Bob Kurpershoek, NBC/Universal

Know Your Customer, luidt het credo van General Electric en NBC/Universal. Aan senior manager collections group Commercial Finance Center, Bob Kurpershoek, de taak dit in het Commercial Finance Center door te voeren. Dit deed hij met behulp van een real-time website, waar alle collection issues gelogd worden. Na zes maanden zijn de eerste successen al geboekt. Binnen 'no time' daalde het DSO van 21 dagen voor niet-Amerikaanse tegoeden, terwijl deze in 2004 nog op 38 lag.

'De rol van credit management in de organisatie is als een Zwitsers uurwerk. Als er één radertje niet loopt, staat alles stil. Bij Universal is credit management de spil in die organisatie', begint Bob Kurpershoek, die hier sinds april 2004 werkt.

In de drie jaar dat hij nu werkzaam is in de functie van credit manager, zijn de werkzaamheden verschoven van sales naar een meer finance functie. En dat is een positieve ontwikkeling, vindt Kurpershoek. 'Sinds NBC in 2004 is gefuseerd met de mediatak van het Amerikaanse General Electric hebben er heel wat veranderingen plaatsgevonden binnen de finance functie.

'General Electric heeft bijvoorbeeld een service center opgezet in Oost-Europa, waar hoog opgeleide mensen een deel van ons werk doen.' Om de kwaliteit van het werk in de gaten te houden, heeft Kurpershoek een 'buddysysteem' geïntroduceerd. Elk van de acht team leden in Nederland coacht en begeleid een van de teamleden in Roemenië.

De internationale salesmanagers verkopen de Universal-films aan bioscopen en televisiezenders in de hele wereld (behalve USA en Canada). Vanuit het Commercial Finance Center in Amsterdam worden de klanten op een open en pro-actieve manier benaderd en worden de facturen twee maanden voor de vervaldatum verstuurd.

Medewerkers en interne klanten krijgen toegang tot een real-time website, waar alle 'collection issues' gelogd worden. Inmiddels heeft dit geresulteerd in een gemiddelde Days Sales Outstanding (DSO) van 21 voor niet-Amerikaanse tegoeden, terwijl tot voor 2004 de DSO op 38 dagen lag.

’Deze aanpak zal verder uitgerold worden binnen de gehele GE/Universal-organisatie’, valt collega Marc van Oosterhout, directeur van het Commercial Finance Center hem bij. ‘Het is bij Universal nog nooit voorgekomen dat een dochteronderneming projecten van het hoofdkantoor in Amerika heeft overgenomen en meteen een efficiencyslag heeft doorgevoerd. Gevolg: een grote kostenbesparing op het aantal fte's en de kwantiteit van fte's zonder dat de kwaliteit van het werk in het geding is gekomen.’

Kurpershoek: ‘Door verschillende project-overnames is het aantal met 11fte gereduceerd, verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen. Door de implementatie van hooggeschoolde werknemers in Roemenië zijn de loonkosten afgenomen, terwijl de omzet is toegenomen van $1,1 miljard in 2005 naar $2 miljard in 2006.

Bij NBC/Universal bedraagt het gemiddelde debiteurensaldo $67 miljoen, 19 procent minder dan in 2004. Het vervallen saldo is sinds de aanstelling van Kurpershoek in 2004 afgenomen met 24 procent en de afschrijving op debiteuren is met 52 procent teruggedrongen.

Know Your Customer
General Electric heeft integriteit en governance hoog in het vaandel. Het bepalen van de kredietwaardigheid en integriteitvoorschriften van klanten vormen een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering; ‘Know Your Customer’ (KYC) is daarbij het motto. Net als de 'collection issues' worden ook alle kredietwaardigheids- en integriteitsonderzoeken gedaan en geregistreerd (met bijbehorende workflow) via een centrale website.

De kernwaarden: integriteit, leiderschap, efficiëntie, oplossend vermogen en creativiteit zijn bij GE/NBC Universal van groot belang. Het afgelopen jaar is bij NBC/Universal de focus vooral gericht op groei van de bestaande werkzaamheden. Daarvoor is in Amsterdam een driekoppig team geformeerd, waar Bob Kurpershoek deel van uitmaakt, dat zich door middel van 'Sharing best practices' op het gebied van credit management richt op de integratie van AR 'Billings & Collection' van de verschillende bedrijfsonderdelen binnen onder meer SAP en binnen het Commercial Finance Center.

