Worstelen met werkkapitaal: uitdagingen en praktische oplossingen

Ontkend probleem
In de theorieboeken, maar ook in recente managementboeken, vonden en vinden werkkapitaalexperts Rene Verbrugge en Daan van de Loo weinig informatie die helpt bij de beheersing van het werkkapitaal (*1) van bedrijven en instellingen. Toch blijkt het werkkapitaal een van de grootste uitdagingen voor bedrijven en instellingen te zijn.

Verbrugge en Van de Loo: In dit artikel willen we u laten zien hoe groot de uitdaging is. Vervolgens geven wij onze visie waarom de uitdaging zo groot is (een management accounting uitdaging wordt als financial accounting uitdaging behandeld) en geven wij oplossingen om het werkkapitaal te beheersen.

Hoe groot is de uitdaging?
Het EIM doet regelmatig onderzoek naar de balansstructuur, de financiering en de besteding hiervan in het MKB (*2)(*3). Kort samengevat komen de onderzoeken hierop neer. Vlottende activa blijken in het MKB gemiddeld 63 % van de activa te vormen. Er zit dus meer geld in voorraden, debiteuren en onderhanden werk dan in machines, inventaris en gebouwen. Ook de vlottende passiva (crediteuren, belastingschuld, rekening-courant krediet) blijken omvangrijk. Ze vormen gemiddeld 41 % van de balans.

Uit de enquete blijkt ook dat als MKB-bedrijven financiering zoeken dit in 40 – 50 % van de aanvragen (mede) dient om stijgend werkkapitaal te financieren. Ongeveer 30 % van de aanvragen wordt afgewezen.

Waarom is een hoog werkkapitaal eigenlijk onwenselijk? Werkkapitaal is weliswaar noodzakelijk om een organisatie te laten functioneren, maar tegelijkertijd is het om een aantal redenen een groot financieel risico, dat groeit met de omvang ervan.

a. De nominale waarde kan afnemen, bijvoorbeeld doordat voorraden onverkoopbaar blijken of doordat debiteuren geheel of gedeeltelijk niet betalen. Deze waardedalingen worden als kosten geboekt.

b. De onderdelen waaruit het werkkapitaal bestaat leveren geen inkomsten op. Ze kosten zelfs rente omdat werkkapitaal gefinancierd moet worden. Afhankelijk van de verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen van een bedrijf of instelling is er rentederving en/of rentekosten, die stijgt met de omvang van het werkkapitaal.

c. Werkkapitaal vergt financiering; het is een besteding ervan. Hoe hoger debiteuren, voorraden en onderhanden werk, hoe hoger het eigen en/of vreemd vermogen moet zijn. Aan die financiering zitten grenzen, die worden bepaald door winst-perspectieven, bedrijfstak-perspectieven, garanties door derden, van onderpand dat geboden kan worden en niet geheel onbelangrijk: het vertrouwen van de bank in de ondernemer. Het kan dus gebeuren dat geen verdere financiering gevonden wordt, hoewel het werkkapitaal stijgt.

Hoe kan werkkapitaal tot zo'n probleem uitgroeien?
Onze indruk is dat werkkapitaal tot een omvangrijk probleem is geworden omdat de aard van de problematiek niet begrepen wordt. Het is niet de onbekendheid of het niet-gebruiken van financiële technieken die de oorzaken vormen, maar :
?- het onbegrip van de oorzaken van de groei van werkkapitaal en

?- het tekort schieten van informatie gebaseerd op financial accounting.

Oorzaak van de werkkapitaal-groei zijn de dagelijkse beslissingen, die medewerkers nemen en doorwerken in het werkkapitaal. Een grote klant, die een langere betaaltermijn vraagt; de inkoper, die een grote order plaats om extra korting te krijgen; de verkoopmedewerker, die klanten 'altijd direct leverbaar' belooft; het project dat uitloopt zodat ook de facturering van termijnen stagneert. Dagelijks loopt het werkkapitaal dus tientallen keren vanuit vele hoeken het gevaar te groeien. Ook als elke beslissing voordeel oplevert, loopt een bedrijf het risico dat het deze groei – gezien alle andere initiatieven – niet kan dragen.

