Ik moet het NU weten

Geen smoesjes en excuses meer, 'the sense of urgency is here and now': 8 tips om te overleven.

Een serie blogs over de praktijk van de coronacrisis.

BLOG - Fijn: je hoeft niemand meer te overtuigen, de CEO en CFO zijn je sponsor. Dat betekent dat je direct een aantal stappen kunt overslaan om eindelijk jouw daily close te implementeren. Geen workshops, geen oeverloze discussies, niets van dat al. De time is now!

Door André Salomons. Hij is expert in digitaal en efficiënt werken in de finance kolom en was internationaal actief in bijna elke finance rol. Hij schreef  "Van Slow Close naar Fast Close" en is mede-eigenaar van Financial suite®.

Wil je direct de informatie verzamelen en net als de RIVM dagelijks de getallen delen? Dat doe je zo:

In 8 stappen naar dagelijkse informatie

1. Bepaal je strategie: wil ik overleven, heb ik bestaansrecht?

2. Uitgangspunt: 'charge what the traffic can bear'.
De markt bepaalt je prijs. Kan jij het inkopen of maken en met (netto) winst verkopen? Dan heb je bestaansrecht. In andere gevallen, moet je je even achter de oren krabben: twee keer hetzelfde doen geeft twee keer dezelfde uitkomst, dus verzin een list als je wil overleven.

3. Bepaal wie je als sponsor nodig hebt om jouw strategie uit te voeren.

4. Maak een afspraak met je sponsors en leg in een uur uit wat je wil en hoe.
Toon bijvoorbeeld je lijst uit SharePoint om te laten zien hoe eenvoudig het is

5. Bepaal je need to know items.
Wat wil ik weten, wat is essentieel om te kunnen bijsturen? Volg dagelijks voor jou essentiële zaken, zodat je bijvoorbeeld nooit na zes weken pas weet dat je door een verbeterd resultaat ziet dat een afgestoten activiteit verlies opleverde.

6. Aan de slag dus!

7. Doe dat met Office365 / Microsoft Teams, als volgt:

  • maak een spreadsheet met jouw need to know items;
  • gebruik een SharePoint lijst en je hebt binnen een kwartier de structuur om je daginfo te verzamelen en te presenteren;
  • Microsoft Teams: je kan de lijst zelfs onder de files tab van Microsoft teams maken (mooie rapportages zijn dan lastiger);
  • volg dan je gekozen dagelijkse getallen in een SharePoint hub, communicatie, of teamsite.

8. Wil je een stap verder?
Koppel dan de SharePoint site aan een PowerBI omgeving:

  • de simpele versie: binnen een half uur life in je gekozen Microsoft Team;
  • de uitgebreide versie, in Power BI (leer hier hoe).

In de praktijk

Presenteer in een kwartier en zeven stappen je daginfo in Office365  voor één organisatie:

  • ga naar een SharePoint-site;
  • kies de optie Site Contents;
  • maak een nieuwe lijst;
  • naam: Daily Close;
  • vul de kolomnamen in volgens je spreadsheet in;
  • titel: datum;
  • de andere kolommen hebben een nummer-format;
  • zet het quickgraph-web-part op je home page en zie bijvoorbeeld de dagelijkse omzetten in een grafiek.

Het technische deel is klaar, nu de distributie nog

Dat kan binnen drie kwartier! Afhankelijk van de door jou gekozen oplossing, kan je de stakeholders via SharePoint makkelijk bezoekersrechten geven tot de pagina waarop de grafieken en de lijst staan.

Wil je meer? Gebruik dan Power BI en het bijbehorende web part om het in SharePoint of Microsoft Teams te zetten.Binnen drie kwartier kan je deze simpele versie operationeel hebben, in SharePoint en Microsoft Teams.

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit in Sharepoint:

en zo in Microsoft Teams:

 

Het is aan jou of je dagelijks geïnformeerd wordt. Hierboven staat wat en hoe je dat snel kan doen om NU de informatie dagelijks te hebben. Veel succes.

 

De blogs in deze serie:

Presenteer en onderhandel met resultaat

Wil je zelfverzekerd overkomen in presentaties en meer voor elkaar krijgen dan je voor mogelijk hield? De leergang Presentatie- en Onderhandelvaardigheden stelt je in staat deals succesvol af te ronden en een onvergetelijke indruk te maken tijdens presentaties. 

Bekijk het programma