Planning, Budgettering en Forecasting in een digitaal tijdperk

De voordelen van een gedigitaliseerd PBF-proces spreken grotendeels voor zich:

• Afronding van het proces op korte termijn. Te begrijpen – a) het budget klaar binnen 2 tot 3 weken en b) een forecast gereed in enkele dagen  
• Meer tijd voor interpretatie en begrip van het gemaakte financiële budget en/of de forecast 
• Verhoogde transparantie in de cijfers 
• Verhoogde betrouwbaarheid van het gemaakte plan en de forecast
• Correcte afstemming tussen bedrijfsstrategie en tactieken in uitvoering  
• Snelle beslissingen op een betrouwbare basis 

Deze voordelen kunnen bereikt worden door: 

1. Toepassing van eigen PBF-technieken 
2. Automatisering van de PBF-processen 
3. Digitalisering van de PBF-processen 
    

Toepassing van PBF-technieken: driver based –  historischecontributie –  zero based budgeting en forecasting 

De hieronder genoemde technieken dienen door alle betrokkenen in het bedrijf volledig begrepen en gedragen te worden opdat hun effectiviteit en efficiëntie wordt bereikt. 

• Driver based budgetteren (PxQ) kan toegepast worden op alle materiële componenten binnen de P&L en Balance sheet. Voorbeelden zijn: omzet, personeelskosten, werkkapitaal, etc.
• Historische contributie kan men toepassen op alle componenten die niet materieel zijn in de P&L en Balancesheet.  
• Zero based budgeting is een perfecte techniek voor kosten componenten waarin men een besparing wenst te bereiken, alsmede op het volledige CAPEX-budget. 
   

Automatiseren van de PBF -processen 

Automatisering en Digitalisering zijn geen onbekende begrippen. Automatisering betekent dat men het proces zal ondersteunen door gebruik van specifieke software, zoals IBM Planning Analytics, Board of andere software. Het automatiseren van deze processen heeft een aantal kritische elementen welke tot succes of falen kunnen leiden van het project. Deze zijn onder andere: uniforme masterdata (producten, COA’s, Cost centres, etc.), gebruiksvriendelijkheid, eenvoud van modelleren en data loads, visualisaties, testing, training, documentatie en ownership van de nieuwe applicatie binnen de organisatie.

Digitaliseren van de PBF -processen 

Na automatisering kan men verder gaan tot digitalisering. Dit betekent onder andere het geautomatiseerde proces complementeren met functionaliteiten rond “data & analytics”, waardoor het toepassen van geautomatiseerde voorspellingen of predictive planning de financiële forecast of budget voedt. Enkele kritische randvoorwaarden hiertoe zijn: snel kunnen ontsluiten van grote volumes aan interne en/of externe data uit één of diverse bronsystemen, betrouwbaarheid en granulariteit van data, data governance & quality en begrijpen wat de betekenis is van de statische berekeningen.  Deze kritische randvoorwaarden kunnen beheerd worden door gebruik te maken van geëigende software oplossingen van Informatica zoals Power Center, Big Data Management of Enterprise Information Catalog. Daarnaast is er onder andere IBM SPSS of Board Predictive Modelling & Analytics.

Het werken met een gedigitaliseerd PBF-proces zal de functie van de Business Controller en/of Finance verantwoordelijke toelaten een echte business partner te worden in plaats van een Microsoft Excel – goeroe. 

Christian Pauwels 
General Manager Aexis Benelux 
www.aexis.com