Bart Kuper, Group Tax Director TNT: Fiscaliteit en accounting steeds nauwer verweven

"Het is wenselijk dat fiscalisten goed kunnen boekhouden", zegt Bart Kuper. "Ons fiscale werk is essentieel geworden voor een transparante verslaggeving en het uitsluiten van verrassingen op belastinggebied. Door de steeds strengere internationale regelgeving op het gebied van (tax) accounting is de nadruk in ons werk steeds meer op processen komen te liggen. Wij bouwen voort op het werk van de controllers en accountants. Dat doen we systematisch en met behulp van slimme softwareprogramma's. Daarmee leggen we de basis voor transparantie en consistentie in ons fiscale werk. Dat schept helderheid voor de aandeelhouders, rust bij de bestuurders en vertrouwen bij de belastingdiensten."

Dit artikel is onderdeel van een reeks van zes interviews waarin Monica Erasmus, specialist transfer pricing Ernst & Young, met tax directors van multinationaal werkende bedrijven de fiscale praktijk bespreekt. Rode draad in de gesprekken is dat de relatie tussen fiscus en bedrijfsleven in Nederland de laatste jaren sterk geprofessionaliseerd is. Nederland heeft inmiddels zelfs een voorbeeldfunctie gekregen.

Zie ook de overige interviews:
Theo de Keijzer, VP Tax Policy Shell
Annemiek Kale, Tax Director Danone
Herman Vlug, European Directeur Tax Univar
Maurice Kuiper, Head of Tax en Eric Kuiten, Deputy Head of Tax Philips Group
Theo Poolen, plv. directeur-generaal Belastingdienst


TAX IS BUSINESS
Het is fascinerend om van Bart Kuper te horen welke rol fiscaliteit speelt in het internationale pakkettenverkeer van TNT, dat dagelijks over de hele wereld honderdduizenden pakketten vervoert. Met activiteiten in 67 jurisdicties is transfer pricing voor TNT een thema dat veel aandacht, energie en overzicht vraagt. “Elk pakketje dat we vervoeren is een transactie, vaak tussen meer dan twee landen.

Ik beschrijf voor het gemak een versimpeld hypothetisch geval: wij vliegen met een Boeing 747-400 leeg van Luik naar China (dat gebeurt natuurlijk niet echt!) en we vliegen bijna vol terug, landen op de terugweg nog in Singapore en vervolgens weer in Luik, en lossen en laden bijna overal goederen. Hoe moeten we kosten en opbrengsten toerekenen? Geconsolideerd maken we winst, maar bepaalde deliveries zijn eigenlijk verliesgevend. Op holdingniveau werken we met full cost accounting. We kunnen alle stromen ontleden, alle pakjes ‘tracen’ en er een financieel resultaat aan verbinden. Waar wordt de fiscale winst gemaakt? is altijd de grote vraag.”

“Binnen TNT berekenen we jaarlijks vele miljarden aan netwerkcharges (onderlinge verrekeningen tussen businessunits in de verschillende landen). In discussies met de fiscale autoriteiten moeten we kunnen aantonen waar de winst is gemaakt. Dan heb je heel precieze processen nodig om dat allemaal helder te maken. En dat in 67 landen. En soms met een complexe praktijk waar je niet meteen bij stilstaat. Dat is de basis voor zakelijke gesprekken met de fiscus in alle betreffende jurisdicties. Transfer pricing is voor TNT in fiscaal opzicht dus big business. Hoe eenduidiger en transparanter die processen administratief geregeld zijn, hoe sneller en beter we zaken kunnen doen met de belastingdiensten in de 67 jurisdicties waar TNT actief is.”

“Met onze fiscale afdeling heb ik ten aanzien van de jaarrekening twee doelen: maximale transparantie en verrassingen vermijden. Dat zijn de twee thema’s waar ik het proces langs leid. We stellen ons daarbij als doel dat we onze raad van bestuur, de raad van commissarissen en de accountant tussentijds informeren over wat er speelt. Onzekerheden in belastingen heb je altijd. Het gaat erom dat je de onzekerheden tijdig identificeert en meldt, en ze consequent en consistent kwantificeert. Wij volgen daarbij de IFRS-regels en niet de Amerikaanse FIN 48 of US GAAP, we gebruiken (in essentie) de techniek die bij deze strenge accountingregels hoort. Daarmee hebben we een eenduidig raamwerk voor de hele afdeling over hoe we omgaan met belastingonzekerheden. Daar kan de TNT-organisatie op vertrouwen. Dat is essentieel voor onze fiscale reputatie.”

