder te checken of de ander het begrijpt. De financial moet leren sensitiever te zijn in zijn communicatie.

Bij het schrijven is het struikelen over vergelijkbare communicatieobstakels. Financiële teksten bevatten veel jargon, afkortingen en abstracte termen. Daarnaast zijn de zinnen lang en ingewikkeld van opbouw. Ook ontbreken vaak de nodige verwijswoorden in een tekst. Dit soort woorden geeft juist het verband tussen zinnen aan, zodat het een logisch geheel wordt.

Maar eerlijk is eerlijk: soms draagt de toehoorder ook bij aan alle ruis in de communicatie. Weinig mensen geven namelijk graag hun onkunde toe. Ze doen dan net alsof ze het begrijpen, terwijl dat niet het geval is.

Onbegrijpelijke taal laat zijn sporen na
Door onbegrijpelijke taal lopen verschillende zaken in een organisatie anders dan zou moeten. De kans op fouten is immers groot als een bericht niet goed wordt begrepen. En de irritatie die dit meebrengt… Uiteindelijk is dit soort communicatie schadelijk voor het imago van de organisatie en dat van de financial zelf. Zeker als blijkt dat op basis van lastig te doorgronden taal verkeerde beslissingen zijn genomen.

Hoe moet het dan wel?
Communiceren in begrijpelijke taal is kennelijk van groot belang voor de financials. Maar hoe moet dat? Hoe werkt effectieve communicatie?

Bewustwording
De eerste stap is bewustwording. De financial moet snappen dat hij een heel ander referentiekader in zijn hoofd heeft dan een niet-financial. Wat voor hemzelf vrij simpel is, kan voor een ander bijzonder lastig zijn. Hij moet dus niet aannemen dat de ander hem meteen begrijpt, ook al staat die te knikken. Een woord als onttrekking klinkt voor een financial misschien als een gewoon Nederlands woord, maar een niet-financial begrijpt het niet. Gebruik dus een ander woord of leg uit wat u ermee bedoelt.

Aanpassen aan het niveau van de toehoorder of lezer
De volgende stap is dat de financial zich bij het spreken en schrijven aanpast aan het niveau van de toehoorder of lezer. Wat is het werk- en denkniveau van de ander? Hoeveel kennis heeft die van financieel jargon? Als u spreekt met of schrijft voor een niet-financial met nauwelijks kennis van het vakgebied, wees dan op uw hoede. De volgende tips helpen u alvast op weg. Eerst geven we vijf tips om helder te spreken, daarna vijf tips om in begrijpelijke taal te schrijven.
__________________________________________________________________________
Wilt u als controller doorgroeien?
De beste controllers vervullen hun rol als inhoudelijk vakman, bekwaam adviseur, begeleider & coach. Volg de training De Controller als Business Partner en krijgt direct inzicht in de stappen die nodig zijn om een onmisbare business partner te worden. Meld u direct aan. 
__________________________________________________________________________

Vijf tips om helder over te komen

1. Verplaats u goed in uw gesprekspartner of lezer. Met wie hebt u van doen? Wat is zijn of haar werk- en denkniveau? Let erop dat u de ander niet overschat. Omdat het uw vakgebied is, hebt u altijd een grote voorsprong in kennis. Ook al vindt u uw eigen verhaal nog zo logisch en eenvoudig, voor een ander kan het zware kost zijn.

2. Spreek in een traag tempo. De ander heeft veel tijd nodig om taal die niet de zijne/hare is, te verwerken. Zodra u een lastige term gebruikt, blijft de ander haken aan dat woord. De rest van de zin ontgaat hem vervolgens. En als daar dan nóg een moeilijk woord op volgt, is uw toehoorder binnen de kortste keren de draad helemaal kwijt. Bedenk dat het gaat om het overbrengen van informatie en laat imponeergedrag (kijk mij eens veel weten) achterwege. Uw toehoorder raakt sterker onder de indruk van een helder verhaal.

3. Check of uw boodschap goed is overgekomen. Let op non-verbale signalen van de ander. Ziet u dat de ander iets wil zeggen? Fronst hij zijn wenkbrauwen of kijkt hij weg? Benoem dat dan en vraag waarom hij dat doet. (Ik zie u fronsen: praat ik te snel of …?). Mensen geven niet snel toe dat ze iets niet kunnen volgen. Als u van tijd tot tijd even nagaat of de ander u begrijpt, kunt u tijdig bijsturen of een gedeelte nog eens uitleggen.

4. Vat om de paar zinnen samen wat u hebt gezegd. Als u steeds een deel van de boodschap herhaalt, kan de ander even pas op de plaats maken. Hij krijgt de kans om alle informatie te ordenen en te verwerken. Ook zijn die samenvattingen voor de toehoorder mooie momenten om een vraag te stellen.

5. Gebruik woorden die uw toehoorder kent en begrijpt. Wist u het merendeel van de volwassenen het woord incasso een lastig woord vindt? En dan hebben we het niet eens over termen als consolidatie en liquiditeit. Uw financiële vaktermen zijn geheimtaal voor een niet-financial. Houd daar rekening mee als u een ander iets uit wilt leggen. Kies eenvoudige termen als dat mogelijk is. En kent u geen synoniem voor uw vakterm, leg dan even uit wat u ermee bedoelt. In plaats van incasso kunt u ook zeggen: het innen van een schuld.

