10 gouden regels voor shared service centers in de publieke sector

Belangrijke aanleidingen voor een SSC zijn kostenreductie, verhoging van de efficiëntie en effectiviteit, kwaliteitsverbetering en transparantie. De samenwerkingsgolf is alomvattend en raakt alle bestuurslagen.

Ondertussen is al heel wat ervaring met de opzet en invoering van SSC’s. In een artikel in Overheidsmanagement schetst Jan Paff van ConQuaestor op basis van gerichte praktijkervaring en de lessen afkomstig uit het Platform Directeuren SSC Grote Gemeente, de 10 gouden regels voor de aanpak van SSC’s.

Regel 1: De wijsheid van Alice in Wonderland
‘Als je niet weet wat je wilt, maakt het ook niet uit wat je doet’. Werk dus vanuit een centrale gedachte bij de invoering en inrichting van een SSC. Gaat het bijvoorbeeld om kwaliteitsverbetering of kostenbesparing? Dit vertaalt in een heldere missie en heldere doelstellingen, geeft richting en kan draagvlak creëren.

Regel 2: Nulmeting als input voor ontwikkelplan
Het is belangrijk om een gezamenlijk vastgesteld vertrekpunt te hebben, dat kan in de vorm van een nulmeting op de relevante punten van het beoogde SSC.

Regel 3: Werk achterstallig onderhoud weg
Op basis van de nulmeting kan worden vastgesteld welke onderdelen binnen de huidige manier van werken een gerichte verbeteractie behoeven. De boodschap is: voer die verbeteracties uit.

Regel 4: De business case is cruciaal
Rationalisering van een SSC-proces is belangrijk. Een uitstekend instrument daarvoor is de business case. Dit instrument dient met name de gewenste kwalitatieve, zoals wat wenst de klant, en de kwantitatieve aspecten zoals terugverdientijd, in beeld te brengen. Een dergelijke case vormt een belangrijke pijler in het besluitvormingsproces.

Regel 5: Vier uw ‘vierdagen’
Leg mijlpalen vast en vier ze als ze worden behaald. Maak er een feestje van. Benut de momenten van succes om het draagvlak en de betrokkenheid te vergroten.

Regel 6: Blijf kijken
Een belangrijke factor is dat de ontwikkeling in de praktijk wordt gemonitord via de business case. Zo komt goed voor ogen de voortgang en waarvoor ‘we het allemaal doen’.

Regel 7: Stakeholdersmanagement als KSF
Er zijn vele actoren betrokken bij een SSC. Het managen van al deze relevante betrokkenen is een belangrijke succesvoorwaarde.

Regel 8: Een professionele veranderstrategie
Ontwikkelen is een vak, veranderen ook. Veranderingen gaan niet vanzelf, ze vergen gerichte interventies. Die moeten binnen een bepaalde filosofie, concreet worden uitgewerkt (zoals: eerst opruimen dan ontwikkelen, fouten maken mag).

Regel 9: Eigen management aan het roer
Natuurlijk is externe steun op onderdelen soms gewenst of noodzakelijk. Maar dan slechts in adviserende en/of faciliterende zin. Het eigen management moet de leiding nemen, zodat de acceptatie, verinnerlijking en borging wordt bewerkstelligd.

Regel 10: Betrek de klant
Kijk naar buiten en breng buiten naar binnen. Zo wordt het draagvlak en de kritische (externe) blik vergroot.

Bron: Tijdschrift Financieel Management, Public Update ism Hopstaken & De Haan

______________________________________________________________________________

Alles over Shared Service Centers in één dag!
Veel (grote) ondernemingen hebben een Financial Shared Service Center, besparen kosten en verhogen de kwaliteit van de administratieve processen. Dankzij shared service centers is het makkelijker te voldoen aan de financiële wet- en regelgeving en worden de kosten van de financiële functie omlaag gebracht. Maar toch blijkt dat niet iedereen altijd even tevreden is. De cursus Financial Shared Services leert u uw SSC te optimaliseren! Klik hier voor het volledige programma van 2 juni ______________________________________________________________________________