Het neerzetten van een prestatiecultuur begint bij de digitalisering van Finance en HR.

Door Djaja Ottenhof

Een high performance organisatie draait om de mensen. Het is het talent dat bepaalt of een organisatie innovatief en wendbaar is. Om talent te laten bloeien is een goed functionerende HR-functie nodig. Daar hoort de inzet van data-analytics bij. Maar hoe werkt dat in de praktijk? In een webinar vertelden Bram Krijnen partner bij Crowe HR Services en Johan Dirven Directeur HR bij Mosadex Groep onlangs hoe zij het aanpakken.

Mosadex Groep bestaat uit dertien bedrijven die een grote rol spelen in de farmaceutische keten. Bedrijven van Mosadex distribueren en verkopen geneesmiddelen. Indirect bedient Mosadex zo meer dan elf miljoen Nederlanders. Het bedrijf is bezig om de ontwikkeling door te maken naar een high performance organisatie. Daarbij wordt het bedrijf bijgestaan door Crowe, dat HR-businesspartner is voor bedrijven uit het MKB en groot MKB. We zetten op basis van het webinar met Krijnen en Dirven 5 tips op een rij.

1. Digitalisering maakt ruimte voor HR
Mosadex en Crowe zijn drie jaar geleden gestart met een project om alle HR-processen te digitaliseren. Dat levert allereerst heel veel tijdswinst op zowel voor leidinggevenden als voor HR. Krijnen: “Het gaat om kernprocessen, van het sollicitatieproces tot een arbeidsovereenkomst, tot een beoordelingsgesprek, tot het moment dat iemand uit dienst gaat. Doordat je gaat digitaliseren, kun je het proces veel efficiënter doen en kost het minder tijd. De HR-afdeling krijgt dan veel meer tijd om bezig te zijn met de people-kant. Als je kijkt naar het rendement van de HR-strategie en dan teruggaat naar wat je nodig hebt om die te realiseren, dan is digitalisering het eerste.”

De tijd die HR krijgt kan het inzetten om de organisatie breder te gaan adviseren en ondersteunen. HR bij Mosadex biedt vanuit Den Bosch die ondersteuning aan de dertien dochterbedrijven. “Zij kunnen meekijken wat er uit data-analyses komt, waar zij afwijkingen ten opzichte van doelstellingen zien. Vervolgens kunnen zij meedenken hoe ze bedrijven kunnen helpen. Er zijn dertien bedrijven met dertien oplossingen voor dertien verschillende problemen. Je verrijkt zo de HR-rol binnen de organisatie op een manier die van enorm toegevoegde waarde is”, aldus Krijnen.

2. Data geeft een signaal, het gaat om het vervolg
Het beschikbaar hebben van data op zich is nooit genoeg, benadrukte Dirven. De data geeft een signaal, maar dat is maar het begin. Vervolgens moet een analyse worden gedaan. Hij gaf een voorbeeld aan de hand van de uitstroom. “Dat is eigenlijk heel simpel, het gaat om de vraag hoeveel mensen gaan uit dienst in een bepaalde periode? Dat is alleen geen cijfer waar je op zich iets mee kunt, het gaat erom met het management in gesprek te gaan over wat er aan de hand is.”

Hoge uitstroom kan bijvoorbeeld een gevolg zijn van het slecht functioneren van een leidinggevende, of juist van een verkeerd aannamebeleid aan de voorkant. Bij een van de bedrijven van Mosadex waar mensen snel weer weg gingen bleek dat er veel werk was waar niet iedereen geschikt voor is, vertelde Dirven. “Het bleek dat het werk dat daar gebeurde heel specialistisch controlewerk was bij een industriële apotheek. Niet iedereen kan dat. Met een partner hebben we een tool ingezet om bij de selectie aan de voorkant te zien of mensen dat wel interessant vinden.” Op deze manier leidt een signaal uit de data dan tot een interventie om het proces te verbeteren.

3. Data-analytics stelt hoge eisen aan HR
Deze benadering stelt wel hoge eisen aan HR. Alleen als daar de juiste competenties zitten, zal het team in staat zijn om de veel bredere rol te kunnen oppakken. Het wordt onderschat wat HR als businesspartner allemaal moet kunnen, denkt Dirven. “Dit is ontzettend breed. Je hebt het bijvoorbeeld ook over organisatiesensitiviteit. Jouw team moet zich mee kunnen ontwikkelen. Niet iedereen is goed in cijfers. Je moet erin investeren zodat iedereen zijn of haar talenten kan ontwikkelen en zo als team verder te gaan.”

HR moet daarvoor vaak een flinke professionaliseringsslag maken, benadrukte Krijnen. “Ik kom te veel bedrijven tegen die wel een behoorlijke omvang hebben, maar waar gewoon nog een personeelsadministratie zit. Bedrijven weten best wel welke kant ze op willen maar zitten met de vraag hoe ze dat moeten realiseren, hoe ze de HR-functie moeten inrichten? Bedrijven die nog een personeelsadministratie hebben en niet digitaal zijn kunnen nog niet bezig zijn met die prestatiecultuur. Juist door die stap te zetten ontlast je de afdeling en kun je mensen aanhaken die veel meer competenties meebrengen.”

4. HR-analytics is voor elke organisatie toegankelijk
Pakweg tien jaar geleden was HR-analytics alleen toegankelijk voor grotere organisaties omdat slechts een beperkt aantal grote softwarehuizen het aanbood. Dat is nu totaal anders, stelde Krijnen. Er is een veel breder aanbod aan technologische oplossingen en eventuele ontbrekende expertise is goed van buiten te halen. “Kijk je vanuit een bedrijf dan denk ik dat je je goed moet afvragen welke competenties je nodig hebt. Een van die competenties is data-analyse. Bedrijven zijn heel erg aan het kijken welke competenties ze aan boord hebben. Het kan ook dat zij een partij aan boord halen, dat zien we meer bij het MKB. Ze zorgen dat ze partijen aanhaken die ze daarin kunnen helpen versnellen.”

5. Er kan nog veel meer door koppeling van HR- en businessdata
Door de koppeling tussen HR en andere data te leggen ontstaan nog veel meer mogelijkheden om een organisatie vooruit te brengen. Mosadex zet bij doorstroming in cruciale functies assessments in, vertelde Dirven. Het bedrijf doet daarbij een ACT-meting die talenten maar ook minder sterke punten van medewerkers in kaart brengt. Op dat vlak liggen nog veel kansen. “Wat ik graag zou willen bouwen is een talentprogramma waarin je de talenten van mensen kwijt kunt en dan vanuit hun eigen omgeving kunt kijken of een functie elders past bij die talenten zodat ze zelf stap een kunnen zetten op een vacature”, blikte hij vooruit op de toekomst van HR-analytics bij Mosadex.