Waarom helpen de gebruikelijke bedrijfseconomische technieken, zoals ratio's, balansanalyse en benchmarking, die in veel bedrijven gebruikt worden, niet dit te voorkomen?

– Term 'werkkapitaal' is misleidend
De term werk-kapitaal zet gebruikers op het verkeerde been. Weliswaar klopt de eerste helft (werk; je gebruikt het om bedrijf of instelling te laten functioneren), maar het tweede deel (kapitaal) suggereert een verband met het eigen vermogen van bedrijf of instelling. Dat verband is er zeker niet. Een zoektocht naar een helder alternatief, levert weliswaar veel mogelijkheden (nog-geen-geld, kortlopend, bijna liquide) op, maar deze voldoen bijna allen niet vanwege de grote heterogeniteit van afzonderlijke werkkapitaal-posten.

– Kengetallen voor het hele werkkapitaal blijken nietszeggend
Er zijn drie verschillende kengetallen, waarmee u het totaal beslag van het werkkapitaal kunt beoordelen; current ratio, quick ratio en netto-werkkapitaal. Met de current ratio (vlottende activa / vlottende passiva) kan beoordeeld worden of een bedrijf aan de korte-termijn-schulden kan voldoen. Het is duidelijk dat dit kengetal in elk geval boven de 1 moet liggen.

De quick ratio is een variant op de current ratio. Hierbij worden voorraden voorzichtig-heidshalve niet als vlottende activa beschouwd en niet meegeteld. In de praktijk worden veel voorraden – afhankelijk van hun omloopsnelheid – echter wel snel omgezet in geld.
Bij het derde kengetal, het netto-werkkapitaal, worden de vlottende passiva van de vlottende activa afgetrokken.

Deze kengetallen hebben beperkingen:
– De jaarlijkse balanscijfers zijn slechts een moment-opname van beweeglijke grootheden. En die kunnen een verkeerd beeld geven. Een alternatief is om van de gemiddelde waarde in het afgelopen jaar uit te gaan, maar dat kengetal is dan al verouderd.
– Het vergelijken van kengetallen met bedrijfstakgemiddelden is slechts indicatief, want een bedrijf kan door de doelbewust gekozen organisatiestructuur, strategie of klantensamenstelling van het gemiddelde afwijken.
– De termijn waarbinnen werkkapitaal omgezet wordt in liquide middelen wisselt tussen en binnen werkkapitaalposten sterk. De drie kengetallen voor het hele werkkapitaal worden berekend uit totaal verschillende balansposten, die bovendien qua samenstelling ook uiteen kunnen lopen. Vooral de termijn waarop debiteuren, voorraden en onderhanden werk omgezet kunnen worden in geld kan flink verschillen. Zo kan de omloopsnelheid van debiteuren 12 zijn en de omloopsnelheid van voorraden 4.

De conclusie is daarom gerechtvaardigd deze kengetallen niet meer te gebruiken, omdat ze geen inzicht verschaffen in de liquiditeit en de samenstelling van het werkkapitaal. Op de volgende pagina vindt u 5 praktische oplossingen voor betere beheersing van het werkkapitaal.

Wat zijn oplossingen om werkkapitaal te beheersen?

1. Werkkapitaal wordt 'werkmiddelen'
De zoektocht naar een helder alternatief voor werkkapitaal, levert weliswaar veel mogelijkheden (nog-geen-geld, kortlopend, bijna liquide) op, maar deze voldoen allen niet vanwege de grote heterogeniteit van afzonderlijke werkkapitaal-posten en vanwege het feit dat werkkapitaal ook de liquide middelen omvat. Het enig redelijk alternatief lijkt ons de – inderdaad ruime – term 'werkmiddelen', welke wij verder zullen gebruiken.

2. Nietszeggende kengetallen niet meer gebruiken
De conclusie dat de eerder genoemde kengetallen voor het hele werkkapitaal weinig inzicht verschaffen, laat onverlet de sterke behoefte om de werkmiddelen (het werkkapitaal) te beheersen. Het inzicht zal daarom op een andere manier verschaft moeten worden.

