Wouter Waaijenberg, Staffing MS: 'Snel betaalproces als strategisch voordeel'

'Een mooi voorbeeld van innovatie is reversed billing. Dan hoeft de leverancier ons geen factuur meer te sturen.'

Staffing Management Services (Staffing MS) is 10 jaar geleden opgericht door Rob de Laat en Wouter Waaijenberg, beide toentertijd intermediair. Hun missie was, en is nog steeds, om opdrachtgevers grip te bieden op het inhuurproces van externen. “We zagen dat veel leveranciers – detacheerders en bureaus - hun eigen wil en voorkeuren oplegden aan opdrachtgevers”, aldus Waaijenberg. “Als neutrale managed service organisatie nemen we de externe inhuur van flexibele professionals in beheer voor opdrachtgevers. We zetten de klantvraag van opdrachtgevers uit in de markt van leveranciers en zzp’ers. Daar filteren we vervolgens de juiste kandidaten uit, die we aanbieden aan de klant. Wij hebben een open netwerk waarop zzp’ers en leveranciers zich kunnen registreren. Zij kunnen zich zichtbaar maken voor onze volledige klantenportefeuille voor bepaalde rollen en segmenten. Wij bemiddelen namens de klant, maar etaleren onszelf daar niet tussen. Wij positioneren ons juist als verlengstuk van de opdrachtgever.” 
 
Een voorbeeld van een klant is verzekeraar Aon Nederland. Daar heeft Staffing MS een portaal, met de uitstraling van Aon, voor ontwikkeld waar de behoefte aan professionals aan de markt kenbaar gemaakt wordt. “Wij zorgen voor voldoende aanwas van leveranciers”, vertelt Waaijenberg. “We zijn zelf dus geen uitzendbureau of intermediair, maar een managed service provider die namens de opdrachtgever handelt. Wij leveren geen eigen mensen.”

In 2018 is Staffing MS overgenomen door HeadFirst Group, waar ook de labels HeadFirst, Source,  Myler, Proud Company en Designated Professionals onder vallen. Staffing MS is een zelfstandige business unit binnen de groep, waarmee het zijn eigen identiteit behoudt en de onafhankelijkheid, die als managed service aanbieder essentieel is, wordt verankerd.

E-invoicing en reversed billing
Staffing MS doet ook het contractbeheer, dossierbeheer en de facturatie voor klanten. Waaijenberg - die een achtergrond heeft in financiën en ICT - bemoeit zich graag met deze processen. “Betaaltermijnen worden vaak overschreden in deze business”, stelt Waaijenberg. “Dit heeft meestal te maken met de administratieve afhandeling die plaatsvindt, waarbij de factuur langs verschillende afdelingen moet om geaccordeerd te worden.”

Dit vindt de directeur van Staffing MS niet efficiënt. De managed service organisatie werkt met het Vendor Management Systeem van Nétive. Deze tooling zorgt voor alle stapjes in inhuurproces, van aanvraag tot facturatie. Hierin heeft Waaijenberg de laatste jaren voor de nodige innovaties, zoals e-invoicing, gezorgd. Sinds 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) te sturen. Pdf-facturen mogen niet meer. Om de facturen digitaal te kunnen aanbieden werkt Staffing MS samen met Storecove. “Normaal stuurden we een pdf naar de klant, nu een signaal naar Storecove. Via het PEPPOL-netwerk stuurt Storecove de UBL-facturen (Europese standaard) van boekhouding naar boekhouding. Wij zijn blij met dit soort oplossingen, want het helpt ons het proces te optimaliseren voor de opdrachtgever”, aldus Waaijenberg. “Verplichtstelling door de overheid was niet de reden om hiermee te beginnen. Wij gebruikten al XML-format. Een uniforme standaard geeft ons veel meer ruimte om dingen generalistisch op te lossen. Het is niet voor één klant, maar voor een heleboel klanten een oplossing. Ons proces wordt er ook efficiënter van. Minder stapjes, minder papierwerk én minder handmatig werk.”

Voor Staffing MS is dit een manier om een win-winsituatie te creëren. Bijvoorbeeld door betalingen over te nemen, e-factureren te faciliteren en nieuwe apps in te zetten om uren te accorderen. “We zijn altijd op zoek naar verdere optimalisaties”, aldus Waaijenberg. “Een ander mooi voorbeeld is reversed billing. Dan hoeft de leverancier ons geen factuur meer te sturen. Wij sturen hen een factuur op basis van wat de opdrachtgever aan uren heeft goedgekeurd. Het enige wat de leverancier nog hoeft te doen is een eigen invoice-nummer toekennen en indienen. Wij kunnen de facturen ook electronisch aanbieden in UBL, zodat de leverancier deze direct in de boekhouding kan verwerken.”

Veranderingen in de flexmarkt
Het is een goede tijd om in de flexibele arbeidsmarkt te zitten. Er heerst schaarste. In steeds meer beroepsgroepen melden werkgevers een tekort aan geschikte professionals. Waaijenberg merkt dat met name om ICT-professionals de strijd is losgebarsten. Dat betekent dat je als opdrachtgever creatiever moet zijn in het afsluiten van overeenkomsten met leveranciers. Hoe zorg je dat leveranciers aan jou leveren en niet je concurrent? Waaijenberg: “Wees zichtbaar en kom afspraken na. Daardoor zorg je dat leveranciers verbonden blijven.” 

Een sneller betaalproces is hier ook onderdeel van. “Wanneer je bij de ene opdrachtgever drie maanden op je geld moet wachten en bij de andere netjes binnen 30 dagen betaald krijgt, weet je wel waar de professional naar toe gaat. We kunnen de poel niet groter maken, maar je kunt wel zorgen dat zij aan je gebonden worden. Procesoptimalisatie helpt mee. Hoe laagdrempeliger, hoe beter.”

“Ik sta altijd open voor innovatie, want zo kun je de dienstverlening verbeteren naar je klanten toe”, besluit de directeur van Staffing MS. “Maar het houdt onze interne organisatie ook scherp. Wat doe je handmatig en wat kun je procesmatig oplossen? Wij blijven altijd zoeken naar verdere verbeteringen.”