Jaarcongres Public Finance 2011: Lean bij overheidsorganisaties

Geplaatst op 13-10-2011 door Jeppe Kleyngeld
2011 x gelezen

Printversie    Verstuur    Reageer      Uw beoordeling:

‘Lean’ is een thema dat ook bij publieke organisaties speelt en was daarom het onderwerp van een rondetafelsessie op het Jaarcongres Public Finance 2011.

De rondetafelsessie wordt gefaciliteerd door ConQuaestor. De inleiding wordt gegeven door Bert Teeuwen, Freelance Expert en Master Black Belt Lean Six Sigma en auteur van het boek ‘Lean for the public sector’.

Bij Lean draait het om waarde leveren aan de klant. De rest is verspilling. Teeuwen gebruikt het proces 'tanken' als voorbeeld. ‘Het hele proces van tanken ziet er als volgt uit: Je komt aanrijden, stapt uit de auto, tankt, loopt naar de kassa en betaalt, vervolgens loop je weer naar de auto terug, stap je in en rijd je weg. Hoe lang duurt dit? Zo'n 6 minuten. De waarde voor de klant is alleen het stromen van de benzine in de tank. Dat duurt zo'n 1,5 minuut. In dit proces zit in lean-termen dus 4,5 minuut verspilling. Het ideale proces is rijdend tanken', aldus Teeuwen.

Bij de overheid is het fenomeen 'klant' anders dan in het bedrijfsleven. Voor een public financial is bijvoorbeeld een aanvragende politicus een klant of de maatschappij. Bij publieke organisaties is het probleem vaak dat organisaties niet weten wat hun processen kosten. Ook hebben ze moeite de waarde te verzilveren. 'Stel, ze verkorten de duur of doorlooptijd van een proces', stelt Teeuwen. 'Wat gaan ze dan doen met de uren die ze over hebben? Moeten ze mensen ontslaan? Dat zien ze niet zitten, en terrecht.'

Een ander probleem is volgens Teeuwen dat bij overheidsorganisaties vaak gezegd wordt; er moet in elk proces 10 procent uit. 'Kan dat niet slimmer? Het ene proces is graatmager, het andere modervet.' Wat lean in de publieke sector lastig maakt is vaststellen wat waarde is. Wachttijd is in de private sector bijvoorbeeld altijd verspilling. Bij de overheid kan het waarde zijn, omdat burgers bijvorbeeld 6 weken hebben om te reageren op een besluit.

Volgens Jan Bosman, Partner en Lid Directie ConQuaestor kan de financiele functie een belangrijke rol spelen in het leaner maken van processen omdat zij op een schat van informatie zitten. Ze kunnen proactief de organisatie instappen en aangeven waar processen slimmer en goedkoper ingestoken kunnen worden. Hier tegenin brengen financials dat de politiek zich niet erg interesseert voor lean. 'Dat krijg je er niet uit', stelt een deelnemer.

Als de directie enthousiast raakt, dan kunnen zij 'lean' weer bij de managementlaag neerleggen. 'Dat klopt', zegt Bosman. 'De verantwoordelijkheid ligt in de lijn. Maar financials kunnen het aanzwengelen. Ze kunnen met de informatie die zij hebben op proceseigenaren afstappen en ze helpen processen slimmer in te richten. Dit gaat niet over een nacht ijs, maar kost langere tijd om voor elkaar te krijgen.'
__________________________________________________________________________________
Op zoek naar perfect inzicht in LEAN Management?
Bent u een finance professional en bent u op zoek naar perfect inzicht in LEAN Management? Volg dan de tweedaagse cursus LEAN Management voor Financials. Klik hier voor informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

De prikkel bij de overheid is vaak om zaken beter te doen in plaats van goedkoper. Met andere woorden; de focus ligt meer op effectiviteit, dan op efficiency. De overheid is niet procesgeorienteerd. Een deelnemers stelt dat managers vaak geen moeilijke beslissingen nemen omdat hier geen prikkels voor zijn. Ze zouden meer geprikkeld moeten worden voor acties die voor de organisatie beter zijn. Mensen laten gaan hoort daar soms ook bij. 'Nu lopen overheidsmanagers vaak weg voor moeilijke keuzes.'

Conclusie: Er is nog veel ruimte bij de overheid om zaken leaner te maken. Volgens Teeuwen is van veel processen slechts 3 of 4 procent waardetoevoegend. Het verschil tussen wat een proces kost en het lean-ideaal kan dus een stuk dichter bij elkaar komen. Natuurlijk heb je als public financial altijd met de politiek te maken. Wanneer zij er geen trek in hebben, wordt het lastig. Maar de financial moet altijd zorgen klaar te zijn voor procesverbetering. Als de kans zich voordoet, grijp hem!

Jaarcongres Public Finance 2011: Klik hier voor de foto's.

Gerelateerde Artikelen

Optimisme bij Gemeenten ondanks bezuinigingen

Er heerst ondanks bezuinigingen optimisme in publieke organisaties en dan met name onder gemeenten. Dat blijkt uit het DPA-onderzoek Best of Financ...

Geplaatst op: 26-03-2012 :: 1225 x gelezen :: meer Overheid, Non-Profit en Publieke Sector, meer Nieuws, lees verder »

Overheid laat kansen in efficiency liggen

Er kan veel verbeterd worden aan de publieke dienstverlening en efficiëntie. Een van de kansen die goed het verschil kan maken en zo voor het grij...

Geplaatst op: 11-04-2012 :: 1529 x gelezen :: meer Overheid, Non-Profit en Publieke Sector, meer Nieuws, lees verder »

Risico's social media bij de overheid niet onder controle

Nog geen 30% van de Nederlandse overheidsinstanties blijkt op dit moment een social media beleid te hanteren, terwijl social media wel al veelvuldi...

Geplaatst op: 19-04-2012 :: 1168 x gelezen :: meer Overheid, Non-Profit en Publieke Sector, meer Nieuws, lees verder »

Beveiliging van smartphones en tablets bij de overheid blijft achter

Nieuwe technologische ontwikkelingen vragen om meer aandacht voor ICT-beveiliging van overheden. Dit geldt met name bij de inzet van mobiele appara...

Geplaatst op: 25-04-2012 :: 1554 x gelezen :: meer Finance & IT, meer Overheid, Non-Profit en Publieke Sector, meer Nieuws, lees verder »

Ambtenaren en politici hebben verschillend beeld Verantwoordingsdag

Het probleem van Verantwoordingsdag is dat het teveel over de politiek gaat en te weinig over de prestaties van de overheid, zo blijkt uit onderzoe...

Geplaatst op: 14-05-2012 :: 1323 x gelezen :: meer Overheid, Non-Profit en Publieke Sector, meer Nieuws, lees verder »

Trainingen & Evenementen:

Gerelateerde vacatures op Finance.nl

Om te kunnen reageren dient u eerst in te loggen.