Een mogelijkheid is het uitrekenen en het presenteren van de gemiddelde omloop-snelheid van elke werkmiddelenpost van het afgelopen jaar. Dit geeft een indicatie hoe snel (of langzaam) een balanspost – gemiddeld – omgezet wordt in liquide middelen. Omdat dit slechts een jaargemiddelde is, kan dit aangevuld worden met een grafiek waarin het maandelijks verloop van elke balanspost gepresenteerd wordt. In de praktijk blijken grafische weergaves veel inzicht te verschaffen.

3. Meer informatie over werkkapitaal in de jaarrekening
Voor niet-ingewijden is een balans lastig te snappen. Dit komt niet alleen door de mysterieuze termen, de vele detail-informatie, maar vooral door de – ogenschijnlijk onlogische – opbouw van de balans. Hierdoor gaat het doel ervan – inzicht verschaffen – verloren. Het is wenselijk dit inzicht te verbeteren, zonder dat dit de juistheid van de balans vermindert. Hieronder wordt een opstelling beschreven die volgens ons – ook voor de niet-ingewijde- logisch en juist is.

In de eenvoudigst denkbare balans (die daarmee dan heel duidelijk is) staan aan de rechterkant de financieringsbronnen (waar het geld vandaan komt) en aan de linkerkant de besteding van die financiering. Dit eenvoudige overzicht wil nogal eens verloren gaan door de grote veelheid aan balansposten. Bijvoorbeeld werkkapitaal-posten komt de lezer tegen op zowel de linker- als de rechter-kant van de balans. Boekhoudkundig is dit juist (en zelfs verplicht) maar het werkt verwarrend.

Helaas is er geen mogelijkheid dit te veranderen, bijvoorbeeld door de passief-posten (doorgaans crediteuren, belastingschuld, rekening-courant-krediet en vooruitontvangsten) als negatieve posten te verhuizen naar de activa-kant. Want aan de rechterkant staan de financieringsbronnen; waar het geld vandaan komt.

Omdat het werkkapitaal doorgaans groter is dan andere balansposten, zoals vaste activa en overlopende posten, die wel uitgebreid toegelicht worden, is dit ook voor werkkapitaal gewenst. Een toelichting op het hele werkkapitaal is niet zinvol, maar de omloopsnelheid en het verloop gedurende het afgelopen jaar van de grotere, afzonderlijke posten geeft veel inzicht.

4. Wie en wat beïnvloeden de werkmiddelen?
Belangrijk bij de beheersing van de werkmiddelen is dat inzicht verschaft wordt aan de medewerkers die over die middelen beslissen. De problematiek is vaak duidelijk aan de financiele mensen, maar er is een communicatieprobleem met beslissers, zoals inkopers, marketingmedewerkers en projectleiders. Daarom moet uitgezocht worden wie op welke manier de hoogte van afzonderlijke werkmiddelen beïnvloedt.

5. Intern normen voor werkkapitaal stellen
Omdat externe normen voor werkkapitaal geen soelaas bieden zijn andere oplossingen nodig. Met bovengenoemde analyse kunnen, rekening houdend met beleidsaanpassingen, intern normen voor afzonderlijke werkmiddelen-posten gesteld worden op basis van verwachte haalbaarheid.

Een tweede praktische oplossing om toch met normen te kunnen werken is om de uitkomsten van vorig jaar als te verbeteren norm te gebruiken.

(*1)    Werkkapitaal omvat de vlottende activa minus de vlottende passiva, waarbij een looptijd wordt gehanteerd van hoogstens een jaar. Grootste posten zijn doorgaans debiteuren, voorraden, onderhanden werk, crediteuren en rekening-courant krediet.
(*2)    EIM, Financieringsmonitor 2011, augustus 2011
(*3)    EIM, Financiering van MKB bedrijven, 27 januari 2011

Auteurs :

Drs. Rene Verbrugge (r.w.verbrugge@casema.nl) is zelfstandig adviseur voor het MKB en auteur van het boek “Schep meer financiële ruimte om te ondernemen en zorg voor grip op uw werkkapitaal”.

Drs. Daan van de Loo (d.vande.loo@hccnet.nl) heeft langjarige ervaring als financieel manager bij Atos en KPMG Consulting, Thermaflex en ProRail. Hij adviseert organisaties bij het verbeteren van financiële processen, rendement en bedrijfsvoering.