Budget in Excel onbetrouwbaar

HOE IS DEZE SITUATIE ONTSTAAN?
Het eerste budget komt vaak tot stand als de organisatie nog relatief klein is en iemand van de financiële afdeling die handig is met Excel er een opzet voor maakt. Al snel is er een Excelmodel dat precies voldoet aan de behoeften van het lopende budget dat de financiële afdeling moet opleveren. Dan ontstaat de wens om de andere afdelingen ook in het model en het budgetproces op te nemen. Het simpele Excelmodel bevat binnen afzienbare tijd een veelheid aan afdelingen die in één totaaloverzicht, met simpele celverwijzingen naar andere tabbladen, moeten worden opgeteld om tot een totaalbudget te komen.

WIJZIGINGEN AAN HET SPREADSHEET BUDGETMODEL
Tot het moment dat er iets in het model moet worden gewijzigd, gaat alles redelijk tot goed. Maar één simpele fout in een van de vele verwijzingsformules, en het budget klopt al niet meer. Nu moet er bijvoorbeeld een nieuw product of nieuwe dienst aan het budget worden toegevoegd. Alle gekoppelde sheets moeten doorlopen worden om deze wijziging aan te brengen. De kans op een fout zit in een klein hoekje.

Langzaam maar zeker begint het model te wankelen. Dan wordt besloten om bepaalde berekeningen dit jaar anders aan te pakken. Omdat het model aan het wankelen is, blijven de overige parameters staan en worden er nieuwe celverwijzingen gemaakt om de nieuwe berekeningen te kunnen realiseren. Niemand kan garanderen dat alle verwijzingen juist zijn en alles nalopen is te veel werk.

Budgetten worden vergeleken met de gerealiseerde cijfers. Deze gerealiseerde cijfers zijn zeer gedetailleerd en de wens wordt geuit om het budget verder te detailleren. Het Excelmodel wordt uitgebreid met extra regels. Nadat de eerste Excelsheet is gewijzigd, volgen de andere sheets, die verwijzen naar andere kostenplaatsen of businessunits. Kunt u zich voorstellen wat een tijd het uw medewerker kost om dit te realiseren en welke fouten er onherroepelijk ontstaan?

De vele onderzoeken die de afgelopen jaren zijn gedaan en op internet zijn gepubliceerd, beschrijven hoe serieus het probleem met spreadsheetfouten is. En in hoeverre bedrijven verkeerde keuzen hebben gemaakt op basis van deze spreadsheetmodellen. Onderzoekers zijn bijvoorbeeld Raymond Panko en Richard Halverson, die al in 1996 een taxonomie hebben ontwikkeld om fouten in spreadsheets te classificeren. In 2000 werd deze classificatie verder uitgebreid door David Chadwick, Brian Knight en Kamalesen Rajalingham.

Naast resultaten van onderzoekers kunnen we ook publicaties vinden van grote organisaties als KPMG en Coopers & Lybrand. Zij hebben tijdens de controles van de jaarcijfers in 90 tot 95 procent van de financiële modellen die zij hebben bekeken ten minste vijf fouten gevonden. Kunt u zich voorstellen wat de gevolgen zijn van beslissingen gebaseerd op verkeerde data?

HET BUDGETPROCES IN SPREADSHEETS
Na het uitsturen van de budgettemplates worden deze terugontvangen en gekoppeld aan de spreadsheet waarin het totaaloverzicht staat. Nu blijkt vaak dat de verschillende gebruikers regels of kolommen hebben toegevoegd, omdat zij niet alle informatie in de template kwijt konden. De koppelingen met het totaaloverzicht moeten allemaal worden nagelopen en dat vraagt veel tijd.

Vaak wordt ervoor gekozen om de cijfers dan maar over te typen in het totaaloverzicht. In negen van de tien gevallen bent u genoodzaakt correcties aan te brengen op de budgetten van de verschillende afdelingen. Bij het terugontvangen van deze spreadsheets herkennen de managers van deze afdelingen de cijfers niet als hun cijfers. Zij voelen er geen verantwoordelijkheid voor.

Terwijl het budget taakstellend is en is bedoeld om managers van afdelingen te beoordelen op hun prestaties. Hebt u wel eens geprobeerd twee budgetversies die in Excel zijn opgesteld met elkaar te vergelijken? Dit is een tijdrovende zaak, omdat een spreadsheet met koppelingen naar verschillende versies van het budget moet worden opgesteld. Bij een vergelijking met een volgende versie begint het opstellen van zo’n spreadsheet weer van voren af aan. Daarnaast begint u op dit moment erg afhankelijk te worden van deze medewerker tijdens het budgetproces. En hoe vergelijkt u de gerealiseerde cijfers met uw budget om daaruit een nieuwe eindejaarsprognose, ook wel forecast genoemd, te maken?

KOPPEL EEN DATABASE AAN UW SPREADSHEETS
Grote en middelgrote bedrijven moeten overstappen op een databasegedreven oplossing, met onder andere Excel als ‘front-end’. In deze oplossing kan een applicatiebeheerder, in de praktijk dezelfde man of vrouw die uw spreadsheets heeft gebouwd, met een eenvoudige tool het rekeningschema aanpassen, evenals de daaraan gerelateerde rapportages en invoerschermen.

Iedere gebruiker werkt voor zijn kostenplaats met hetzelfde invoerscherm, maar kiest met een ‘dropdown’-menu voor zijn kostenplaats, en de ingevoerde cijfers worden op de juiste plaats in de database opgeslagen. In een databasegedreven oplossing is het mogelijk gewijzigde veronderstellingen op te nemen en deze als aparte scenario’s (of versies van het budget) te bewaren.

In een rapport dat de data uit een database haalt, kunt u kiezen welke scenario’s (of versies) u met elkaar wilt vergelijken en de verschillen daartussen tonen. U hebt ook de mogelijkheid om verschillende scenario’s zelf door te rekenen op basis van gewijzigde businessdrivers. In een databasegedreven oplossing is het mogelijk gebruikers door het op een checklist gebaseerde budgetproces te leiden.

Als het budget is ingevoerd en door de manager van de afdeling als volledig is bestempeld, kan het met een emailbevestiging aan het hoofdkantoor beschikbaar worden gesteld. De afdeling ‘financiële rapportage’ weet dat de budgetten kunnen worden samengeteld om u een volledig overzicht te geven van het budget tot nu toe.

Enkele voordelen van een databasegedreven oplossing zijn de volgende.
• Er is een centrale database met daarin ‘één versie van de waarheid’, iedereen praat tijdens de budgetbesprekingen over dezelfde cijfers.
• Wijzigingen in berekeningen van cijfers, opbouw van het rekeningschema en de organisatiestructuur zijn eenvoudig door te voeren en gelden meteen voor iedereen.
• Verschillende scenario’s kunnen worden doorgerekend: pessimistisch, realistisch en optimistisch.
• Controllers kunnen door takenlijsten eenvoudig door het budgetproces worden geleid.
• Uw afdeling kan zich gaan toeleggen op het analyseren van de cijfers.

De investering in een oplossing hebt u door nauwkeurige budgetten en een verhoogde efficiëntie in het opstellen van het budget en het verzamelen van data binnen een jaar terugverdiend. Zeker als u de oplossing ook gaat gebruiken voor vergelijkende rapportages (budget versus realisatie) en het opstellen van de eindejaarsprognoses.

MONICA HARMSEN is senior adviseur bij Partake Consulting. Zij adviseert al jarenlang multinationale bedrijven rondom hun plannings- en budgetteringsprocessen.