Annemarie Schuil-Butter, Schuuring: 'Oplossingen moeten voor het hele bedrijf werken'

Nu alle processen op orde zijn, is het volgens Annemarie Schuil-Butter, hoofd financiële administratie bij Schuuring, tijd voor verfijning. Graag met betrokken medewerkers die niet om half vijf hun pen laten vallen. 'Wie zonder agenda naar mijn vergadering komt, kan zeker een opmerking verwachten.

Wat doet Schuuring precies?
'Schuuring levert producten en diensten op het gebied van informatie- en communicatie-infrastructuur. We ontwerpen en realiseren traditionele koper- en coaxnetwerken en moderne glasvezelnetwerken en draadloze verbindingen, zowel inpandig als ondergronds. Daarnaast zijn wij thuis in de realisatie en het onderhoud van bedrijfsnetwerken en ict-voorzieningen.'

Werken bij zo'n technisch bedrijf, was dat een bewuste keuze?
'Niet echt, al is het wel handig dat ik al wat technische kennis had opgedaan bij een bedrijf dat zich bezighoudt met de reparaties van kopieermachines. Ik heb wel bewust gekozen voor het bedrijfsleven. Non-profit spreekt me beduidend minder aan. Misschien is het achterhaald, maar ik kan er niet tegen als beslissingen over zes schijven moeten gaan. Als ik een goed plan heb waarvan ik denk dat het ons iets kan opleveren, wil ik daarmee door. Vandaar ook dat het me niet aanspreekt om bij een heel groot bedrijf te werken. Daar komt bureaucratie toch al snel om de hoek kijken. Hier zijn de lijnen kort. Ik heb elke dag contact met mijn baas en krijg van hem veel vrijheid. Verder spreekt het me aan dat Schuuring een familiebedrijf is. Zelf ben ik ook gestart in het bedrijf van mijn vader.'

Welke belangrijke innovatie hebben jullie onlangs doorgevoerd?
'Vorig jaar zijn we gestart met het digitaal verwerken van inkoopfacturen. We zijn over meerdere locaties verspreid en het is een groot voordeel dat nu op elk moment duidelijk is waar de factuur zich bevindt. Op dit moment worden meer dan 30.000 inkoopfacturen verwerkt door minder dan 2 fte, terwijl voorheen 1,5 fte bezig was met het verwerken van 15.000 facturen. Niet iedereen had direct vertrouwen in deze nieuwe manier van werken. Toen we een half jaar met het nieuwe systeem werkten, kwam een medewerker naar me toe. Hij zei: ik geloof toch dat het kan met z'n tweeën.'

Wat was de grootste uitdaging toen u bij Schuuring startte?
'Toen ik hier tweeënhalf jaar geleden kwam, was de financiële administratie niet optimaal geregeld. Mijn eerste taak was: zorgen dat iedereen zo optimaal mogelijk gaat werken. Wij zijn maar een schakel in het proces en de zwakste schakel bepaalt hoe sterk de organisatie is. Het is belangrijk dat iedereen zich dat realiseert. We zijn onderdeel van het geheel en oplossingen moeten voor het hele bedrijf werken. Nu zijn de procedures op orde en kunnen we verfijnen.'

Besteedt u speciale aandacht aan diversiteit in het team?
'Ik heb liever geen hok vol vrouwen of mannen, dus daar let ik wel op bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Het team bestaat op dit moment uit vier vrouwen en twee mannen. Inderdaad, best bijzonder op een financiële afdeling! Tijdens de laatste sollicitatieprocedure dacht ik wel 'het zou leuk zijn als we een man konden aannemen', maar ik zou alleen kiezen voor een man bij exact dezelfde geschiktheid. Aan het aannemen van multicultureel talent besteed ik geen speciale aandacht. Natuurlijk zou het goed zijn, maar hier krijgen we weinig sollicitanten met een andere achtergrond. In de Randstad is het aanbod waarschijnlijk groter.'

Wat telt het zwaarst bij de afweging 'wel of niet aannemen'?
'Ik zoek mensen met een uitstekend verantwoordelijkheidsgevoel. Betrokken medewerkers die niet om half vijf de pen laten vallen. Verder is kennis van zaken uiteraard heel belangrijk, net als humor. Opleiding vind ik minder relevant. Soms zie je dat het voor starters moeilijk is om de vertaalslag te maken van school naar praktijk. Daarom kijk ik meer naar ervaring: waar heeft iemand gewerkt? Wat heeft hij of zij gedaan? Hoe kunnen ze dingen oplossen? Je kunt het trucje wel doorhebben, maar je moet wel snappen waaróm je het trucje doet. En kunnen controleren of de uitkomsten kloppen. Ons huidige team voldoet uitstekend aan deze eisen.'

