Goede business controller worden? Ken de impact van cijfers op motivatie en gedrag

Ik beschouw de belangstelling voor business control als een onderdeel van de verschuivingen die zich voltrekken binnen het financiële vak. Bij alle congressen dit jaar (Controllers, CFO en Finance Transformation) stond deze verschuiving van ‘vierkante’, intern gerichte cijferaar naar ‘ronde’, extern & naar de business gerichte communicator centraal.

Gat tussen finance en business beïnvloedt motivatie en gedrag
Vanuit mijn eigen ervaring juich ik deze ontwikkeling toe want de afstand tussen finance en de business is in veel organisaties erg groot. Ik leid dat af aan het gat dat ik zie tussen hetgeen organisaties opschrijven in hun strategie- en beleidsstukken en de managementinformatie die ze gebruiken om te sturen op deze strategie. In bijna alle gevallen constateer ik dat met de bestaande managementinformatie je onmogelijk de vraag kunt beantwoorden of je strategie succesvol is.

Door de huidige crisis beginnen organisaties nu te merken wat de effecten zijn van deze mismatch tussen doelstellingen, strategie en managementinformatie. Men ziet wel dat het financieel niet de goede kant op gaat, naar de oorzaken moet men echter gissen. Daarover is geen informatie. Bovendien, en daar wil ik in deze blog op inzoomen, heeft deze mismatch een negatief effect op de motivatie en het gedrag van de medewerkers.

In een eerder blog schreef ik dat je als management de belangrijke motiverende taak hebt je medewerkers keer op keer te vertellen hoe ‘het verhaal’ van uw organisatie in elkaar zit. Goed visueel vormgegeven managementinformatie en dashboards zijn bij uitstek geschikt als hulpmiddel om het verhaal van de organisatie te vertellen. Sterker nog: ze hebben een katalyserende werking.

Ter illustratie van de kracht van visualisatie en verhalen vertellen leg ik in presentaties regelmatig de volgende case voor:
– De directeur van uw organisatie vraagt u als controller om in het volgende MT een analyse te presenteren van de ontwikkelingen van het bedrijf in de afgelopen jaren;
– Als extra opdracht krijgt u mee dat “het verhaal achter de cijfers” wel kristalhelder en in 1x keer begrijpelijk moet zijn;
– Wanneer je vervolgens aan de klus begint, blijkt de achterliggende cijferbrij te bestaan uit 120.000 verschillende getallen.

U presenteert dit tijdens het MT op een manier die lijkt op die in dit filmpje:
http://www.youtube.com/watch?v=jbkSRLYSojo].

Zou het nu niet fantastisch zijn wanneer we binnen organisaties op deze wijze onze belangrijkste managementinformatie en kpi’s met elkaar zouden delen? Merk je het verschil in impact tussen deze wijze van presenteren en de manier waarop dit nu vaak gebeurt in vergaderingen? Ik vind dat een goede business controller deze wijze van presenteren en verhalen vertellen moet beheersen. In onderzoek is aangetoond dat verhalen vertellen zorgt voor inspiratie, verbinding, betrokkenheid, een groter merkbewustzijn en betere bedrijfsresultaten. Een goed verteld verhaal biedt oplossingen op het gebied van verandering en communicatie en is onmisbaar als het gaat om mensen mee te krijgen naar die punt aan de horizon.

Wat motiveert mensen?
Het hebben van managementinformatie en dashboard is geen doel op zich. Het moet tot actie leiden. Het moet mensen motiveren om in beweging te komen om aan de hand van goed gevisualiseerde data de prestaties te verbeteren. Dat betekent dat een business controller ook moet weten op welke wijze je mensen motiveert.

Bovenstaand plaatje geeft de manier weer waarop nog steeds het merendeel van de organisaties haar medewerkers probeert te motiveren: carrots en sticks. Beloof iemand een mooie beloning en de prestatie komt vanzelf.
Echter: uit onderzoek is gebleken dat dit principe maar in een zeer beperkt aantal gevallen werkt. In de meeste gevallen werkt het niet of zelfs averechts. Dit is één van de meest robuuste resultaten vanuit de organisatie-ontwikkeling wetenschap en toch weigeren de meeste organisaties dit te geloven / toe te passen.

Uit onderzoek blijkt dat er 3 universele voorwaarden zijn die mensen motiveren, waar ze ook wonen op deze aarde:
– Purpose:
Onderdeel willen zijn van een groep en zien dat je bijdraagt aan het bereiken van een hogere doel van deze groep.
– Mastery:
Steeds beter willen worden in dingen die er toe doen.
– Autonomy:
Het hebben van een bepaalde mate van zelforganisatie.

Goed visueel vormgegeven management-informatie heeft een directe link met purpose en mastery. Het vertelt de mensen in een organisatie wat belangrijk is (het hogere doel) en laat zien welke rol iedereen heeft in het bereiken ervan. Als je deze informatie keer op keer gebruikt tijdens de gesprekken die je met je mensen voert in de periodieke werkoverleggen laat je zien in hoeverre je richting je gezamenlijke doel beweegt (je laat zien of je beter wordt in dingen die er toe doen).

(Prestatiegericht) gedrag & motivatie onderbelicht in Certified Business Controller opleiding?
Kijkend naar de inhoud van de Certified Business Controller zie ik dat de onderwerpen presenteren, adviseren en beïnvloeden aan de orde komen. Helemaal goed. Hoewel ik me afvraag in hoeverre ‘verhalen vertellen’ aan bod komt tijdens de presentatietraining. Presenteren is iets anders dan verhalen vertellen.

Daarnaast vind ik dat er onvoldoende aandacht is voor de wijze waarop je als business controller (prestatiegericht) gedrag, cultuur en motivatie kunt stimuleren. Als ik een dergelijke opleiding zou vormgeven zou ik dit namelijk als centrale thema kiezen. Want uiteindelijk is het de bedoeling dat de prestaties van de organisatie worden verbeterd. En prestatieverbetering wordt gerealiseerd in de directe communicatie tussen mensen op de verschillende werkvloeren. Wanneer je in staat bent om als business controller invloed uit te oefenen op WAT en HOE dat met elkaar wordt besproken, heb je een enorme stap gemaakt. Daar zou in de opleiding veel meer aandacht voor moeten zijn dan nu het geval lijkt.

Dank!
Tenslotte wil ik de bezoekers van FM.nl bedanken voor het lezen van mijn blogs. Ik wens jullie hele mooie feestdagen en een goed & gezond 2014. Tot volgend jaar!