Met het door onderzoeksbureau GBNED gelanceerde RGS Ready kan getoetst worden in hoeverre (boekhoud)software RGS ondersteunt.

“Leveranciers van boekhoudsoftware claimen RGS te ondersteunen, maar wat zegt dat eigenlijk? Nu is er “RGS Ready” om de mate van RGS ondersteuning objectief na te gaan,” aldus GBNED.

RGS

RGS staat voor ‘Referentie grootboekschema’ en is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS.

GBNED: “Opvallend is dat softwareleveranciers al snel roepen dat hun software ‘RGS’ ondersteunt, zonder dat de gebruiker precies weet wat met dit laatste bedoeld wordt. Want met alleen een RGS-codering opgeven in een vrij tekstveld binnen het grootboek komt de gebruiker niet ver. RGS moet per slot van rekening ondersteuning bieden in de rapportageketen(s) waaraan de boekhouding ten grondslag ligt. Stel dat u RGS handmatig heeft gekoppeld aan uw volledige rekeningschema en vervolgens wordt RGS nergens gebruikt in de rapportageketen. U heeft dan weliswaar kennis gemaakt met RGS en gesynchroniseerd met uw rekeningschema, maar dat is het dan.”

RGS Ready

Met boekhoudsoftware als uitgangspunt heeft onderzoeksbureau GBNED nu een set samengesteld van functionaliteit en eigenschappen die vallen onder ‘RGS Ready’. Zodat eenvoudig is te toetsen in hoeverre (boekhoud)software RGS ondersteunt. Het gaat om een twaalftal kenmerken die ook stuk voor stuk toegelicht worden.
 
Vorig jaar november is door GBNED gestart met een eerste concept van functionaliteit en eigenschappen met betrekking tot de mate van ondersteuning van RGS door boekhoudsoftware. Daarbij is gevraagd om suggesties. Onder meer door een oproep in haar rapport RGS: Uniform rekeningschema voor alle bedrijven en door directe contacten. Dit heeft geleid tot het huidige ‘RGS Ready’.

Het gaat hierbij om zaken als RGS koppelen aan een bestaande boekhouding, met als één van de eigenschappen de mogelijkheid om updates van het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker. Zodat de gebruiker automatisch kan beschikken over de meest recente versie van het RGS-schema in de software en daarbij ook inzicht heeft in de wijzigingen t.o.v. een vorig schema. Andere zaken hebben juist betrekking op het samenstellen en opvragen van rapportages op basis van RGS. Zoals het opvragen van een balans en resultatenrekening op basis van RGS-codes en de RGS-code vullen, naast de gebruikte grootboekrekening, in de XML Auditfile.
 
De komende maanden gaat onderzoeksbureau GBNED zich richten op de leveranciers van boekhoudsoftware om na te gaan in hoeverre hun software ‘RGS Ready’ is. Meer informatie over RGS Ready is te vinden op de gelijknamige website http://www.rgsready.nl/.