Het finance team voert de werkzaamheden met de grootste zorg uit. ‘Bij nieuwe klanten wordt eerst kredietwaardigheid gechecked. En voordat we gaan factureren wordt eerst contact opgenomen met de CFO van het bedrijf voor de vereiste gegevens op de factuur.’

In tegenstelling tot voorgaande jaren wordt nu al twee maanden voor de vervaldatum een factuur verstuurd. ‘Een maand voor de vervaldatum wordt er via de ‘courtesy call’ telefonisch contact opgenomen met de klant om zo pro-actief problemen op te lossen en cash flow te forecasten.

Op een realtime website kan de salesafdeling ten alle tijden de status van een factuur checken.’ Daarnaast is er elke maand een verplichte conference call met alle sales managers en andere interne stakeholders. ‘De focus is nu dedicaded to credit management’, verduidelijkt de senior manager.

Vanwege de verschillende tijdzones werkt de afdeling sinds kort in shifts van 6.00 ’s ochtends tot 23.00 uur ’s avonds. ‘Ik merk dat klanten het erg waarderen als wij bereikbaar zijn tijdens hun kantooruren. En dat is weer goed voor de consistentie.’

Hoogtepunt
Kurpershoek voelt zich ‘als een vis in het water’ in zijn huidige ‘management-achtige’ functie. Momenteel begeleidt hij grote projecten als de overname van de bedrijfsonderdelen TV Distributie USA en Merchandising USA, waarvan de verantwoordelijkheden nu bij het Amsterdamse kantoor zijn komen te liggen.

Het feit dat GE/Universal ervoor koos om het beheer van deze projecten in Amsterdam onder te brengen, noemt hij zonder aarzelen ‘het hoogtepunt.’
En dat is nog niet het enige wat Kurpershoek op zijn naam heeft staan. In april vorig jaar gaf hij leiding aan de integratie en aanpassing van het Collection process en de implementatie van het Know Your Customer process voor CNBC Europe, een businesskanaal op televisie dat opereert vanuit Londen.

Met succes, want na zes maanden bleek het aantal DSO teruggedrongen van 78 naar 65 dagen. ‘En die dalende trend zet zich voort.’ Ook leverde het een reductie van 49 procent op van debiteuren met uitstaande tegoeden langer dan 90 dagen en groeide de cash versus billings van 63 procent naar 82 procent.

NBC/Universal Studios International BV
NBC/Universal Studios International verkoopt en distribueert (bioscoop- en televisie) films. De bekende Amerikaanse films en televisieseries worden vanuit Hollywood via Amsterdam en wereldwijde saleskantoren op de Internationale markt gebracht. De licenties en royalties worden geïnd en verwerkt door het Commercial Finance Center in Amsterdam. Bij NBC/Universal telt circa 50.000 medewerkers wereldwijd, bij fusiepartner General Electric werken circa 320.00 fte.

Sinds enkele maanden wordt ook de financiële afhandeling voor de bedrijfsonderdelen TV Distributie USA, Merchandising USA en de vanuit Londen opererende zakelijke nieuwszender CNBC Europe in Amsterdam verwerkt.

Naam Bob Kurpershoek
Leeftijd 30 jaar
Functie senior manager collections group Commercial Finance Center
Bedrijf NBC/Universal
Opleiding Commerciële economie aan de HES Amsterdam
Loopbaan Begon zijn carrière met een stage bij KPN, maar ging na zijn afstuderen aan de slag als Collector bij Universal. Inmiddels is Kurpershoek doorgegroeid naar de functie van senior manager
Hobby’s voetbal, skiën, squashen

Resultaten
- DSO van38 (2004) naar 21 dagen (2006)
- Toename in omzet van $ 1,1 miljard (2005) naar $ 2 miljard (2006)
- ‘Know Your Customer’-process
- Organisatie dedicaded to credit management
- In Nederland ontwikkelde workflow door Amerikaanse hoofdkantoor overgenomen