SAP leren op je werkplek

SAP leren terwijl je aan het werk bent. Kan dat? Traditioneel leer je SAP in geplande klassikale opleidingen. Leren houdt echter niet op als je het opleidingslokaal verlaat. Dan begint het eigenlijk pas. Het reproduceren van opgedane kennis en toepassen in de praktijk blijkt lastiger dan gedacht. Bovendien zijn er nog zoveel andere applicaties waar financials mee werken. Kun je al deze applicaties niet gewoon leren terwijl je er mee aan het werk bent? Kun je van je werkplek een leerplek maken. Maar hoe geef je dat vorm?

Slechts 10% van wat we voor ons werk moeten weten hebben we in een formele training geleerd. 20% Komt tot ons via coaching en feedback en de resterende 70% leren we als we aan het werk zijn. Deze cijfers zijn afkomstig uit een onderzoek van Charles Jennings. De percentages mogen dan misschien per organisatie verschillen, ze geven wel een duidelijke trend weer. Leren doen we vooral tijdens het werken zelf, op een informele manier. 
 
Toch is onze eerste SAP-training vaak een klassikale introductietraining, al dan niet In-company uitgevoerd. Na twee dagen ken je het concept achter de applicatie, heb je de relevante begrippen gehoord, kun je alle basishandelingen uitvoeren en neem je een lange lijst aan tips & tricks mee naar huis. En dan? Het gebruik van verschillende rekeningschema’s moet eerst nog door de ICT-afdeling worden ingericht. Die handige rapportages die je in de training hebt geleerd komen pas over 3 weken bij de maandafsluiting van pas. Kun je ze dan nog reproduceren? En hoe zat het ook al weer met het matchen van inkoopfacturen? Leren houdt dus blijkbaar niet op bij het verlaten van het opleidingslokaal.
 
Leren buiten het opleidingslokaal
Naast het 70/20/10-model hoor je opleidingskundigen vaak over de Lerende Organisatie. Volgens Wikipedia ‘bevordert een lerende organisatie de scholing en ontwikkeling van al haar leden om zichzelf voortdurend aan te passen aan haar veranderende omgeving’. Als één van de bedrijfskritische applicaties wordt het SAP-systeem continue aangepast aan de veranderende wereld om ons heen. Nieuwe releases, nieuwe functionaliteiten en nieuwe interfaces. Maar ook nieuwe medewerkers, gewijzigde processen en aangepaste werkinstructies. Hoe kun je je organisatie hier goed op voorbereiden?
 
Kennisopbouw is nog geen kennisborging: Je hebt een klassikale training gevolgd. Prima trainer, waar je veel van hebt geleerd. Hoe ga je de opgedane kennis borgen voor de toekomst? Toch niet door de cursusmap in de kast op je afdeling te plaatsen? Moeten al je collega's hetzelfde klassikale programma volgen? Hoe voorkom je dat de opgedane kennis weglekt als jij de organisatie verlaat? 
_______________________________________________________________________
De training SAP for Financials geeft u als financial een geweldig inzicht in SAP. De training geeft u tal van handige trucs en shortcuts. Met de opgedane kennis presenteert u rapportages waar u en de organisatie mee kunnen scoren. Meld u direct aan
_______________________________________________________________________ 
 
Eén manier van werken: Een training wordt vaak ingezet om één manier van werken te leren. Op zich een prima gedachte, maar kun je de zo vurig gewenste uniforme werkwijze ook echt afdwingen op deze manier? Die ene uitzondering in dat specifieke proces vraagt om een speciale afhandeling. Hoe garandeer je dat dat gebeurt en dat iedereen dat ook echt op dezelfde manier doet?
 
Leren als het nodig is: tijdens de training heb je geleerd hoe je bepaalde handelingen uitvoert in je SAP-systeem. Nu ben je terug op je werkplek en moet je de opgedane kennis echt toepassen. Waar val je op terug? De hand-out van de training geeft helaas geen antwoord, want jouw SAP-systeem wijkt af het trainingssysteem dat de trainer gebruikte. Wat nu? Je moet nu verder en kunt niet wachten tot je in een volgende training de kans krijgt deze vraag te stellen. 
 
