Genomineerd Controller of the Year 2008: Maarten Verheul, Bandolera

Door de software van de fysieke administratie van de goederenbeweging te koppelen aan de financiële administratie is de efficiency op de administratieve organisatie bij Bandolera met sprongen vooruit gegaan. Dankzij groei krijgt de administratieve organisatie er steeds meer taken bij en neemt de omvang van de managementrapportages toe. Finance is een waardig onderdeel van de totale business.

Negen jaar geleden stapte Maarten Verheul voor het eerst de modebranche binnen, als controller bij Bandolera. Net als nu telde de financiële afdeling toen 8 fte, maar het bedrijf draaide slechts de helft van de huidige omzet. 'De administratieve organisatie was destijds zodanig georganiseerd, dat vrijwel alle handelingen veel tijd kosten.'

Dat moest anders. Om de financiële afdeling efficiënter te werk te laten gaan, zocht Verheul medewerking bij de IT-afdeling. Meteen werd er orde op zaken gesteld. 'In zo'n situatie kun je het beste maar bij het begin beginnen. De automatiseringprocessen die in de administratie zijn verwerkt, konden efficiënter worden ingericht en ook de rapportages konden stukken beter. Om een voorbeeld te noemen, de jaarrekening 1999 was eind januari 2001 pas klaar. Sindsdien hebben we grote sprongen gemaakt.'

De eisen die het management aan financials stelt, is dat de financiële administratie zoveel mogelijk de gewenste managementinformatie verstrekt en de sterke groei kan verwerken. Dat was negen jaar geleden niet het geval, er waren nog zoveel onbenutte mogelijkheden. Inmiddels is de administratieve organisatie daar beter op ingericht.

'De afgelopen twee jaar heeft de financiële functie bij Bandolera vooral te maken gehad met praktische wijzigingen. Door de groei zijn er steeds meer taken bij gekomen en neemt de omvang van de managementrapportages toe. Dat betekent vooral dat finance meer een onderdeel van de totale business is.'

Voorraad
'De komende jaren zal de financiële functie zich nog meer met controle zaken bezig moeten houden om de huidige groei te kunnen sturen. Een volgende stap in de ontwikkeling zou kunnen zijn om de inkooporderadministratie en de financiële administratie samen te voegen, aangezien de verkoopadministratie bij Bandelora altijd al een onderdeel van de financiële administratie is geweest. 'De modewereld is dynamisch en voortdurend aan veranderingen onderhevig. Momenteel bestaat de keten, die is opgericht in 1985, uit 51 eigen winkels van het merk Bandolera en Not the Same (NTS). Het damesmodelabel Bandolera wordt in veertig landen verkocht, NTS is in dertig landen verkrijgbaar.

'De business wordt hoofdzakelijk ingegeven door de kostprijs-voorraad verhouding', gaat Verheul verder. 'We hebben ervoor gezorgd dat de financiële administratie zo is ingericht, dat bij het binnenhalen van de gegevens voor de facturatie gelijktijdig een kostprijs-voorraadboeking in het systeem loopt. Een unicum in de textielbranche, waar incourantheid vaak aan de orde wordt gesteld.

Regelmatig overleg tussen de logistiek manager en de afdeling finance over de voorraad heeft geleid tot een overzichtelijker beeld van de business. Ook de opening van outletstores in winkelcentra in Lelystad en Roosendaal hebben ertoe bijgedragen dat er bewuster met de voorraad wordt omgegaan. 'Mode is seizoensgebonden en in principe slechts enkele maanden 'houdbaar'. Dat geldt niet voor de outletstores. Sinds de opening van deze twee winkels houden we er bewust rekening mee dat niet de complete voorraad kan worden verkocht, omdat de outletstores dan niets meer te bieden hebben.'

Om dit proces overzichtelijk in kaart te brengen, is er voor iedere collectie een kostprijsrekening en voorraadrekening ingericht, waardoor zelfs de winstgevendheid per collectie is te voorspellen. 'Bij het inrichten van de administratie moet je altijd een stap vooruit denken. Zo zijn we in de loop der jaren de hoge kosten voor de monsteraankopen gaan toerekenen aan de seizoenen.

De monsteraankopen drukken zwaar op de uiteindelijke aankoopprijs. Gevolg was een nog zuivere winst en verliesrekening. We houden altijd de focus op eventuele groei', aldus Verheul. En die groei is er. Onlangs maakte het bedrijf bekend dat het de komende maanden twintig nieuwe winkels opent in onder meer Nederland, België, Duitsland, Polen en Turkije. Ook door de veelbelovende start in de Verenigde Staten ligt het in de lijn der verwachting dat de ontwikkeling van de activiteiten in Amerika ervoor zorgen dat dit land belangrijk wordt bij de snelle groei van de onderneming wereldwijd.

Beursgang
Vanwege de groei overwoog het kledingconcern enkele jaren geleden de sprong naar de beurs te wagen. Zover kwam er echter niet. Hoewel de onderneming er op administratief gebied klaar voor was, heeft het Nederlandse damesmodelabel ervoor gekozen de voorgenomen uitbreiding te bekostigen met behulp van een achtergestelde lening. 'Een beursgang is een tijdrovende en arbeidsintensieve onderneming. Een achtergestelde lening, kost de organisatie veel minder werk en kunnen dezelfde resultaten worden bereikt.'

De medewerkers staan vierkant achter de veranderingen. ‘In een memo heb ik iedereen de veranderde werkwijze uitgelegd. Dat betaald zich al snel terug. We doen nog steeds hetzelfde werk, met het zelfde aantal mensen terwijl de omzet is verdubbeld.’

Momenteel is de inkoop (Bought Products) een belangrijke issue. Bought Products wordt nog te vaak achtergesteld. In de toekomst hoopt Verheul daar meer de aandacht op te vestigen. 'Het komt nu nog maar al te vaak voor, dat er na sluiting van de cijfers nog een rekening van een fabrikant uit India of Turkije binnenkomt. We moeten die leveranciers meer onder de duim krijgen en meer aandacht vestigen op administratieve verwerking van orders. Als dat eenmaal in de hand is, kan de organisatie nog verder groeien.'

PERSOONLIJK
Naam: Maarten Verheul
Leeftijd: 51
Bedrijf: Bandelora
Functie: CFO
Opleiding: HEAO Commerciële Economie
Loopbaan: Verheul begon na zijn studie in een commerciële functie bij een bank. Daarna werd hij creditmanager bij een handelsonderneming, relatiebeheerder bij een accountantskantoor om vervolgens als creditmanager aan de slag te gaan bij Bandolera. Sinds 2003 is hij er CFO.
Hobby’s: wielrennen

TEAM
Hoeveel fte in financiële functie: 8
Financiële systemen: Fashion 2000
Typering finance team: prettig team, dynamisch met elkaar samenwerken
Belangrijkste issue: meer aandacht voor de cashflow