8 manieren om van uw AO een gedrocht te maken

[2011-09-12 12:05:09]

Walter Jongenelis QC. schreef:

Andre, ik ben blij met je artikel. Als ik jouw schrijverskwaliteiten zou hebben dan zou het een artikel van mezelf kunnen zijn. Als AO-IC-RM specialist denk ik op grote lijnen als jij. Voor mij is Excel ook nog steeds een ideale tool om zaken op AO-IC- RM gebied mee te communiceren naar de diverse mensen in de organisatie. Naast Excel zijn er zeker in deze tijd ook veel intelligente softwarepakketten ontwikkeld die handige tools bevatten of deskbordfuncties die kunnen bijdragen aan vereenvoudiging van de beheersing van de ICT-processen en de administratieve processen.

Wel ben ik van mening dat de hoofdprocessen duidelijk worden gecommuniceerd met aangeven van toleranties, grenzen waarbinnen men kan handelen en dat er voor de volledigheid wordt gewerkt met begrijpelijke checklisten. Ik geloof echter niet in de grote technische handboeken vol met stroomschema's en symbolen die droog en saai waren en vooral dienden om de beschrijvers van de administratieve organisatie aan het werk te houden.

Risico's in organisaties zijn vrijwel altijd het gevolg van of intern menselijk handelen of externe factoren gelegen buiten de organisatie waar je mogelijk zelf weinig invloed op kunt uitoefenen. Net scenarioplannning kan je wel in een periode dat er mogelijk nog niets aan de hand is nadenken over de maatregelen die je zou moeten nemen om de continuiteit van de organisatie niet in gevaar te brengen. Hierbij kan je nooit 100 % op alles zijn voorbereid. Dit moet je ook niet willen. Het gaat erom om die risico's helder te krijgen die vrijwel zeker reeëel aanwezig zijn en zich voor kunnen doen, doch waarvan alleen het tijdstip waarop nog onzeker is.

Risico's van verkeerd menselijk handelen, kunnen worden beperkt binnen de eigen organisatie door het aangeven van duidelijke grenzen, het inbouwen van interne controles met waarschuwingsmehanismen en voorts en vooral duidelijke en regelmatige communicatie gericht op de meest relevante zaken van de organisatie. Naar mijn mening dienen maatregelen binnen de moderne AO-IC-RM dan ook vooral naast de basisprocesgerichtheid gericht te zijn op de mens in de organisatie en de mens buiten de organisatie die belang heeft bij de interactie met jouw organisatie nu, in het verleden en mogelijk ook in de toekomst. Die mens kan aanwezig zijn in veel verschillende rollen die mogelijk ook samen kunnen vallen. Het is goed om daarvan bewust te zijn.


Door aan te geven wat je niet moet doen gevolgd door het motiverend betoog wordt naar mijn mening op een zeer eenvoudige doch heldere wijze uiteengezet waar het in de kern om dient te gaan in de moderne tijd en waar naar mijn mening ook een controller zich mee bezig dient te houden om de organisatie te helpen om in control te komen en te blijven.

Dynamische organisaties vragen om een dynamische aanpak en inrichting van de AO-IC-RM passend bij de dynamiek van de organisatie. Hierbij komen de AO (het beschrijvende deel van de processen en aktiviteiten) het IC-deel (gericht op interne controle aspecten afgedekt met ICT) en het RM (risicomanagement deel gericht op beheersing van risico's, risicoappetite,scenarioanalyse, proactieve planning en control) tezamen.

Voor de objectiviteit en ook uit het oogpunt van kostenbesparing kan het handig zijn om bij de inrichting van de beheersing gebruik te maken van externe goed opgeleide specialisten en generalisten die weten waar zij over praten en die met succes in het verleden al diverse andere organisaties hebben geholpen als interimmanager en interimcontroller. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u graag naar onze website

W.J. Jongenelis QC.

www.applicontrol.nl