Electronic Performance Support
Begin met de klassikale training. Die geeft je de basis die absoluut noodzakelijk is. Je maakt kennis met het concept achter de applicatie, leert de relevante begrippen, weet na afloop hoe je de basishandelingen moet uitvoeren en neemt de nodige tips & tricks mee naar huis. En dan wordt het tijd om de volgende stap te zetten. De introductie van Electronic Performance Support (EPS). 
 
Micro-learning: Korte simulaties van SAP-transacties en instructies die je direct antwoord geven op je vraag. Geen lange eLearning die 2 uur duurt en waar datgene wat jij nodig hebt pas tegen het einde aan bod komt. Korte doeltreffende elektronische werkinstructies die je in je scherm naast het SAP-systeem ziet staan. En weet je weer hoe je verder moet, dan stop je de instructie. 
 
Contextgevoelig: Je wilt niet zoeken naar antwoorden. Het is immers geen Google. Het liefst wil je dat met één muisklik het juiste instructiefilmpje getoond wordt, namelijk van de SAP-transactie waarin je op dat moment aan het werk bent. 
 
Eén versie van de waarheid: Altijd de juiste versie van je content beschikbaar, vanaf iedere locatie, op ieder moment en in de juiste taal. Dezelfde content voor de één gepresenteerd als Quick Reference Card. Voor de ander met een uitgebreide procesflow waarin alle velden tot in detail worden beschreven.
 
Rolgebaseerd: Hoe fijn is het om alleen die content te zien die voor jouw rol relevant is? Dezelfde SAP-transacties kunnen door meerdere rollen worden gebruikt. Je wilt weten welke gegevens en handelingen bij jouw rol horen. Het kan nuttig zijn om te weten hoe andere transacties uit het proces moeten worden uitgevoerd. Maar is dat de informatie die je nu nodig hebt? Die wil je liever op een later moment raadplegen. Nu wil je vooral verder met je werk.  
 
EPS-software heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een volwaardige en ook betaalbare oplossing. Niet alleen voor organisaties met duizenden gebruikers, maar ook voor kleinere is de business case rond te krijgen. En de content, die kun je gewoon zelf maken. Als inhoudelijk deskundige weet je immers het beste hoe de SAP-software voor jouw processen werkt. Content maak je daarom zonder hulp van de ICT-afdeling en zonder externe deskundigen. Met één opname van een SAP-transactie creëer je de verschillende soorten output. En niet alleen de Quick Reference Card of de Procesflow, maar ook testscripts en testscenario’s. Bovendien kun je dezelfde EPS-software inzetten om content te maken voor andere applicaties en vermindert de druk op de helpdesk. De zelfredzaamheid van gebruikers neemt immers toe.
 
Conclusie 
SAP leren terwijl je aan het werk bent. Kan dat? Met Electronic Performance Support ontwikkel je eenvoudig je eigen content waarmee je niet alleen kennis opbouwt, maar vooral ook borgt. Zo maak je van je werkplek een echte leerplek. Niet alleen om SAP te leren, maar ook al die andere applicaties die je dagelijks gebruikt. En met de klassikale training maak je nog steeds een kickstart.
 
Carlo van Schijndel is werkzaam bij Ctac als Learning Consultant. In die functie geeft Carlo advies op gebied van SAP opleidingen, schrijft opleidingsplannen en coördineert de uitvoering daarvan. Carlo van Schijndel is tevens docent voor Alex van Groningen voor de training SAP voor Financials.

Krijg een perfect inzicht in SAP

De training SAP voor Financials (14 PE-uren) geeft je als financial een geweldig inzicht in de essentie van SAP. Ontdek handige trucs en shortcuts om snel door te dringen tot de kern van de zaak. Met de opgedane kennis presenteer je rapportages waar jij en de organisatie mee kunnen scoren.

Bekijk het programma