Interne doorbelastingen, bron van discussies...

'Wat zijn jullie ervaringen met interne doorbelastingen van diensten (HR, Finance, secretariaat, Facility) en andere minder goed toe te rekenen kosten (ICT) binnen een groepstructuur?' Zo opent Arjon Breeman (Controller bij HSO Netherlands) onlangs een discussie in de LinkedIn-groep 'Finance Professionals Netherlands'. Hoe gaan finance professionals om met interne doorbelasting?

‘Hoe je ook verdeelt (headcount, omzet, m2, procentueel), altijd is er discussie omdat de ontvanger (P&L-verantwoordelijke) meer voordelen ziet in een andere verdeelsleutel', aldus Breeman. 'Heeft er iemand ervaring met een vorm van doorbelasten die praktisch goed uitvoerbaar is en discussies voorkomt? Welke tooling gebruiken jullie daar zoal bij? En wat is de frequentie van bijstelling? Ik hoor graag jullie bevindingen.’

De eerste reactie komt van Arjen Vonk (interim controller bij Quintes holding BV): ‘Veel gezien en inderdaad vaak een bron van gedoe. Naar mijn mening moet je de kosten daar laten waar ze beïnvloed kunnen worden, en is het doorbelasten veelal enkel een boekhoudkundige exercitie die niet echt bijdraagt tot een beter inzicht in de totale kosten van de onderneming.’

Viola Poppe (bedrijfsvoering binnen onderwijs) sluit zich hier bij aan: ‘Een boekhoudkundige exercitie waar niemand vrolijker van wordt, en die weinig oplevert. Kost meestal ook nog veel tijd qua uitvoering en discussies. Die tijd kun je beter gebruiken voor zaken die er wel toe doen: de beïnvloedbare kosten per afdeling bespreken bijvoorbeeld. Of forecasts maken en scenario's doorrekenen zodat aan de hand daarvan beleid kan worden bepaald. Met al die doorbelaste kosten creëer je naar mijn mening een schijnwerkelijkheid.’

Hier komt weinig tegengeluid op, maar wat zijn dan wel goede methodes hiervoor? Reynout Vroegop (CFO bij Jones Lang LaSalle) doet een duit in het zakje. ‘Voer één keer per jaar een goede discussie over wat er verwacht wordt van de ondersteunende activiteiten en wordt het in de slipstream daarvan eens over de allocatie principes. Dat werkt het best. Doe je eerste goed, dan is tweede een fluitje van een cent.’

‘Mijn mening is eigenlijk heel simpel’, schrijft Andy Njoo (Controller bij Outokumpu Plate Service Centers). ‘Interne doorbelasting is eigenlijk niets anders dan kostenallocatie: hoe kan ik er als organisatie voor zorgen dat de (indirecte) kosten op de juiste wijze worden gepresenteerd daar waar het thuishoort? Iedere organisatie heeft nu eenmaal te maken met directe en indirecte kosten. Er zijn talloze methodieken om je indirecte kosten te alloceren naar kostendragers en ik denk niet dat er een juiste methodiek bestaat. Iedere organisatie bepaalt zelf over hoe en hoeveel. Belangrijk is niet alleen de acceptatie/transparantie van de methodiek binnen de organisatie te borgen, maar ook dat deze kosten gemanaged worden. Daarom moet er een eigenaar zijn van deze kosten. Een alternatief is om deze indirecte kosten niet te verder te alloceren, maar deze centraal te houden en beheren.’

Paul Huigens (Turbocratie; Vinvis Tax & Finance): ‘Interessante discussie, ik heb de ervaring dat er in de doorbelastingsdiscussie vaak nogal veel zaken door elkaar lopen, die elk een eigen dynamiek hebben: 
1) Transfer pricing: als je de discussie voert in een internationale organisatie, dan heb je weinig keuzevrijheid: dan moet je (met inachtneming van strikte regels) kosten doorbelasten. Ook de overhead. 
2) Waar het interne voortbrengingskosten betreft, zou je verwachten dat je eerder overgaat tot het intern verrekenen van kosten – omdat deze kosten met de voortbrenging te maken hebben. 
3) Als de kosten beïnvloedbaar zijn door de afnemers, zou interne doorbelasting kunnen worden toegepast en nuttig zijn. Zie de discussie hiervoor over beïnvloedbaarheid van kosten. Dit kan wel tot meningsverschillen leiden over waar de kosten te beïnvloeden zijn – maar dat is een eerlijke discussie om te voeren. 
4) Als de kosten niet beïnvloedbaar zijn door de betrokken afdeling of BU – dan heeft doorbelasten niet zoveel zin, is het misschien overbodig werk, of leidt het zelfs tot verkeerde beslissingen.
Dus – afgezien van de internationale dimensie – gaat het mijns inziens om de beïnvloedbaarheid, en daar moet je ook niet te makkelijk over denken.’

__________________________________________________________________________
In deze grootste finance LinkedIn groep van Nederland komen finance professionals samen om te discussiëren over en elkaar te adviseren in actuele vraagstukken vanuit de financiële wereld. Vergroot eenvoudig je netwerk. Word nu lid via fm.nl/linkedin.
__________________________________________________________________________