Bart Kuper heeft door zijn jarenlange ervaring in de VS een brede visie op de internationale fiscale praktijk van TNT. “Het startpunt in alles wat we doen is op een structurele manier met onzekere belastingregels omgaan. We moeten binnen het bedrijf de flow van alle transacties heel helder hebben, zodat we elke discussie met vertrouwen kunnen ingaan. Daarbij hebben we te maken met jurisdicties zoals in Nederland, waar we heel ver zijn in horizontaal toezicht van de belastingdienst, maar ook met landen waar dat nog lang niet het geval is. TNT is sterk vertegenwoordigd in Azië. Daar ontwikkelt de fiscale situatie zich snel, maar daar hebben we nu nog veel meer werk. Internationaal zie je trouwens dat IFRS en US GAAP steeds meer naar elkaar toe groeien. Er vindt binnen de IFRSorganisatie discussie plaats om te komen tot een uniforme fiscale aanpak. Begrijpelijk voor aandeelhouders, consistent, langs dezelfde gedragsregels. Nu ook met regels voor het omgaan met belastingonzekerheden.”


PROCES, PROCES, PROCES

Kuper praat vooral over processen en systemen. Hij maakt duidelijk dat de fiscale praktijk bij een multinational gekenmerkt wordt door methode en discipline. Het gaat er vooral om alles wat goed gaat, goed te documenteren. De afwijkingen worden dan vanzelf zichtbaar en daar moeten dan maatoplossingen voor worden gemaakt.

“De tijd dat een fiscalist in een klein schriftje bepaalde fiscale onzekerheden bijhield, liefst in potlood geschreven, ligt ver achter ons. De complexiteit laat dat niet toe, maar meer nog: er zat geen waterdicht systeem achter. Nu willen we beslist zeker weten dat we alles in beeld hebben en daar duidelijke kwalificaties aan geven. Accountingsystemen geven hiervoor de beste aansluiting. Daarom pleit ik er sterk voor dat fiscalisten zich de principes van accounting goed eigen maken. Ze moeten de processen begrijpen, weten waar ze de feiten en cijfers kunnen vinden en hoe ze die moeten interpreteren. In het aannameproces van onze afdeling vragen we sollicitanten altijd naar hun affiniteit met processen en de bereidheid om daarin te leren. Als je dat eenmaal onder de knie hebt, heb je daar blijvend plezier van. Een paar keer per jaar wat zaken opfrissen en je blijft aardig bij. Voor het eigen fiscale vak is dat wel anders. De belastingwetgeving verandert per anderhalf jaar vaak zo sterk dat je permanent moet blijven studeren.”

Is het dan zo dat er bij fiscalisten een conceptuele knop is omgezet? “Ja, we zien dat het steeds meer om processen gaat. Dat lijkt misschien saai. We zijn niet langer primair op zoek naar fiscale opportunities, maar willen nu juist begrijpen hoe we tot zekerheden komen. We werken aan ‘assurance’. Hoe komt informatie in de systemen? Op het gebied van loonbelasting, btw etc.”

“Procesdenken is een heel nieuw facet van ons werk geworden. Binnen accountancy is procesdenken de basis, en daar speelt informatietechnologie al decennialang een belangrijke rol. Binnen de fiscale praktijk werken we toch nog minder met systemen. Dat verandert wel snel. Het blijkt dat fiscalisten informatiesystemen leuk vinden. Daar vindt ook echt vernieuwing plaats. Bij TNT werken we nu met fiscale software die aansluit bij de accountingtoepassingen van bedrijfsbrede systemen van SAP en/ of ORACLE. We dagen de leveranciers uit om samen met ons de beste oplossingen te vinden. We streven naar een controlomgeving waarin we alle aspecten in één keer in beeld hebben.”

Procesbeheersing bespaart ook veel tijd, volgens Kuper. “Als je alles systematisch in één systeem afdekt, dan kun je zien wat de uitkomsten zijn en de integriteit van de processen die daaraan ten grondslag liggen. Erg praktisch als het gaat om complexe en/of volumineuze processen, zoals het afdragen van btw en het inhouden van bronbelasting, dividendbelasting en dergelijke. Steeds meer processen steunen op slimme systemen. Door die in te zetten hebben we ook een goede kwaliteitsbeheersing in ons werk en leveren we transparantie op.”


SAMENWERKING STAAT CENTRAAL

Hoe kijk je naar de ontwikkelingen in de relatie tussen hoofd fiscale zaken, RvB, audit committee, externe accountants en fiscale huisadviseur? “Er is in de afgelopen decennia heel veel veranderd. Achttien jaar geleden vroeg ik me nog af wat een audit committee was. In die tijd kwamen fiscalisten en accountants van verschillende planeten. De overlevering heeft mij geleerd dat mijn voorgangers vroeger een quiz deden.

Voor het bezoek van de controlerend accountant bedachten zij altijd wat de accountant ging vragen. In een twee uur durend gesprek stelde hij dan de vragen. Vaak onbenullige vragen. Als hij de deur uit was, werden vrolijk de prijzen verdeeld. Dat is vandaag de dag ondenkbaar. De accountant huurt eigen fiscalisten in. Die maken een eigen fiscaal auditplan, dat bespreken ze vooraf met ons bij TNT en daar is natuurlijk een passend budget voor. Dat auditplan sluit aan op de fiscale processen die we hebben, net als bij de financiële audit. Het motto is: doe niet over wat wij al gedaan hebben, maar beoordeel dat werk vooral.

