Wim Westerbeek, IB-Groep: 'Bijna klaar voor de toekomst'

De IB-Groep staat voor belangrijke veranderingen. Over een aantal jaar moet de informatiebeheerder hetzelfde werk verzetten met aanzienlijk minder kosten, óf meer werk verzetten met dezelfde kosten. Wim Westerbeek, concerncontroller, vertelt waarom de IB-Groep desondanks een leuke werkgever is. 'We zijn hier soms te bescheiden, maar er gebeurt hier heel veel.'

Zeg 'lenen in Groningen' en iedereen weet waar je het over hebt. De IB-Groep, een zelfstandig bestuursorgaan dat in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een aantal onderwijswetten en -regelingen uitvoert, geniet grote bekendheid. Dankzij die bekendheid en goede naam kan de organisatie in de toekomst hopelijk meer taken op zich nemen, vertelt concerncontroller Wim Westerbeek.

'Nummer één is voor ons de studiefinanciering, dat is het water in de kraan. Maar onze organisatie is zo ingericht, dat wij ook andere informatie kunnen beheren. Zo voeren wij sinds 1 januari van dit jaar de Wet inburgering uit, in opdracht van het ministerie van VROM. We nemen op verschillende locaties het inburgeringsexamens af en zorgen voor leningen en vergoedingen voor inburgeringsplichtingen.

Daarnaast ondersteunen wij onder meer de Nederlandse gemeenten met het beheer van de centrale informatiesystemen voor de inburgering. De registratie van persoonsgegevens wordt een steeds groter issue, dus ook daarin kunnen wij in de toekomst wellicht een rol spelen. Als we op die manier meer werk kunnen uitvoeren met dezelfde hoeveelheid mensen kunnen we daarmee een deel van de nodige besparingen realiseren.

Kortom: we richten ons als IB-Groep op de volle breedte van het onderwijsveld.' Besparingen zijn nodig. Dankzij verbeterprojecten moet de organisatie structurele besparingen realiseren. Doelmatiger werken is de eerste stap.

Westerbeek: 'Ingewikkelde procedures en dubbel werk moeten we direct afschaffen. Is het altijd wel nodig om externen in te huren voor een onderzoek? Of was de uitkomst eigenlijk toch al duidelijk? Soms is de beveiliging bovenmatig en dus onnodig. Daarnaast gaan we een reductie aanbrengen in de complexiteit van onze systemen.'

Volgens Westerbeek is het niet vervelend om zo te proberen de organisatie met minder geld het- zelfde werk te laten doen. 'Het is heel leuk om hier samen met medewerkers op een constructieve en creatieve manier over na te denken. Dit doen we in gelaagde reviews, tijdens werkoverleggen en we hebben bijvoorbeeld een ideeënbus. De directie is laagdrempelig en staat open voor ideeën, dus iedereen kan zijn of haar bijdrage leveren.'

Spannend
Die openheid is volgens Westerbeek precies wat het werken bij de IB-Groep zo leuk maakt. 'Er gebeurt ontzettend veel, dit is een hele dynamische organisatie. Het kan nog wat resultaatgerichter, soms zijn procedures heilig. Die houding willen we nu  doorbreken.

Ook is de organisatie soms te bescheiden: 'het kon minder', is vaak het hoogste compliment dat je kunt krijgen. Maar dat heeft natuurlijk ook te maken met de nuchtere, noordelijke cultuur.' Het salaris is goed, maar waarschijnlijk niet de doorslaggevende reden om te solliciteren bij IB-Groep. Uiteraard wordt de Balkenendenorm aangehouden.

'Uit het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek bleek dat 80 procent tevreden is over de primaire en 90 procent over de secundaire arbeidsvoorwaarden. Maar ook voor mijzelf was het maatschappelijke belang van de organisatie de doorslaggevende reden om hier te gaan werken. Het is geen organisatie met een winstoogmerk, maar dat maakt het werken hier zeker niet minder spannend', vindt Westerbeek.

Financiële vakkennis is uiteraard de basis voor de medewerkers van de financiële afdeling van IB-Groep. Maar Westerbeek verwacht meer. 'De mensen die hier werken zijn een gesprekspartner voor het lijnmanagement. Voorheen was het puur analyseren en financiële verslaglegging, nu zitten controllers elk kwartaal met het management om de tafel voor de kwartaalreview. Zitten we op de norm, wat kan er beter? Dat vereist hele andere kwaliteiten van de financieel medewerkers.'

Voor ingewikkelde berekeningen en analyses hoeven potentiële medewerkers niet naar Groningen. 'De functies die wij hier hebben zijn interessant voor controllers. Ook hele introverte medewerkers hebben wij weinig te bieden. Natuurlijk hebben wij wel een aantal mensen nodig dat bijvoorbeeld kostenverdeelstaten maakt. Maar de nadruk ligt op resultaatgerichte mensen die pro-actief zijn, over inlevingsvermogen beschikken én humor hebben', licht Westerbeek toe.

