In 7 stappen beter rapporteren

1. Beheer en bestuur uw rapportageprocessen
Neem de verantwoordelijkheid voor de belangrijkste groep rapportageprocessen (jaarverslag, managementrapportage, budget en plan) en meet en beheer deze processen zorgvuldig. Geef de rapportageprocessen de status van ‘primaire’ financiële processen in uw organisatie in plaats van de secundaire, periodiek noodzakelijke verplichtingen.

2. Mensen
Train, coach, motiveer en beloon de verantwoordelijke medewerkers en bouw aan een effectief gemotiveerd team van mensen over het gehele keten (record to report). Denk na over een goed opleidingsprogramma en neem als uitgangspunt dat niet iedereen beschikt over de juiste kennis en ervaring voor de rol in het rapportageproces.

3. Standardiseer, harmoniseer en vereenvoudig
Standaardisatie en harmonisatie van de financiële dataset over de verschillende rapportageprocessen leidt tot vereenvoudigde standaardprocessen die iedere maand worden uitgevoerd. De herhaling van deze standaard processen biedt verdere mogelijkheden tot automatisering en leidt tot sneller en efficiëntere afsluitingen.

4. Gebruik de nieuwste ict en webtechnologie
Onderzoek en gebruik de nieuwste ict-technologie om te komen tot een maximaal geautomatiseerde en gecentraliseerde consolidatie en planning en budgettering processen. De huidige internettechnologie biedt enorme mogelijkheden om de rapportage te versnellen, informatie te delen en een verdere integratie van de rapportageprocessen te realiseren.

####

5. Verandermanagement
De rapportageprocessen zijn iedere maand, ieder kwartaal onderhevig aan wijzigingen in rapportageset, organisatiestructuur, processen en systemen. Zorg voor een robuuste set van processen om deze wijzigingen te kunnen verwerken in de gegeven periode. De hoeveelheid veranderingen is dus niet het probleem maar de wijze waarop deze veranderingen worden afgehandeld in de organisatie.

6. Intercompany matching
Los de intercompany problematiek voor eens en altijd op en verwijder het van het kritische pad. Scherp het beleid en de richtlijnen aan, gebruik de nieuwste webtechnologie en stuur het proces. Het matchingproces en alle communicatie er omheen kan op een effectieve en efficiënte manier worden afgehandeld, zonder tussenkomst van het hoofdkantoor. Op deze manier wordt minder beslag gelegd op de tijd en middelen van de financiële functie van de groep.

7. Voorspellend vermogen
De rapportage van de financiële cijfers moet het meest geautomatiseerde en gestandaardiseerde proces zijn. Aandacht, tijd en middelen moeten worden besteed aan het planning- en forecastproces in de onderneming. Alleen op deze manier kan de financiële functie waarde toevoegen aan de onderneming.

Naast deze specifieke aandachtspunten moeten organisaties allereerst gebruikmaken van de beschikbare onderzoeken en benchmarkresultaten om de eigen prestaties te meten. Met deze analyse kunnen direct te belangrijkste verbeterpunten (quick wins) worden aangewezen. Daar kan de onderneming direct mee aan de slag.

Door Klaas van de Geest, algemeen directeur Centre Consulting.

Aanrader van de redactie: 5 misverstanden over elektronisch factureren