De 10 key indicatoren voor een goede dashboard performance

1. Een goed dashboard geeft een overzicht van de organisatie of afdeling
De getoonde informatie moet een evenwichtig overzicht geven van de organisatie. Voordat over een dashboard of de vorm daarvan nagedacht wordt, is het van belang goede doelen te hebben en de meetpunten bij die doelen te definiëren. Deze doelen moeten bedrijfsbrede informatie bevatten, niet alleen financiële informatie.

2. Let op het verschil tussen managementinformatie en stuurinformatie
Als er op managementinformatie gestuurd moet worden, betekent dit dat er iets fout gelopen is. De managementinformatie laat zien wat de werkelijkheid is ten opzichte van de door het management bepaalde meetpunten. Stuurinformatie wordt (op dagelijkse basis) gebruikt om bij te sturen op de meetpunten die vooraf in de KPI’s gedefinieerd zijn. Stuurinformatie wordt dan ook actiever ingezet dan managementinformatie. Het is te vergelijken met het dashboard van een auto: de snelheid is stuurinformatie, hoeveel brandstof de auto verbruikt heeft of de gemiddelde snelheid is managementinformatie.

3. Laat niet te veel indicatoren zien, een manager kan niet op alles tegelijk sturen
Een manager kan niet sturen op 30 punten. Er hoeven dus ook niet 30 punten op het dashboard te staan. Definieer tussen de 5 en 10 meetpunten waarop je actief wil sturen. Dat is de informatie die getoond moet worden.

4. Een KPI is geen KPI zonder target
De reden om informatie op een dashboard te tonen is om in één oogopslag te zien hoe het ervoor staat. De target geeft dan context over de KPI. Ook een trendlijn kan helpen in het tijdig signaleren van achteruitlopende prestaties, nog voordat een KPI onder de target uitkomt.

5. Laat de informatie zien waar de gebruiker iets mee kan, de juiste KPI’s op het juiste verantwoordelijkheidsniveau
Goede KPI’s voor een afdelingsmanager zijn niet dezelfde als goede KPI’s voor de directie. Probeer niet met één dashboard meerdere groepen te bedienen, maar maak een dashboard per gebruikersgroep. Men moet KPI’s te zien krijgen waar ze op kunnen en moeten sturen.

6. Zorg ervoor dat de eindgebruiker de getallen kan interpreteren
Een dashboard moet de gebruiker helpen, ondersteunen. Dat wil zeggen dat de data self-explaining moeten zijn. Bij het opstellen van het dashboard moet gewerkt worden met heldere formules, wat is de achtergrond hoe er is gemeten. In een drill down kan meer gedetailleerde data per KPI worden getoond.

7. Gegevens die je niet hebt, kun je niet laten zien
Bij het definiëren van de meetpunten moet uitgegaan worden van een ideale situatie: Welke cijfers vinden we belangrijk, welke indicatoren gaan we op sturen? Voordat een dashboard gemaakt kan worden, moet ook bepaald worden hoe deze informatie gemeten, verzameld en opgeslagen gaat worden. Als de informatie nog niet beschikbaar is, zal een proces ingericht moeten worden om deze informatie wel te krijgen. Zorg dat de eindgebruiker weet waar de cijfers over gaan, en hoe betrouwbaar ze zijn. Voor sommige KPI’s is een afwijking van 10% nog steeds een prima indicator.

8. KISS: keep it simple, stupid
Begin klein: met een simpele weergave van de gewenste informatie. Zorg eerst voor de juiste indicatoren, de juiste targets voordat meteen aan de IT oplossing gedacht gaat worden. Veel projecten lopen stuk op de implementatie van de IT kant.

9. Gebruik simpele visuals, weinig kleur en zeker geen piecharts
Het menselijke brein kan maar een bepaalde hoeveelheid informatie verwerken. Om een dashboard effectief te laten zijn, moeten de KPI’s die de targets niet halen opvallen. Een dashboard dat bestaat uit eindeloos veel kleuren, stoplichten en (3D)piecharts leiden af van de belangrijkste boodschap: een KPI die niet op target loopt. Een simpele weergave van de KPI’s en hun targets hebben de meest effectieve boodschap. Wellicht een van de grootste risico’s van een dashboard is dat onjuiste informatie op een mooie manier getoond wordt. Mensen hebben de neiging om een boodschap die mooi verpakt is eerder te geloven, ongeacht de betrouwbaarheid hiervan.

10. Onderhoud houdt het dashboard levend
Hou periodiek evaluaties met de gebruikers. Welke informatie gebruiken ze echt, welke KPI’s eigenlijk niet en welke informatie mist er nu in het overzicht? Kies KPI’s die ook echt te meten zijn binnen de periodieke tijdsintervallen die gesteld worden. Als de informatie niet (op tijd) verzameld kan worden, is het einde van het dashboard nabij.