Nabellen
Talent met genoemde kwaliteiten krijgt kansen binnen de IB-Groep, onafhankelijk van leeftijd of anciënniteit. Er zijn meerdere doorgroeiscenario's, een daarvan is van junior controller via businesscontroller naar directiecontroller. Ook bestaat de mogelijkheid om door te groeien naar de functie van projectcontroller.

Westerbeek: 'Om de ontwikkeling en mobiliteit van onze mensen te stimuleren hebben we de IB-Academy opgericht. Dankzij deze en andere instrumenten is de mobiliteit de laatste jaren gestegen van vijf naar vijftien procent. Ook de samenwerking binnen Noorderlink, een netwerk waarin veel grote werkgevers in het Noorden vertegenwoordigd zijn, draagt hieraan bij.'

Veel medewerkers in financiële functies volgen de controllersopleiding aan de Rijksuniversiteit Groningen. 'Die is gericht op financiële competenties en dankzij deze opleiding zijn medewerkers helemaal op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

De business balanced scorecard, enterprise risk management, op dat soort gebieden ben je na deze opleiding helemaal bij', aldus Westerbeek. Wie deze postdocopleiding volgt, bepalen medewerkers en leidinggevenden in overleg.

Verder heeft IB-Groep een managementtraineeship, waarin starters gedurende twee jaar op verschillende werkplekken ervaring opdoen en bij gebleken geschiktheid vervolgens een vast dienstverband krijgen aangeboden. Maar medewerkers ontwikkelen zich bij de IBGroep niet alleen via opleidingen.

'Het is heel belangrijk dat medewerkers groeien op het vlak van houding en gedrag en dat leer je met name op de werkplek. Dat kunnen ook hele praktische zaken zijn. Bijvoorbeeld: neem nooit aan dat iets geregeld is, vraag het altijd na. Vaak zeggen mensen 'ja ik heb daarover gemaild', maar dat is niet voldoende. Als iets belangrijk is, bel je even na, of je gaat even om tafel zitten om er zeker van te zijn dat de boodschap is overgekomen. De naam van onze functie zegt het al: het gaat om controleren en beheersen. Niet aannemen!'

Tien jaar
Voor de IB-Groep is het een voordeel dat de werkgelegenheid in het noorden van het land wat minder is. Daardoor is het voor de organisatie relatief makkelijk om financials binnen te halen. 'De economie groeit sneller in het westen, het noorden is in dat soort ontwikkelingen altijd volgend. Dat neemt niet weg dat goede financials altijd schaars zijn, dus hen wil je binnenhalen en aan je binden.

Om nader kennis te maken met Groningse studenten geef ik regelmatig presentaties op de universiteit of binnen andere gremia. Ook hoofddirecteur Chris Spanjaard doet dat. Verder proberen we uiteraard ons werk zo goed mogelijk te doen, want dat maakt je interessant voor potentiële medewerkers. Iedereen werkt toch het liefst bij een dynamische organisatie die goed bekend staat?'

Ten slotte is de locatie, vlakbij station Groningen, voor veel noorderlingen misschien wel een reden om eens te informeren over de mogelijkheden. 'Zelf reisde ik jarenlang vanuit Assen op en neer naar Amersfoort. Dan is dit echt wel een verademing', bekent Westerbeek. Op dit moment is 'Groningen' bezig haar strategie te formuleren. Waar moet de IB-Groep staan over tien jaar?

'De jeugd is ict-georiënteerd, dus we zullen bijvoorbeeld veel meer webbased moeten werken. Nu gebruiken we nog fysieke handtekeningen, maar kunnen we straks niet uit de voeten met DigiD? Er zijn nog steeds handmatige lijsten die we bijhouden, maar worden we daar echt beter van? Zou de frontoffice niet één geheel moeten zijn?

We bevinden ons nu nog in de fase van onderzoek, waarin vooral gelet wordt op doelmatigheid en resultaatgerichtheid. Maar willen we onze doelstellingen echt gaan realiseren, dan is een open, resultaatgerichte en duidelijke samenwerking van het IB-Groepmanagement en medewerkers essentieel.'

checklist talentmanagement
• Stimuleer ontwikkeling en mobiliteit
• Samenwerking met andere werkgevers in de buurt
• Creëer ruimte voor opleidingen
• Neem starters aan voor traineeships
• Houd presentaties op universiteiten en hogescholen
• Neem mensen aan met gevoel voor maatschappelijk belang
• Houd de sfeer open en laagdrempelig

Persoonlijk
Naam: Wim Westerbeek
Functie: Concerncontroller
Bedrijf: IB-Groep
Leeftijd: 43 jaar
Hobby: Hardlopen
Loopbaan: Na veertien jaar bij KPN gewerkt te hebben in diverse functies overgestapt naar Essent. Na vijf jaar bij deze energiemaatschappij op 1 november 2006 gestart bij de IB-Groep.

Team
Aantal medewerkers: 1.400
Aantal medewerkers in financiële of administratie functie: 70
Aantal medewerkers concerncontrolfunctie: 6
Typering team: Gedreven mensen die betrokken zijn bij en meehelpen met de besturing van de IB-Groep
Systemen: SAP (bezig met implementatie) en FMS