Het failliet van klassiek boekhouden

Er is een grote kans dat u uw huidige software goed beheerst. Dat betekent niet dat als u nu zou moeten investeren in een nieuw pakket, uw huidige software uw eerste keus zou zijn. Waarschijnlijk zou het niet eens in aanmerking komen om door u te worden beoordeeld.

David Bowie, recentelijk overleden, was een wijs man en hanteerde ooit de onderstaande opmerking.

De conclusie voor het gebruik van uw bestaande software is dan ook dat ervaring gestolde kennis is. Dus heb je dan totaal niets, maar dan ook niets aan deze kennis, of toch?

Om allerlei redenen komt de jongere oudere financial (40+) er niet meer toe om zijn of haar kennis uit te breiden of op peil te houden. De jongere oudere financial vindt de zaken goed als ze werken en heeft (te) weinig vernieuwingsdrang en doet zich daarmee zelf enorm te kort. 

Uitspraken als ‘if it ain’t broken, don’t fix it’ zijn symptomen van gebrek aan vernieuwingsdrang. In het huidige tijdperk waarin alles zo snel gaat is bovenstaande uitspraak van Bowie veel toepasselijker. Als je niet tijdig of regelmatig vernieuwt, doe je jouw organisatie tekort, je staat daarmee toe dat er inefficiënte processen zijn die met nieuwe software tot het verleden behoren. Het plaatje gebruik ik dan ook regelmatig tijdens mijn trainingen over Fast Close en lean accounting. Efficiencyverbeteringen helpen jou ook, je houdt meer tijd over voor andere (privé) zaken.

Jouw ervaring kun je gebruiken om een goed oordeel over nieuwe software te vellen. Doe dat dan ook. Mijn klant, een organisator van evenementen was op zoek naar een efficiënte inrichting van zijn backoffice. Omdat hij mij toch al uitgenodigd had om op het evenement te spreken, vroeg hij mij om deze klus te klaren. Hierdoor beschik ik over zeer recente ervaring van pakketselectie voor een in dit geval middelgrote organisatie, onderdeel van een groep bedrijven.

De eisen waren: dagelijks inzicht in de ticketverkoop, commerciële informatie, de mailings en de financiële stand van zaken, alles via dashboards. En uiteraard tegen de laagste kosten. De laagste kosten realiseer je per definitie als je het meest efficiënte proces implementeert, maar dat is bekend, nietwaar? 

Voor mij was het een goede reden mij te verdiepen in de meest recente stand van zaken in boekhoudsoftware, ticketingsystemen, websites, CRM, betalen met iDEAL, online factureren, bankoppelingen, afletteren van betalingen en andere koppelingen tussen de systemen. Dat alles in de cloud en met koppelingen naar belastingdienst en andere belanghebbenden. Dat alles bleek op een termijn van een week allemaal te realiseren met Exact. 

Hieronder zie je een voorbeeld van het sales dashboard:

Voor de financiën gebruiken ze uiteraard het dashboard van Exact. Daar zie je dan je bankpositie, debiteuren, crediteuren en resultaat, alles in één oogopslag in de financiële cockpit.

Ik heb veel software gezien en vergeleken en kan daardoor goed overzien welke functionaliteit en eenvoud een pakket heeft. Toch was ik positief verrast wat er op de markt te krijgen is. De huidige software maakt een aantal zaken zoveel makkelijker door het inlezen van dagafschriften, versturen van facturen naar digitale mailboxes, enzovoorts. Deze laatste optie maakt het echt heel makkelijk om intercompany boekingen te verwerken.

Je stuurt een factuur van BV A naar de digitale brievenbus van BV B, klikt op verwerken in die BV en de factuur staat in de boekhouding. Als je betaalt is de betaling automatisch verwerkt door de bankkoppeling. Stel je eens voor hoeveel tijd je daarmee bespaart. Allemaal zaken die je vroeger op maart moest laten maken. 

Een modern boekhoudprogramma neemt jou als financial heel veel werk uit handen. Je hoeft alleen te checken of de automatische coderingen correct zijn, ze eventueel te wijzigen en dan staan alle gegevens uit je verkoopprogramma, je bankmutaties in de boekhouding en heeft management inzicht en heb jij tijd om andere dingen te doen of vrij te nemen. Mooi toch? Ik weet uiteraard dat er gecompliceerdere organisaties zijn waarvoor de cloudsoftware onvoldoende functionaliteit biedt, maar met plugins kan je echt heel ver komen. 

Andere softwareleveranciers zouden een voorbeeld aan de eenvoud van de werking en gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing van Exact kunnen nemen. Het is namelijk een perfect idee dat goed is uitgewerkt. Basissoftware in abonnementsvorm in de Cloud tegen een betaalbare prijs. En heb je iets meer functionaliteit nodig dan voeg je die toe door een betaalde app toe te voegen. 

Is er dan geen enkele kritiek? Natuurlijk wel. Heb je meerder bedrijven dat moet je vaak de intercompany posities zichtbaar maken door het pakket met enige creativiteit naar je hand te zetten. Dat je een antwoord op een hulpvraag alleen in je boekhoudpakket krijgt en niet via je gewone mail. Je bent immers niet de hele dag meer in je boekhoudpakket aan het werk. Dat was nu juist het goede aan het pakket: minder tijd aan boekhouden besteden. Ook het feit dat er weinig gratis apps zijn, zou kunnen wijzigen.

De software werkt voor deze klant zo goed dat ik ook voor mijn eigen bedrijven ga overstappen naar deze cloud software.

Jij kent vast de irritaties van de software die jullie gebruiken. Steek je nek uit en zoek uit wie de eenvoudigste oplossing voor jullie organisatie kan leveren. Oh ja, dit type oplossingen past natuurlijk in de Fast Close gedachte en ga van Slow close naar Fast Close. Mijn boek onder deze titel verschijnt in april. En vergeet niet: If it works, it is out of date!

 

—-

Slimmer werken en succesvoller worden met IT? Op zoek naar innovatieve financiële software? Kom dan naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals. Ontmoet de beste softwareleveranciers en 1.000 financiële vakgenoten. Bezoek op donderdag 26 mei 2016 Financial Systems. Schrijf u gratis in.