Heb jij straks nog een baan? Een Wake Up Call!

Deze wake up call heeft de vorm van de vraag die jij aan jezelf moet stellen: hoe ziet de financiële functie in mijn organisatie er over 2 jaar uit en bestaan mijn baan en de banen van mijn collega’s dan nog? Gevolgd door de ultieme vraag: Wat moet ik dan doen?

“Automatiseringstrends en de crisis van afgelopen jaren zorgden voor afnemende vraag naar financials”

In dit blog wil ik ingaan op de trends in automatisering binnen de financiële kolom van organisaties. Ik start met het primair proces en eindig met Big Data. Een handelsproces is als voorbeeld genomen, het proces van je eigen organisatie kun je er in gedachten naast houden.

1. Orders en verkopen

Doordat bedrijven hebben ingezet op een type ERP, hebben we nu tal van boekhouders in een organisatie die ieder een deel van het accounting proces voor hun rekening nemen. Overigens zonder zich hiervan bewust te zijn. Vroeger mocht de financial alles regelen, van order tot en met debiteurenontvangst. Nu hebben tal van software programma’s dat dus overgenomen.

Zo ook het verkoopproces. Zo worden:
– de verkooporders verzorgt door verkoopafdeling,
– de inkooporders worden verwerkt door inkoop,
– de magazijnontvangsten verwerkt door goederenontvangst magazijn,
– de goederenopslag en de goederenuitgifte door het magazijn “gereed product”,
– de verkoopfacturen gemaakt als gevolg van de uitgifte van de goederen en
– de controles met getekende goederenontvangst ook door het systeem uitgevoerd, nadat met een pda de handtekening van afnemer is vastgelegd.

Dus aan het primaire proces hebben financials niet veel meer te doen, dit proces is vervangen door een analytische beschouwing op basis van parameters. Een ander type financial is hiervoor ingezet en het benodigde aantal financials is ernstig gereduceerd ten opzichte van vroeger.

2. Boeken van bankmutaties

Het proces van het apart inboeken van bankmutaties is dankzij automatisering bij de banken en vernieuwingen in de ‘boekhoud’ software grotendeels vervallen, betalingen en ontvangsten gaan rechtstreeks je eigen systeem in, je hoeft slechts de uitzonderingen te verwerken.

3. Credit control

Een organisatie kan er voor kiezen om dit zelf te blijven doen, maar het incasso proces van oudere facturen kan heel efficiënt uitbesteed worden. Bij een organisatie gaat het om uitzonderingen, maar voor de partij aan wie je het proces uitbesteedt, is het een primair proces. Door de grote aantallen posten kunnen zij een efficiënter proces uitvoeren dan jij ooit zou kunnen.

4. Verwerking van ingekomen facturen

Hoe groter het bedrijf, des te eerder ze zijn begonnen met de automatisering van dit proces. De ingekomen facturen worden nu gescand en worden automatisch verwerkt in de crediteurenadministratie. Betalingen van goedgekeurde facturen is hiermee ook sterk vereenvoudigd. Er zijn bedrijven, bijvoorbeeld meerdere AEX fondsen, die deze processen in zijn geheel hebben uitbesteed aan derden.
__________________________________________________________________________________
Toe aan nieuwe uitdaging?
Finance.nl is met alle vacatures en de top-bedrijven in Nederland, dé nummer 1 vacaturesite voor finance professionals. Voor controllers, accountants,  administrateurs en financieel managers. Vind uw droombaan op Finance.nl  en plaats uw CV in de CV-databank om door werkgevers gevonden te worden.
__________________________________________________________________________________

5. Loon en salarisverwerking

Het proces van handmatig bijhouden van salarismutaties is verleden tijd. Vroeger moest je een formulier insturen naar de salarisverwerker. Nu kun je de mutaties rechtstreeks in het systeem van de salarisverwerker invoeren. Alleen controles door HR en finance zijn nog nodig.

6. Met SBR gaat de wereld open

Belastingaangiften, deponeren van jaarrekeningen, alles wordt digitaal en daarmee worden een heleboel menselijke handelingen vermeden en daarmee wordt dus tijd van financials vrijgemaakt. De enige taak die blijft is de controle voorafgaande aan de verzending.

7. Controle op het grootboek

Ja, dat moet iemand in de organisatie zelf blijven doen, de medewerker die de controles uitvoert gebruikt het liefst met 2 schermen, als je de discussie op LinkedIn volgt ;). Deze controles kun je als organisatie beter niet uitbesteden.