Vijf tips om in begrijpelijke taal te schrijven

1. Gebruik concrete woorden in plaats van abstracte. Lezers willen zich graag iets voor kunnen stellen bij wat ze lezen. In hun hoofd moet een beeld ontstaan. Dat lukt bij een concrete term, bijvoorbeeld bij het woord spaarpot. Veel mensen zien dan een ‘roze varken met gleuf’ voor zich. Een abstracte term daarentegen slaat op iets wat men niet kan waarnemen, bijvoorbeeld het woord investering. Bij abstracte termen ontstaat er geen beeld in het hoofd van de lezer. Een lezer zal uw tekst beter begrijpen naarmate u meer concrete woorden gebruikt.

Niet zo:
Mede gezien de verwachte verliessituatie van de organisatie hebben de begrotingen voor 2010 een sterk taakstellend karakter.
Maar zo …
We verwachten dat de organisatie in de rode cijfers komt. Daarom moeten de begrotingen voor 2010 beslist worden gehaald.

2. Houd uw zinnen kort en eenvoudig als u schrijft. Houd als richtlijn aan dat zinnen niet langer mogen zijn dan 10 tot 15 woorden. En stop niet te veel informatie in een zin. Eén hoofdgedachte per zin is een mooie richtlijn. De volgende zin bevat veel te veel informatie:

De financiële meerjarenraming laat zien dat de liquiditeitspositie de komende jaren steeds verder terug zal lopen en zelfs negatief zal worden als het bedrijf de voorgenomen investeringen in vastgoed volgens het vigerende beleid uit de liquiditeitspositie van het bedrijf zal willen financieren.
(42 woorden)

Beter is:
De financiële meerjarenraming laat zien dat de liquiditeitspositie de komende jaren steeds verder terug kan lopen. De liquiditeit kan zelfs negatief worden. Dit gebeurt als het bedrijf de voorgenomen investeringen in vastgoed volgens het huidige beleid uit de liquiditeitspositie blijft financieren.

De lange zin is opgesplitst in drie kortere. De totale herschreven tekst is niet veel korter, maar wel een stuk duidelijker dan de oorspronkelijke zin. Maar we kunnen nog een stap verder gaan. Bij de volgende tip maken we deze tekst aanzienlijk bondiger.

3. Schrijf in bondige taal. Een tekst wordt meteen bondiger als u de werkwoorden zullen en zouden wegstreept. Die voegen zelden iets toe aan de inhoud van een zin. Sterker nog: uw tekst wordt krachtiger en aansprekender als u deze werkwoorden weglaat.

De lange zin uit tip 7 in bondiger vorm:
De meerjarenraming laat zien dat de liquiditeit steeds verder terug kan lopen. Deze liquiditeit wordt zelfs negatief bij aanhouden van het huidige beleid. Volgens dit beleid worden de investeringen in vastgoed namelijk uit de liquiditeit gefinancierd.

Nu bevatten de zinnen elf tot dertien woorden. De totale tekst is teruggebracht tot 34 woorden.

4. Schrijf in actieve taal. Als u de werkwoorden zijn en worden veel gebruikt, komt uw tekst onpersoonlijk, saai en vaag over. U legt namelijk de nadruk op ‘de zaak’ en niet op ‘de persoon die iets doet’. Dat maakt uw zinnen zakelijk en onpersoonlijk. En daar houden uw lezers niet van.

Niet zo:
Een deel van de investering is versneld afgeschreven.
Maar zo:
Het bedrijf schreef een deel van de investering versneld af.
Of:
Niet zo:
Eind van dit jaar wordt de onderbouwing voor de voorziening opnieuw beoordeeld.
Maar zo:
Eind van dit jaar beoordeelt de directie de onderbouwing voor de voorziening opnieuw.

5. Gebruik gewone voorzetsels. Maak uw verhaal niet te ingewikkeld door de termen met betrekking tot, ten aanzien van en in het kader van. Deze voorzetseluitdrukkingen zijn moeilijker te begrijpen dan gewone voorzetsels, zoals over, voor en bij. Dat komt doordat we op latere leeftijd met deze lastige uitdrukkingen in aanraking zijn gekomen. Ook maken ze uw zinnen vaag, want ze hebben vaak meer dan één betekenis. Ten aanzien van kan bijvoorbeeld betekenen: op, over, voor, bij, van, aan. Moeilijk voor de lezer om precies te raden welke van die betekenissen u voor ogen hebt. Gebruik voorzetsels die iedereen begrijpt:

Niet zo:
Bij de verkoop van de dochterondernemingen heeft het bedrijf bepaalde garanties ten aanzien van hun fiscale positie afgegeven.
Maar zo:
Bij de verkoop van de dochterondernemingen heeft het bedrijf bepaalde garanties voor hun fiscale positie afgegeven.

Conclusie
Voor u als financial valt veel te winnen als u sensitiever communiceert. Verplaats u goed in uw toehoorder of lezer. Alleen dan komt een boodschap duidelijk over en levert de investering in uw gesprek of geschreven tekst iets op. Imponeer uw toehoorder of lezer met heldere taal.

De auteur
Mariët Hermans is manager Communicatie bij Boertiengroep in Naarden. Ook verzorgt ze communicatietrainingen bij de Boertiengroep. Mariët Hermans is taalkundige. Ze publiceerde drie boeken op het gebied van taalgebruik en schrijven. (De kleine schrijfgids: adviezen voor een goede zinsbouw, woordkeuze en spelling; Schrijven met effect; stijlcursus doeltreffend formuleren; Projectvoorstellen en offertes die scoren.)