Digitale facturenverwerking dankzij SaaS van Simac Datacollect

Geplaatst op 12-12-2007 door Jakob Brons
3742 x gelezen

Beoordeling (111 stemmen):   

Printversie    Verstuur    Reageer      Uw beoordeling:

Vallei Auto Groep laat digitale facturen binnen de organisatie rondgaan en goedkeuren. Binnen de organisatie met meerdere vestigingen en veel units zoals magazijn, schade en lease komen veel facturen binnen. Voor de administratie betekende dit dat er regelmatig facturen zoek raakten of niet goed gecontroleerd of tijdig getekend werden.

De facturen van Vallei Auto Groep worden nu centraal gescand, verstuurd naar ?de facturenservice van Simac Datacollect, gecontroleerd, van kenmerken voorzien en digitaal klaargezet voor de administratie. De eerste stap binnen een efficiënt verwerkingsproces. Het grootste deel van de facturenverwerking gebeurt in service (SaaS) en er wordt per verwerkte factuur betaald.

Een overzichtelijk kostenplaatje met een snellere terugverdientijd dan het implementeren van een eigen toepassing, stelt Klaas Koopman, Hoofd automatisering Vallei Auto Groep. Daarnaast speelt het gemak voor de organisatie en de gebruikers een grote rol. We hebben uitgerekend dat er een omslag is bij ongeveer 20.000 facturen per jaar; wij zitten op zo n 10.000 facturen.

Alle facturen voor Vallei Auto Groep worden centraal op de administratie in Ede ontvangen. Daar worden de facturen gescand en de scanner zorgt via de scan to mail functie dat de gedigitaliseerde facturen automatisch naar een mailadres van Simac Datacollect worden gestuurd.

De originele facturen worden gearchiveerd en na het scannen wordt alleen nog van de digitale facturen gebruik gemaakt. Bij Simac worden de wezenlijke kenmerken zoals leveranciersnaam, factuurnummer en boekdatum van de factuur herkend en zijn daarna via de webportal met eigen inlognaam en wachtwoord in Contempus. Invoice beschikbaar voor de administratie.

Door grootboeknummers toe te voegen, wordt ook automatisch de tekenbevoegde toegekend. Zodra de administratie dat heeft gedaan wordt de workflow gestart en de nieuwe facturen automatisch via de mail gemeld bij een tekenbevoegde. Die kan dan vanuit een link in het mailtje met een eigen code inloggen en de factuur controleren en goedkeuren of met een opmerking terugsturen of parkeren om nog iets uit te zoeken.

Daarna volgt de factuur automatisch de workflow die officieel afhankelijk van de budgethouder voor autorisatie moet worden gevolgd. De gehele goedkeuringsslag wordt vastgelegd en meegestuurd volgens de AO/IC-regels (Administratieve Organisatie en Interne Controle). De facturenservice zoals wij die leveren is voor de gebruikers een eenvoudig proces dat snel wordt opgepakt, aldus Peter Bouwmans, directeur van Simac Datacollect.

Gerelateerde Artikelen

Deelnemers Best Employers-onderzoek 2012 nemen iPads in ontvangst

Vandaag, woensdag 16 mei 2012, vond op het kantoor van Alex van Groningen te Amstelveen de uitreiking plaats van drie iPads aan deelnemers aan het ...

Geplaatst op: 16-05-2012 :: 218 x gelezen :: meer Nieuws, meer Carriere, lees verder »

'Bestuur en topmanagers zien geen link tussen IT-risico en bedrijfsrisico'

Uit onderzoek van RSA, de security-divisie van EMC en het Carnegie Mellon CyLab, blijkt dat risicomanagement wel serieus wordt genomen, maar dat me...

Geplaatst op: 16-05-2012 :: 556 x gelezen :: meer Nieuws, meer Governance, Risk & Compliance, meer Finance & IT, lees verder »

Moeilijk inbare vorderingen opnieuw onderzocht

Om oudere, lastig inbare vorderingen alsnog betaald te krijgen, gaan gerechtsdeurwaarders, advocaten en oud-rechercheurs nauwer samenwerken. Het ga...

Geplaatst op: 16-05-2012 :: 397 x gelezen :: meer Credit Management, meer Nieuws, lees verder »

M&A Database tutorial: Zoek de deal

In de M&A Database worden alle deals verzameld uit de Nederlandse M&A markt. De redactie verzamelt dealinformatie in samenwerking met onder andere ...

Geplaatst op: 16-05-2012 :: 29 x gelezen :: meer Artikelen, meer M&A, lees verder »

De dealmakers bij de exit van 3i en HIG Capital

Private equity bedrijven 3i en HIG Capital verkopen hun 80% aandeel in VNU Media aan De Persgroep. PwC en Linklaters adviseren De Persgroep bij de ...

Geplaatst op: 16-05-2012 :: 48 x gelezen :: meer Nieuws, meer M&A, lees verder »

Trainingen & Evenementen:

Gerelateerde vacatures op Finance.nl

Om te kunnen reageren dient u eerst in te loggen.