Dutch FinTech Awards: Bas Janssen maakt met Declaree organisaties effectiever

Declaree bestaat pas een paar jaar, maar heeft inmiddels al een indrukwekkend aantal klanten. Dat is niet zo vreemd als je het praktisch nut van deze app en online applicatie bekijkt. Dankzij Declaree kunnen organisaties alle declaraties van hun personeel eenvoudig verwerken en kunnen medewerkers gemakkelijker bonnetjes indienen.

Het gedoe met onkostendeclaraties bracht Declaree-oprichter Bas Janssen op het idee om zelf een online dienst te beginnen: “Ik was voor mijn werk veel op pad, en werd altijd krankjorum van alle bonnetjes die ik moest bewaren. Het was altijd weer een gedoe om aan het eind van de maand een onkostenformulier in te leveren. Pas als mijn laatje vol zat, ondernam ik actie. Zodoende ontstond het idee om een app te maken die dit proces voortaan een stuk gemakkelijker zou maken.”
 
 
 
Welk probleem lost jullie concept op? 
“Wij lossen aan twee kanten een probleem op met onze app en online applicatie. De medewerker kan eenvoudig zijn bonnetjes declareren en hoeft niet meer bang te zijn iets kwijt te raken, maar onze dienst is veel breder. Organisaties worden namelijk een stuk efficiënter doordat leidinggevenden online de declaratieformulieren kunnen accorderen, en de boekhouder met één druk op de knop alle goedgekeurde rapporten kan exporteren naar de boekhouding. Declaree koppelt namelijk met vrijwel elk boekhoud- en salarispakket, zodat de administratieve last aan meerdere kanten wordt drastisch wordt verminderd. 

Daarnaast worden met Declaree de richtlijnen voor declaraties voor iedereen duidelijk en toegankelijk door deze functioneel te implementeren. Stel, je hebt honderd mensen in je organisatie die maximaal 25 euro per dag mogen declareren in de categorie eten & drinken. Wij implementeren onze dienst zo, dat medewerkers meteen kunnen zien of hun declaraties binnen de ingestelde richtlijnen van de organisatie vallen.
_________________________________________________________________________
De Dutch FinTech Awards 2015 is hét platform voor toonaangevende FinTech-bedrijven. Duizenden banen in de bankwereld verdwijnen binnen enkele jaren door talloze 'FinTech- startups'. Innovatieve bedrijven staan te popelen om talloze gefrustreerde klanten van financiële instellingen van dienst te zijn. Wereldwijd wordt er meer en meer geïnvesteerd in techbedrijven die de gevestigde orde graag omver willen werpen. Neem deel. Word lid van de FinTech Community, bezoek de FinTech Events, meld u aan voor de Dutch Fintech Awards 2015
__________________________________________________________________________

Dit wordt extra relevant aangezien op 1 januari de nieuwe werkkostenregeling (WKR) ingaat. Vanaf dat moment mogen werkgevers alleen onbelast vergoedingen aan werknemers geven als het totaalbedrag onder 1,2% van de loonkosten blijft. Dit is de vrije ruimte. Komt het bedrag boven die grens dan moet daar 80% belasting over betaald worden. Door gebruik te maken van Declaree wordt in de onkosten perfect onderscheid gemaakt tussen declaraties die meetellen in deze vrije ruimte, of juist daarvoor vrijgesteld zijn (zoals intermediaire kosten). Zo kan dus flink op kosten bespaard worden, aangezien hiermee kan worden ontkomen aan een gigantische eindheffing.
 
Ik gebruik zelf weleens het voorbeeld van het kerstpakket. Stel je voor dat je aan het eind van het jaar al je vrije ruimte hebt benut, dan betaal je bijna twee keer zo veel voor het kerstpakket door die eindheffing van 80%. Belangrijk dus om die vrije ruimte continu in de gaten te houden. Niet alles valt binnen de vrije ruimte van de WKR, zoals bijvoorbeeld uit eten gaan met een klant, en dat hebben wij allemaal in Declaree verwerkt, zodat een organisatie op elk moment weet wat de stand van zaken is. Dat is realtime inzichtelijk binnen de WKR-monitor van Declaree.”

Hoe maken jullie Declaree tot een succes?
“Declaree is een online applicatie, en daarmee dus oneindig schaalbaar. De app is gratis te downloaden en de applicatie die alle declaraties beheert is online, dus er zijn geen eisen waaraan een IT-infrastructuur moet voldoen. De werkkostenregeling zal voor heel veel organisaties aanleiding zijn om hun onkostenvergoedingen nog eens onder de loep te nemen. Wij bieden een zeer relevant antwoord op de vraag die vanuit organisaties zal ontstaan. Daarnaast blijven we onze dienst constant innoveren. We maken het nu mogelijk dat medewerkers gemakkelijk kilometers kunnen declareren en ook hun overuren in hetzelfde systeem kunnen verwerken. Zo zijn we op weg om alle denkbare looncomponenten in Declaree te ondersteunen en te kunnen verwerken.”

Hoe gaan jullie geld verdienen met jullie dienst?
“We werken met een licentiemodel. Dat betekent dat medewerkers de app gratis kunnen downloaden en dat de werkgever de licentie afrekent. Om van start te gaan rekenen we ook een klein bedrag om de applicatie voor een organisatie correct te in te stellen. Als het systeem eenmaal geconfigureerd is naar de eisen van de organisatie, is het zeer eenvoudig te gebruiken. Wanneer het aantal declarerende medewerkers van een organisatie groeit, groeien wij natuurlijk mee in het aantal licenties. 

Daarnaast bieden wij onze diensten ook onder white label aan. Wij werken samen met verschillende boekhoud- en accountancykantoren die onze app onder hun eigen naam aanbieden. Daardoor gaat de groei enorm hard. Dit jaar is gebleken dat andere partijen ook de potentie van Declaree zien. We hebben geld opgehaald via een investeerder en daarnaast ook met een crowdfundingcampagne. Veel mensen hebben dus vertrouwen in onze verdere groei.”

Waarom gaan jullie winnen? 
“Wij gebruiken technologie in de breedste zin van het woord om een probleem op te lossen wat bij vrijwel elke organisatie speelt. Wij combineren mobiele apps, online applicaties, de huidige wet- en regelgeving en slimme algoritmes met elkaar. Deze combinatie is geen doel op zich, maar dient uiteindelijk de klant. Met Declaree zorgen wij ervoor dat organisaties ontzettend veel tijd en geld kunnen besparen. Wij hebben de problemen rondom declaraties en de nieuwe werkkostenregeling zo goed getackeld, dat wij die award verdienen.”