3-weg matching: De administratieve match tussen bestelorder-ontvangstboeking en levering-factuur

[2011-01-26 22:59:24]

Harm Poelen schreef:

Leuk artikel en een creatief onderbouwde 'aanklacht' tegen de driewegmatch / verplichtingenadministratie. Nu is 20/20 vision Europe een van die leveranciers die software levert voor factuurverwerking en ook driewegmatch met een inkoop- en contractadministratie en zul je het me vast wel vergeven dat ik het slechts deels met je eens ben.

Ook ik heb in het (verre) verleden bij niet logistieke organisaties pogingen gezien om een verplichtingenadministratie op te zetten voor de indirecte kosten (dus nog niet eens driewegmatch). Dit is uiteindelijk veelal mislukt. Voornaamste reden hiervoor; de business afdelingen hebben niet de 'discipline' om tijdig en volledig de administratie bij te werken met hun inkopen. Laat staan dat ze ook nog eens een ontvangst hadden moeten inboeken. Gevolg; de hele factuurstroom loopt spaak, budgethouders worden lastig gevallen met lange lijsten onafgehandelde verplichtingen die onterecht openstaan in het administratief systeem. Hierdoor wordt de juistheid van de budgetuitnutting negatief beïnvloed en wordt veel tijd verbrand op het opschonen van de administratie. Over de verhoudingen tussen de financiële afdeling en de business zullen we het verder maar niet hebben. Levert dus een hoop gedoe op.

Ondanks bovenstaande ben ik er wel van overtuigd dat er veel voordeel te behalen is met een professionele inkoop- en contractadministratie gekoppeld aan digitale factuurverwerking. Laat ik het heel basaal houden en een bepertke opsomming geven van de voordelen:

- Inkoopopdrachten waarop verschillende facturen ontvangen worden zijn vaak lastig a te handelen met een papierenproces. De budgethouder is doorgaans niet de persoon die dat traject bewaakt en moet, na het goedkeuren van de inkoop, ook voor iedere factuur tekenen. Dit doet hij pas als hij de inhoudsdeskundige heeft laten valideren dat de factuur klopt met het geleverde en er (nog) geen overschrijding is ontstaan. Hierdoor moet de een veelvoud aan onnodige handelingen verrichten.

- Facturen met een link naar een gesloten contract waarvoor een budgethouder of inhoudsdeskundige goedkeuring moet geven. Hebben deze personen altijd dat contract ‘bij de hand’? Vaak wordt dan dus maar gekeken of het een beetje in de buurt komt van de vorige maand en is het lastig om in te zoemen op eventuele vreemde afwijkingen.

- De juiste financiële codering is vaak lastig te bepalen voor de medewerkers van de financiële administratie. Door in de inkoopopdracht de juiste coderingselementen vast te leggen wordt het het aantal fouten in de financiële administratie verlaagd en de afhandeling versneld.

- Laatste voorbeeld is wellicht het meest sprekende in zijn eenvoud. Bij het goedkeuren van een factuur met een hoog bedrag moet deze factuur vaak door meerdere medewerkers op verschillende organisatie niveaus worden goedgekeurd. Als het goed is hebben al deze mederwerkers ook al op het moment van inkoop goedkeuring gegeven aan deze actie. Nog los van de tijd verspilling bij deze mensen, levert het vaak extreem lange doorlooptijden op voor dergelijke facturen. Leverancier te laat betaald en ongelukkig.

Is het dan helemaal kansloos en zijn er dan geen voorbeelden waar het wel op rolletjes loopt? Ik denk dat de waarheid in het midden ligt. Moet je voor iedere inkoop een inkooporder of contract vastleggen en driewegmatching implementeren? In mijn beleving niet. Bij het bestellen van bijvoorbeeld een bijzonder boek of iets anders kleins kan het volstaan de afdelingscode of medewerker naam te laten vermelden. Als de factuur dan in ieder geval makkelijk naar de juiste afdeling kan worden gestuurd, is verdere afhandeling niet erg moeilijk. Voor grotere inkopen als een IT project kan het juist goed werken als de inkoopopdracht wel wordt vastgelegd en digitaal wordt goedgekeurd door de budgethouders. Alle facturen die dan binnenkomen kunnen aan deze opdracht worden gekoppeld. Een driewegmatch is daar echter zinloos. Er is een projectleider voor dit project die juist graag de facturen langs ziet komen en op totaal niveau wil bijhouden of het project binnen de afgesproken kosten wordt opgeleverd. Een link naar de inkoopopdracht is dan al meer dan voldoende om de voordelen te pakken van automatische codering, tekenen door alleen de inhoudsdeskundige, controle met het inkoopbudget en een snellere afhandeling.

Is de driewegmatch dan kansloos? Neen, wij hebben bijvoorbeeld een project gedaan bij een klant waar alle contracten voor externe inhuur worden vastgelegd. Hierin zijn de contractprijzen vastgelegd voor de contracten. Daarnaast worden uren geschreven door de externe medewerkers. Deze contractgegevens worden samen met de uren gebruikt voor een driewegmatch op het moment van de factuurontvangst. Hierdoor is een mega besparing gerealiseerd op het verwerkingsproces en is de doorlooptijd van 90 dagen teruggebracht naar minder dan 8 dagen. Dit voorbeeld valt inderdaad in de categorie waarin een grote hoeveelheid op basis van vooraf bekende eenheden verwerkt kunnen worden en er is uiteindelijk zelfs de slag gemaakt naar self billing.

Van belang is dus om binnen uw organisatie goed te kijken naar de verschillende inkoopstromen en deze al dan niet te automatiseren tot het niveau dat past bij die stroom. Een systeem dat door u wordt gekozen dient dus te kunnen voorzien in verschillende niveaus van automatisering.

Wellicht goed om af te sluiten met een aantal punten die kunnen helpen met het vergroten van de acceptatie van een inkoop- en contractmanagementsysteem.

- Zorg dat de business eigenaar is van het systeem en het proces voor de decentrale afdelingen voordelen biedt. Hierbij kunt u denken aan het eenvoudig kunnen genereren van een standaard en electronisch getekende bestelbon. Hiermee kan de medewerker de opdracht aan de leverancier via de mail bevestigen zonder bezorgd te zijn over de juridische status van de inkoop.

- Repeterende inkopen moeten eenvoudig gedupliceerd kunnen worden voor een repeat order. Snelheid en gemak is voor een eindgebruiker erg belangrijk.

- Benadruk de voordelen en wees reëel over de nadelen. Verkoop het intern niet als het wondermiddel maar geef duidelijk aan dat er vooraf geïnvesteerd moet worden in het inkoopproces om aan het einde (de facturen) dit drie dubbel terug te winnen.

- De informatie die door de business wordt opgebouwd over historische inkopen biedt een zeer waardevol archief waar tot jaren na de implementatie nog voordeel mee gerealiseerd kan worden door de inhoudelijke business.

- Door ook de contracten vast te leggen worden de business afdelingen nog verder ondersteund in het genereren van inzicht in relevante bedrijfsinformatie die van belang is voor de uitvoering van de dagelijkse taken. Alleen bij de factuurcontrole scheelt dit al veel nazoek werk. Laat staan als je eens echt de inhoud van een geleverde dienst wilt toetsen aan de hand van het contract.

Ook hier weer niet een volledige opsomming maar wat triggers om de discussie verder aan te zetten.

Mvg,
Harm Poelen
Directeur
20/20 vision Europe BV