Omgaan met GATCA: In-house of uitbesteden?

In navolging van de Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA) in de Verenigde Staten, is er nu een wereldwijde versie: de "Global Account Tax Compliance Act" (GATCA). De OECD heeft de eerste versie van deze wetgeving in juli 2014 uitgebracht en inmiddels hebben 65 landen zich er publiekelijk achter geschaard.


Net zoals zijn voorganger is de GATCA ingevoerd als reactie op het groeiend bewustzijn van offshore belastingontwijking, het verhogen van transparantie en het aanmoedigen van het melden van misstanden. Veel landen en internationale financiële instanties hebben interesse getoond in GATCA, omdat het een multilaterale en algemene standaard is.  

Maar het naleven van GATCA stelt bedrijven voor grote uitdagingen. Veel bedrijven vergelijken daarom de voor- en nadelen van een in-house GATCA toepassing versus uitbesteding via een Governance, Risk and Compliance (GRC) aanbieder. Om te helpen in deze keuze hebben wij alvast de voor- en nadelen uiteengezet.

Voordelen van het kopen van een GATCA toepassing:
 
Complexiteit van offload
Grote financiële instanties met kantoren wereldwijd hebben te maken met een complexe sector, een ogenschijnlijke ontelbaar aantal fiscale boekhoudingsmethoden en belastbare transactiecategorieën. De meeste bedrijven willen een aanbieder met ervaring in MiFID I, Dodd Frank Act, FACTA en EMIR toepassingen.

Bijkomende geloofwaardigheid.
Een GRC toepassing van een bekende GRC aanbieder komt meer legitiem over bij de betrokken instanties. Deze aanbieders zijn het best bekend met de best practices van de sector. Daarnaast is het hun werk om bovenop de nieuwste trends en vooruitgangen te zitten.

Korte implementatie spanne.
Een implementatie van een derde (GRC aanbieder) gaat vaak veel sneller dan een in-house project. 

Continue zekerheid.
Gevestigde aanbieders kunnen advies geven over de onvermijdelijke veranderingen in de regulering en het proces periodiek evalueren. Alles om er voor te zorgen dat het bedrijf zich continu aan de regels kan houden. Ze zijn daarnaast ook beschikbaar op de langere termijn voor het toepassen van veranderingen en verbeteringen.

Lagere eigendomskosten.
Bedrijven die voor een in-house toepassing gaan vergeten vaak de verborgen kosten van zo’n oplossing. Voorbeelden zijn trainingen voor personeel, rekening houden met de impact van wisselende middelen en falende stappen tijdens het project door onervarenheid. Daarnaast zijn bekwame mensen nodig voor continu onderhoud en upgrades, maar deze bekwame mensen worden na het implementeren vaak overgezet naar nieuwe projecten.

Nadelen van het kopen van een GATCA toepassing:
 
Hoge startkosten.
Vergunningskosten zijn vaak hoog in de eerste jaren vanwege de implementatiekosten van het nieuwe systeem, maar dalen gestaag na verloop van tijd. Het is mogelijk dat u geen budget heeft voor het kopen van een bestaande toepassing op korte termijn.

Aanpassingen.
Bestaande toepassingen, ongeacht hoe geraffineerd en uitgebreid ze ook zijn, moeten worden aangepast aan de bestaande mix van systemen en toepassingen, 
operationele platforms en de grote hoeveelheid aan speciale applicaties die uw financiële systeem beslaan. 

Voordelen ontwikkelen van een in-house GATCA toepassing:

Ingebouwde kennis.
Als uw IT afdeling goede technologische expertise heeft en goede ervaringen heeft met inpassen van nieuwe toepassingen, dan kunnen de nieuwe interfaces gemakkelijk ingebouwd worden tussen de bestaande system om de benodigde informatie en data op te vangen en te verwerken.  

Bekendheid met systemen.
Typische moeilijkheden voor implementatie van nieuwe regulering zijn: sourcing-data uit verschillende applicaties en het integreren met bestaande applicaties. Deze problemen kunnen worden verholpen met in-house personeel dat bekend is met front- en backoffice system details. 

Precies passend.
Er hoeven geen compromissen worden gesloten over bedrijfsvoorwaarden of het aanpassen van one-size-fits-all producten. Uw eigen toepassing kan van de grond af worden gebouwd om exact te voldoen aan de eisen van elke afdeling van uw bedrijf.

Lage startkosten.
Als het kopen van een GATCA toepassing hoge startkosten heeft dan, u raadt het al, zijn de startkosten van een in-house toepassing in vergelijking met een bestaande, gekochte toepassing laag.

Nadelen ontwikkelen van een in-house GATCA toepassing:

Omgaan met complexiteit.
Het kan lastig en tijdrovend zijn om de juiste en verantwoorde reportage-methoden te bepalen of het verzamelen van uitgebreide en specifieke data en het houden aan proces-eisen. 

Lange implementatie spanne.
Deze moeilijkheden zijn een enorme uitdaging voor in-house personeel als ze geen eerdere ervaring hebben met het runnen van gecompliceerde multi-system integratie projecten. De strenge tijdlijnen die GATCA oplegt geven nog eens extra druk.

Verborgen kosten.
U moet mogelijk investeren in ongeplande middelen of nieuwe technologieën. Het herverdelen van uw middelen zorgt ook voor extra kosten, namelijk in het vertragen of cancelen van andere belangrijke kernprojecten.

Kloof na implementatie.
Bedrijven vergeten vaak te zorgen voor continue upgrades en onderhoud nadat de implementatie is voltooid en het team weer verder gaat naar het volgende project.

Gebrek aan schaalbaarheid.
In-house toepassingen kunnen niet geschikt of niet in staat zijn om op of af te schalen in de toepassing van nieuwe regulering, waar regelmatig veranderingen plaatsvinden. 
 

Ervaren IT partner cruciaal
 
Kies voor een ervaren IT-specialist om u te adviseren tijdens de GATCA planning en implementatie; ongeacht de keuze die u maakt. Zoek een GRC partner die bekend is met het ontwikkelen van meldsystemen, best-practices gebruikt en de verschillende producten op de markt kent en begrijpt. 
De eerste GATCA deadline nadert: 20 januari 2016. Bedrijven zullen dan moeten beginnen met de 
adoptie van GATCA. De deadline voor de oplevering van de eerste rapportages is in Nederland september 2017. 

Door Subhasis Bandyopadhyay 


‘Subhasis Bandyopadhyay is Head Capital Markets CoE bij Mindtree. Hij heeft ruim 20 jaar ervaring in de mondiale financiële sector en de IT. Hij is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de financiële sector, domein consulting en strategisch relatiemanagement. Hij is nauw betrokken geweest bij het opzetten van Governance Risk and Compliance diensten voor de financiële sector en heeft deze geholpen een reactie te formuleren op nieuwe wet- en regelgeving.’