Goede controle van het grootboek: 7 tips voor controllers en CFO's

[2010-02-10 12:23:03]

Rob Steenhoff schreef:

Wat gaan we nu krijgen! Een ziekelijke belangstelling voor de juistheid van de boekhouding? Jammer genoeg staan de moverende redenen niet genoemd, want dit verhaal staat haaks op de trend in software beheer. Nee, we doen tegenwoordig aan Enterprise Resource Planning. Daarin speelt de ouderwetse boekhouding geen rol van betekenis meer!
Wij leggen de nadruk op bewegingen van voorraden en lopen via Business Intelligence rijtjes na van geisoleerde gegevens die wellicht door andere rijtjes weer onderuit gehaald worden.
Vroeger was dat heel anders. De verkochte aantallen moesten aansluiten bij de geboekte opbrengsten zodat, als je opbrengsten deelde door de bijbehorende aantallen,op diverse niveaus onheilspellende zaken aan het licht kwamen, zoals het feit dat den inspanningen aan verkoopzijde een bruin randje hadden. In die tijde had controle nog zin. Want als je een retourorder niet in dezelfde periode terugboekte kreeg je twee keer een maandelijkse afwijking.
Kijk, dat soort zaken valt onnder een administrateur die na een OK bij de totalen tegelijkertijd de basis van de forecast valideerde. Er is geen controle meer mijne heren. Een bedrijf waar ik destijds werkte had al het besluit genomen om alleen maar cumulatieve maandcijfers te publiceren omdat ze gemerkt hadden dat de verschillen "tegen elkaar wegvielen". ERP is primair een manufacturung programma; er valt op het aggrgatieniveau van bruto winst geen spat mee te doen.Geen wonder dat software makers totaal op de verkeerde weghelft zijn beland.
Er is overigens wel wat aan te doen!
Rob Steenhoof

[2010-02-12 16:34:24]

Robert R schreef:

Aansluitend op punt 6: ook de huidige CFO's missen boekhoudkundige kennis. Zeker de academische en RC geschoolde CFO’s hebben geen flauw benul hoe een boekhouding werkt cq in elkaar zit. Uiteraard wel geleerd vanuit de studieboekjes maar zelf nooit hands-on er in gezetten. Dit heeft mee te maken dat de academische en RC geschoolde CFO vaak hun carrière zijn begonnen in een (business) controlling functie bij veel al multinationals. De boekhoudkundige/financiële afdeling zit in deze gevallen vaak heel, heel ver weg van de afdeling controlling waardoor het inzicht ontbreekt hoe processen lopen op een boekhoudkundige afdeling. Vervolgens vertrouwt de CFO later er op dat de HBO controller het maar allemaal maar moet weten………

[2010-02-12 16:41:02]

Robert R schreef:

Nog aansluitend op punt 6: zie de bankencrises waar de CFO's van de banken eens niet meer in staat waren hun eigen balans te lezen en te begrijpen. Het lijkt mij dan niet terecht om de controller van gebrek aan balanskennis te verwijten. Lijkt mij een beetje een omgekeerde wereld waar CFO's hun verantwoordelijkheden ontlopen vanwege ontbreken echte vakkennis.

[2010-02-14 17:19:40]

Gerard Bottemanne schreef:

Binnen de accountancy gaan steeds meer accountants over tot controle van een administratie via werkprogramma's om zo niets te vergeten. Of vertrouwens op geprogrammeerde controles. Dat laatste vertrouwen controllers en CFO's natuurlijk ook op. Maar simpele zaken als een aansluiting tussen balans, grootboek en subadministraties worden vaak over het hoofd gezien. Leuk als het grootboek sluit, maar is dat grootboek een getrouwe weergave van de werkelijkheid? Dat zul je je eerst moeten afvragen per rekening! Of je nu boekhouder, CFO, Controller (of what is a name) bent. Een administratie bij een (grotere) organisatie gaat veel verder dan het grootboek en een opgepoetste balans die we de aandeelhouders voorschotelen!
Een CFO of Controller die trouwens niet in redelijke mate kan boekhouden acht ik ongeschikt voor zijn vak!

[2010-02-15 14:43:08]

Alex van Groningen schreef:

Op dinsdagmiddag 15 juni 2010 van 16.00 uur tot 19.00 uur organiseren wij met Maarten Verheul en Jean Gieskens een korte middagcursus over dit onderwerp. Maarten zal vanuit zijn ervaringen bijdragen. Heb je interesse om te komen? Mail alex@alexvangroningen.nl of bel 020 6390008

[2010-03-16 15:41:29]

Maarten Verheul schreef:

De cursusdatum is onlangs gewijzigd in 10 juni. Tijd: 16.00u tot
19.00u. Docent is Jean Gieskens. Ik zal mijn bijdrage leveren.
De cursus is op kantoor van Alex van Groningen.
Gezien het feit, dat in 1 maand meer dan drieduizend reacties kwamen op bovengenoemd artikel, verwacht ik veel belangstelling. Dus schrijf je snel in.

[2010-06-07 10:38:25]

P.F.M. van Herwaarden schreef:

De ervaring bij controles van ERP omgevingen bij grote multinationals toont juist aan dat je niet uitsluitend blind moet vertrouwen op geautomatiseerde controles en Business Intelligence.

In mijn jaren bij een groot accountantskantoor heb ik meerdere clienten daardoor in de problemen zien komen - waaronder een van de grootste multinationale chemieconcerns tot aan de rand van de afgrond. Hun ERP en Business intelligence pakket kon hen niet meer accuraat vertellen hoeveel voorraad grondstoffen, halffabrikaten en gereed product er lagen en waar. Dit leidde tot productie- en leveringsproblemen, vervolgens claims van klanten en leveranciers en uiteindelijk aandeelhouders ivm ingestorte aandelenkoers.

Goede periodieke interne controles kunnen dergelijke problemen tijdig voorkomen of signaleren. Grootboekcontroles zijn daar slechts één mogelijkheid van. peter.van.herwaarden@orangeoaks.nl

[2011-05-24 20:38:03]

John Heesterbeek schreef:

Een computer is een hulpmiddel!
Automatisering kan ondersteunen bij je dagelijkse werk!
Beide waarheden als een koe. Of je nu boekhoud met een 14-kolommen vel papier, of met een ERP oplossing, het blijft altijd belangrijk om te controleren. Controle doe je maandelijks, want het is ons vak, wij zijn controllers.
Pas na een grondige controle en analyse van de cijfers kun je deze presenteren naar het overige management en conclusies aan verbinden. Pas dan doen wij onze functie eer aan en kunnen mensen binnen het bedrijf met een gerust hart conclusies verbinden aan de gepresenteerde cijfers.