Door Patrick Tullemans, EyeOn

5 best practices voor Budget 2013

Geplaatst op 24-01-2012 door De redactie
4540 x gelezen

Beoordeling (4 stemmen):   

In de meeste bedrijven die werken volgens de reguliere kalender is de budgetcyclus voor jaareinde uiterlijk in december afgesloten. Bij veel organisaties is dit proces ronduit bedroevend verlopen. Veel bedrijven merken al op 2 januari 2012 dat ze door de realiteit zijn ingehaald. In deze checklist vindt u de bekende valkuilen voor budgettering en vijf best practices die u kunt inzetten om het in 2013 stukken efficiënter en effectiever te doen.

Pagina 1 van 2

Bent u nu bezig met een evaluatie en herkent u de onderstaande signalen:
• “We budgetteren bottom-up. Op groepsniveau hebben we onvoldoende tijd om cijfers te analyseren.”
• “Iedereen heeft hard gewerkt de Excel-sheets of budget template te vullen.  En dan begint het spel van onderhandelen. Een moeizaam proces waarin handjeklap plaatsvindt over doelen en targets waar achteraf niemand happy mee is.”
• “Het opstellen van het jaarplan en begroting is een verplicht ritueel, maar zou een inspirerend proces moeten zijn waarin we elkaar uitdagen over doelen, speerpunten en acties om deze waar te maken.”
• “Ons budget is op 2-januari al ingehaald door de realiteit.”

Ook in de huidige marktomstandigheden moet u de organisatie op koers kunnen houden. Hoe haalt u meer uit het budget als sturingsinstrument. En wat zou u voor Budget 2013 anders kunnen doen?


<1. Eerst het jaarplan, daarna de cijfers>
Helaas is budgettering te vaak een financiële cijferoefening.  Dat terwijl volgens de literatuur de financiële cijfers of begroting het sluitstuk zijn van een proces waarin is nagedacht over doelen, prioriteiten en speerpunten. U plant en budgetteert immers geen geldstromen, maar activiteiten en projecten die de business moet oppakken om de bedrijfsstrategie uit te voeren.

EyeOn hanteert een budgeting systematiek die dit ondersteunt. De methodiek is gebaseerd op de A3-methodiek. Met deze systematiek ontwerpt u een “one-paper” jaarplan. Dus geen dikke jaarplannen en budget- en management rapportages. Het jaarplan vertaalt op een transparante de abstracte missie en strategie in concrete jaarresultaten, speerpunten en acties. Deze wijze van budgettering leidt tot focus, veel meer sturing en minder papier.

De systematiek dwingt ook om oog te houden op langere termijn ook als u nu niet weet welke omzet u komend jaar gaat doen of hoe kosten zich ontwikkelen. Wat u immers wel weet zijn uw strategische ambities en wat u hiervoor komend jaar sowieso in gang moet zetten en plannen.


2. Laat beginnen, strak spoorboekje
Stel dat in uw organisatie het boekjaar de reguliere kalender volgt. Door later te beginnen is het verlies van tijd en aandacht door de vakantieperiode minimaal. Concentreer de budgetcyclus in de laatste maanden van het boekjaar. Hoe later u start, hoe meer inzicht er bestaat in de resultaten over het lopende jaar als referentie voor het budgetjaar.
______________________________________________________________________________

Ontdek hoe u uw planningsprocessen kunt verbeteren
Zoekt u naar manieren om in onzekere tijden budgetten en forecasting sneller, lichter en betrouwbaarder te maken? Met de tweedaagse cursus Effectief Forecasten verbetert u uw planningsprocessen. klik hier voor meer informatie en aanmelden.
______________________________________________________________________________

3. Splits het proces in 2 opeenvolgende fases
Splits het budgetproces in twee opeenvolgende fasen: target setting en operationele jaarplanning. Budgetten worden meer top-down opgesteld in die zin dat het topmanagement overeenstemming bereikt met het volgende echelon in de organisatie over targets en doelstellingen. Pas hierna wordt gestart met de uitwerking in de operationele jaarplannen. Hierdoor wordt vermeden dat entiteiten plannen op een “moving target”.  

Veel bedrijven vinden dat budgetten bottom-up opgesteld moeten worden voor het verkrijgen van draagvlak en acceptatie van doelstellingen en acties. Om deze reden starten veel bedrijven de budgetcyclus relatief vroeg in het boekjaar, vaak nog voor de bedrijfsvakanties (juni/juli). Echter, een lange planningshorizon vergroot de onzekerheid over relevante planningsvariabelen (omzet, valutaontwikkelingen, grondstoffenprijzen, macro-economische trends enzovoort). De doelstellingen en uitgangspunten voor deze variabelen zijn achterhaald bij de afsluiting van het budgetproces.
______________________________________________________________________________

Graag nodigen we u uit om een beknopte on-line survey in te vullen via:
http://www.eyeon.nl/questionnaire_budgeting_2012/

We inventariseren uw concrete uitdagingen in 2012 met budgeting en forecasting. Ook brengen we specifiek in kaart welke methodieken controllers inzetten om risico en onzekerheid in financiële planning te adresseren. U ontvangt in de loop van het 1e kwartaal een gratis rapport van EyeOn met conclusies en natuurlijk alle best practices.
______________________________________________________________________________

Bovendien zullen managers hun ambities over doelen of inzet van middelen zo laag mogelijk stellen wanneer hun beloning afhangt van het budget. Deze wijze van budgettering  kan de verkeerde stimulans geven  waardoor mensen dingen doen die goed voor henzelf zijn, maar slecht voor de onderneming. Ambities van managers zullen niet volledig aansluiten met de ambitieuze doelstellingen van de organisatie. Laat in het proces zullen toch weer topdown managementcorrecties plaatsvinden om doelstellingen aan te scherpen of budgetten te actualiseren in het licht van veranderde marktomstandigheden.



Lees verder op pagina 2 van 2

Gerelateerde Artikelen

Trainingen & Evenementen:

- Congres CFO Day 2012
- Training De Controller als Businesspartner
- Cursus Effectief Forecasten
- Jaarcongres Controlling 2012
- Opleiding Project Control

Gerelateerde vacatures op Finance.nl

- Ervaren Administratief talent met HBO+ opleiding - Amersfoort - € 3500 per maand
- Administrateur met SPD/HEAO - Rotterdam - € 3250 per maand
- (Salaris) Administrateur met kennis van Exact - Gorinchem - € 2850 per maand
- Hoofd Administratie (fulltime) - Utrecht - € 4000 per maand
- Ervaren Administrateur (36 uur) - Hoevelaken - € 2200 per maand
- Administrateur - Almere - € 2600 per maand

Om te kunnen reageren dient u eerst in te loggen.