Waar maakt u zich kwaad over?
'Over mensen die zonder agenda of notulen naar een vergadering komen. Als je je voorbereidt op een vergadering, dan heb je op z'n minst de agenda en een notitieblok bij je. Daarmee geef je aan dat je betrokken bent en van plan bent actief deel te nemen aan de vergadering. Als mensen dat niet doen bij een vergadering die ik voorzit of die ik heb geinitieerd, zeg ik er zeker wat van. Dan gaan mensen gewoon betrokken zijn! En ik hoef het maar een keer te zeggen; de volgende keer bereiden ze zich zeker voor.'

Is dat uw stijl van leidinggeven; duidelijk en direct?
'Ik probeer coachend leiding te geven, mensen te helpen om op een hoger niveau te komen. Ik heb zelf jarenlang de administratie gedaan, dus ik weet hoe fijn het is als iemand af en toe bijspringt in drukke periodes. Dan help ik zelf dus mee bij het wegwerken van de facturen. Wat dat betreft zou je me een meewerkend voorman kunnen noemen. Dat geeft mijzelf ook een goed gevoel. Verder wil ik mensen absoluut niet in hun nek hijgen en voor goede ideeën sta ik altijd open. Maar het moet wel duidelijk zijn dat ik verantwoordelijk ben.

Biedt Schuuring voorlopig nog voldoende uitdaging?
'Ja, de komende jaren ben ik hier nog wel onder de pannen. Ik heb steeds een uitdaging nodig, maar dat weet mijn baas ook en hij maakt er dankbaar gebruik van. Hij geeft mij de ruimte die ik nodig heb om nieuwe projecten op te pakken. Ook dankzij de groei die Schuuring doormaakt is hier voorlopig nog genoeg te doen!'

Wat houdt u op dit moment bezig?
'De automatische verwerking van de uren die uitzendkrachten doorgeven aan het uitzendbureau. Nu krijgen zij urenbriefjes en sturen aan de hand daarvan een factuur naar ons. Daar begint de ellende al: met het enorme aantal urenbriefjes zijn er natuurlijk altijd verschillen met de inkoopfactuur. We willen graag een systeem dat van de geaccordeerde uren van uitzendkrachten meteen een inkooporder maakt. Het uitzendbureau maakt op basis van onze inkooporder de factuur. De inkooporder wordt vervolgens automatisch in ISP Invoice gematcht met de inkoopfactuur en betaalbaar gesteld. Dat helpt de afdeling personeelszaken. Zij krijgen geen inkoopfactuur meer te zien als deze overeenkomt met de order. Het helpt ons omdat de uitzendbureaus niet meer aan de telefoon hangen om ons te vertellen dat er iets niet klopt of dat we moeten gaan betalen. De doorlooptijd van de factuur wordt hierdoor enorm verkort. De offerte voor dit aanvullende systeem is aangevraagd,
eind mei hopen we het te kunnen
implementeren.'

Persoonlijk
Naam: Annemarie Schuil-Butter
Functie: Hoofd financiële administratie
Leeftijd: 40 jaar
Hobby's: Wandelen, cryptogrammen oplossen, lezen en reizen
Opleiding: Praktijkdiploma boekhouden, certificaten SPD
Loopbaan: Begonnen in het bedrijf van haar vader, in de aluminiumfabriek die hij had overgenomen. Kreeg een interne opleiding van de accountant. Toen het bedrijf verkocht werd, gestart bij een klein bedrijfje actief in kopieermachines. Vervolgens op verzoek van de accountant van wie ze haar opleiding kreeg als hoofd boekhouding gestart bij De Pijp Afvalverwerking, nu Van Gansewinkel. Na twee jaar interim-werk in 2004 in dienst getreden bij Schuuring.

Team
Aantal medewerkers totaal: circa 325. Daarnaast worden er veel uitzendkrachten en onderaannemers ingezet. Gemiddeld werkt Schuuring dagelijks met meer dan 500 mensen.
Aantal medewerkers in financiële functie: 6
Typering team: Super betrokken, veel voor elkaar over
Financiële systemen: Baan, ISP Invoice