Wij hebben regelmatig contact. Dat doen we meestal voorafgaand aan de kwartaalafsluiting. Zo zijn we gedurende het hele jaar in contact met onze externe adviseurs en de RvB en volgen we alle ontwikkelingen op de voet. Jaarlijks kiezen wij voor de fiscale audit ook fiscale thema’s om zaken uit te diepen. Dat zijn thema’s zoals douane, concernfinanciering etc., etc.”

Bij veel bedrijven is er een behoorlijke druk om zo snel mogelijk met cijfers te komen. Werkt dat bij TNT ook door naar de fiscale praktijk? “Eerlijk gezegd, nee. In de derde week van februari komen wij altijd met onze jaarcijfers. Natuurlijk staan wij als belastingafdeling aan het eind van het proces. Maar we zitten er de rest van het jaar scherp in, dus zijn er als het goed is weinig spannende zaken. Wij hebben ook in november al een ‘semi hard closure’. Omdat we aangesloten zijn op alle processen, hebben we overzicht. Er kunnen in die laatste maanden nog aanvullende onzekerheden bij komen, maar dat is goed hanteerbaar. Ik vind wel dat we als opdrachtgevers een goede balans moeten bewaren tussen enerzijds de druk op snelheid en kosten, en anderzijds de kwaliteit van de verslaglegging.

Wij moeten onze aandeelhouders kunnen blijven garanderen dat ze een betrouwbare verslaggeving krijgen. Dat is een groot belang dat we niet uit het oog mogen verliezen. Dat dienen we alleen als alle betrokken partijen goed samenwerken: de fiscale afdeling, RvB en externe adviseurs.” Door de oriëntatie op processen is horizontaal toezicht ook eenvoudiger geworden. De toegenomen transparantie maakt het werk van de belastingdiensten gemakkelijker. Maar belastingheffing is subjectief en te veel transparantie kan misschien ook leiden tot discussies rond de ‘fair share’ voor de belastingdienst?

Ziet u dit spanningsveld? “Dat zie ik niet. Met horizontaal toezicht kunnen we de inspecteur op een juiste manier laten meeliften op wat er binnen de onderneming gaande is. De verbeterde verslaglegging en controles die we aanbieden, maken ook zijn werk gemakkelijker. Discussies heb je altijd, maar we hebben ze nu in een vroeg stadium en op een tijdpad dat onze businesspraktijk niet verstoort. Wij kunnen als onderneming punten op de agenda zetten die we willen bespreken. Ook bepaalde onzekerheden, en dan weten we voor de jaarrekening waar we aan toe zijn.”

“In Nederland zijn we heel ver met horizontaal toezicht. In landen als Australië, UK en de Verenigde Staten werken we hier ook naar toe. We exporteren een deel van ons fiscale poldermodel. TNT wil hierbij graag in de voorhoede staan. Dat is goed voor onze primaire businessprocessen en voor onze reputatie. Ook in Azië is horizontaal toezicht snel een thema aan het worden. Binnenkort gaan we naar China voor intensief overleg met de belastingdienst aldaar. Daar verheug ik me op: de mensen daar zijn (mits ingestoken op het juiste niveau) erg goed opgeleid (vaak in de VS) en begrijpen het belang van goede regelingen ter bevordering van de internationale handel.”

“Horizontaal toezicht werkt alleen als er sprake is van stabiele wetgeving. Als er op basis van politiek-economische ontwikkelingen veel fluctuaties optreden, wordt de situatie onwerkbaar. Ook is het belangrijk dat er voldoende goed opgeleide professionals zijn. Zowel bij de bedrijven als bij de belastingautoriteiten. Horizontaal toezicht leidt ook tot professionele en inhoudelijke contacten. Wij geven de fiscus volledige inzage in onze processen. Vragen daarover of kanttekeningen daarbij zijn altijd welkom, want als het beter kan, maken we het beter. Ook bieden wij de fiscus bij bepaalde fiscale posities die we innemen de bijbehorende jurisprudentie en onderbouwing. Dat scheelt de fiscus werk en bevordert de efficiency van het proces tussen TNT en fiscus.”



Bart Kuper is sinds juli 2006 Group Tax Director van TNT. In die functie heeft hij het fiscale beleid van de groep opnieuw gedefinieerd conform actuele regelgeving. Eerder was hij Senior Vice President Tax bij VNU en bij Ahold. In beide functies werkte hij vanuit de Verenigde Staten en Nederland.

Monica Erasmus is Senior Tax Manager in de transfer pricing-praktijk van Ernst & Young. Als transfer pricing-specialist houdt ze zich vooral bezig met de fiscaliteit rondom grensoverschrijdende transacties. In gesprekken met de belastingspecialisten van grote multinationals in Nederland brengt ze een aantal actuele ontwikkelingen in beeld voor een publiek dat veelvuldig met fiscale zaken te maken heeft. Het eerste gesprek heeft als thema tax accounting