Binnen het budget blijven is voor veel managers een opgave. Diezelfde managers staan voor de opgave om voortdurend en op creatieve wijze te zoeken naar kostenbesparingsmogelijkheden; een actie die normaliter tegen de aard van een manager indruist. Voor u als controller in een organisatie is het eveneens van belang om besparingsmogelijkheden te signaleren. 7 tips voor controllers.

Door Koos Overbeeke
 
Voor het signaleren van besparingsmogelijkheden bevind u zich in een uitstekende positie en u kunt uw status hiermee aanmerkelijk versterken.  Maar minstens zo belangrijk is het om na te denken over hoe u uw inzichten op een positieve manier voor het voetlicht van managers krijgt.

1. Weet hoe de hazen lopen
Voor u met een voorstel naar voren komt is het van belang om goed te kijken wie de echte beslissers in de organisatie zijn. Hiërarchische posities en functiebenamingen kunnen hierbij misleidend werken. Soms heeft een office manager veel meer invloed dan haar formele positie doet vermoeden. Hetzelfde geld voor de assistent of secretaris van de CEO. Ook rijzende sterren net onder het niveau van het management team kunnen aanmerkelijke invloed hebben en vergeet nooit de invloed van informele leiders. Als u weet dat de formele beslissers hun kant op kijken op het moment dat een besluit moet vallen dan kunt u bij hen beter wat voorwerk verrichten.

2. Ken de harde cijfers
Overtuig u ervan dat u uw idee kunt onderbouwen met harde cijfers. Dat is altijd zo maar voor u als controller geldt deze regel dubbel. Met goede ideeën alleen redt u het niet. Als u denkt dat de organisatie met behoud van service en kwaliteit substantieel euro’s kan besparen door het bedrijfsrestaurant te outsourcen dan kunt u het beste harde gegevens daarover hebben. Cijfers die door een leverancier (in dit geval een bedrijfsrestaurateur) worden gesteund. Zij zullen u daar graag bij willen helpen.

3.  Ken het besluitvormingsproces
Ingrijpende besluiten worden nooit in één keer genomen. Meestal doorloopt het besluitvormingsproces drie fasen. De beeldvorming fase. De oordeelvorming fase en de besluitvormingsfase. Als uw organisatie geen formeel besluitvormingsproces kent verpak dan in uw voorstel om het idee op deze wijze aan te varen.

4.  Presenteer uw case
Produceer over uw voorstel een heldere en korte PowerPoint presentatie waarin de kerngegevens staan. Zorg tevens voor een ondersteunende spreadsheet waarin de details zijn uitgewerkt en die u als hand-out bij uw presentatie verstrekt. Des te meer harde cijfers u overlegt des te geloofwaardiger wordt uw case en des te meer kans u maakt op een positieve ontvangst van uw idee.



5.  Zorg voor follow up, wees een hulpbron
Wees discreet. Zorg voor follow up contacten met individuele beslissers maar doe dat onopvallend en nooit op opdringende wijze. Voorkom dat mensen het gevoel krijgen dat u ze onder druk zet. Het kost vaak tijd om ideeën te laten landen.  Gun het de tijd om te ontkiemen.  Biedt uzelf aan om vragen te beantwoorden die waarschijnlijk opkomen bij mensen zodra ze over het idee na gaan denken.

6.  Denk na over de strategie
Sommige ideeën kunnen snel en zonder ingrijpende impact worden gerealiseerd. Vaak kan dan nog binnen het lopende budgetjaar voordeel van uw idee worden geïncasseerd. Andere ideeën, zoals het voorbeeld van het uitbesteden van de bedrijfsrestauratie, lenen zich waarschijnlijk beter voor inpassing in de jaar planning en budget ronde.  Speel daar bij uw presentatie op in. U warmt de geesten op voor een besparingsdoelstelling die zal worden meegenomen in de planningsrichtlijnen voor het komend jaar.

7.  Ken de impact
Elke besparing heeft impact op andere aspecten van de bedrijfsvoering. Zorg dat u die aspecten overziet en dat u antwoorden weet op vragen die daarover zullen rijzen. In het voorbeeld van de bedrijfsrestauratie zullen er vragen komen over wat er met het personeel gebeurt?  Gaan ze mee over? Hoe staat het met de arbeidsvoorwaarden? Kunnen die bij de organisatie betrokken blijven? Etc. Hoe beter u op dit soort vragen bent voorbereid des te sterker wordt uw case.

Koos Overbeeke
Directeur en oprichter van Slagkracht Management bv. Daarvoor werkzaam geweest in ICT , HRM en Logistiek. In zijn laatste reguliere baan was Koos algemeen directeur van een groot logistiek centrum (300 FTE). Sinds 1995 werkt hij als adviseur en manager van veranderingen. Koos is gespecialiseerd in het oplossen van hardnekkig achterblijvende prestaties in business-, administratie- en IT processen.