8. Documenten- en takenbeheer in je primaire proces van planning en control

Processen voor het effectief beheren van documenten in de financiële kolom zijn ook geautomatiseerd en kun je out of the box neerzetten. Hiermee vervang je die verfoeilijke shared drives en als je een document nodig hebt, kun je die vinden zonder te zoeken. Alle controles die vastgelegd zijn in spreadsheets kun je ook in deze apps uitvoeren en controleren. Je taken hoef je gelukkig ook niet meer met Excel te volgen, want daar voorziet dit type oplossing ook in.

9. Balansdossier en accountantswerkzaamheden

Tegenwoordig kun je de interne controles en documenten van het balansdossier digitaal vastleggen zonder Excel en andere lapmiddelen te gebruiken, waardoor je een audit trail en balansdossier hebt. Deze audit trail en elektronisch dossier zijn de basis voor de accountantsverklaring. Hierdoor kun je de werkzaamheden van de accountant voor een groot deel zelf doen. Dus als je werk uit de punten 1 t/m 6 niet meer hoeft te doen, dan kan je hier je ei kwijt.

10. Elektronische verwerking van het jaarverslag

Ook dit proces is te digitaliseren, al je gegevens stromen naar je online jaarverslag en hoeven cq moeten alleen nog gecontroleerd worden.

11. Big data en small data

Ook al heb je een klein, tot middelgroot bedrijf, je krijgt hiermee te maken. Ken je de volgende vergelijking al: Small data is te vergelijken met een blikje water en BIG data is te vergelijken met een stromende rivier waar je (met BI tools) je handen in steekt om de temperatuur te meten.

12. Het dashboard van de financiële omgeving

Dus hier gaat ook veel veranderen, omdat de statische en periodieke controles aangevuld cq. vervangen kunnen worden door een proces van continuous monitoring, waarbij je alleen nog hoeft te reageren op de uitzonderingen.

Een andere vergelijking kun je maken met de vele schermen in de centrale regelkamer van een energiecentrale, waarbij je direct afwijkingen kunt signaleren. Ja, dan zijn zelfs 2 schermen niet voldoende.

Ook accountants zijn zich al aan het instellen op dit proces. De vraag is dan hoe verhoudt zich het balansdossier tot het proces van continuous monitoring en wat is het effect op de accountantsverklaring en de kosten die jij betaald? Maar dat is een heel andere discussie.

Gevolgen voor de financiële functie

Met een slimme keus voor de juiste software, dit vanuit de optiek van een werkgever natuurlijk, hebben organisaties hun financiële processen efficiënter kunnen inrichten en kunnen dus met minder mensen toe. Dit proces heeft zich de afgelopen jaren ingezet en zal zich verder voortzetten in de komende jaren. Deze omwenteling verklaart voor het grootste deel de vraagdaling. Door de uitgevoerde efficiency verbeteringen is er minder vraag naar financials die processen kunnen verbeteren.

Daarnaast zijn er bedrijven door de crisis genoodzaakt een pas op de plaats te maken of zijn zelfs omgevallen. Een andere reden is de onterechte voorkeur voor goedkoop personeel. Recentelijk kwam ik deze opmerking tegen: “Als je denkt dat het duur is om een professional in te huren, vraag je dan ook eens af hoe duur het is om een amateur in te huren”. Wat blijft er dan nog over? En, als jij kunt bedenken wat er nog te verbeteren valt, dan heb je waarschijnlijk een gat in de markt ontdekt.

Conclusie

De afgelopen jaren zijn de primaire processen van organisaties al enorm veranderd, waardoor het mij niet verbaast dat de vraag naar financials zo drastisch is gedaald, deze daling zal zich ongetwijfeld doorzetten. Zie hiervoor ook andere artikelen op FM.nl.
Zorg er dus voor dat je als financial bijblijft met de ontwikkelingen en zorg voor bijscholing, al dan niet met PE punten. Zaken op het gebied van contractenbeheer en risicobeheer zouden nu de nodige aandacht moeten krijgen, wellicht kun jij je op dat gebied verder bekwamen.

Mijn welgemeende advies is dan ook, maak voor jezelf een analyse. Waar sta je, welke functie heb je, wat denk je dat er voor jou over 5 jaar staat te gebeuren. En handel naar bevind van zaken.

Succes.